آموزش وردپرس

بررسی و تحلیل عوامل موثر بر مدیریت و تحول اداری

چکیده

اندیشه ایجاد تحول در نظام اداری به بیش از نیم قرن گذشته برمی گردد. نظام اداری ایران از سالهای ۱۳۲۰ از حالت سنی گذشته خارج و به تدریج در قالبهای نوین از گستردگی قابل توجهی برخوردار گردیده، این روند با پیش بینی، تشکیل سازمان امو اداری و استخدامی کشور، در قانون استخدام کشوری مصوب ۱۳۴۵ نهادینه شد و موضوع تحول، اصلاح و تکوین نظام اداری به شکل رسمی به عنوان بخش عمده وظایف این سازمان درآمد. در این مقاله سعی بر این شده که به طور اجمال، اهداف، ضرورتها، برنامه های تحول اداری مورد بررسی قرار گیرد. در این پژوهش به طور موردی به بررسی تحول اداری در کارکنان دانشکده فنی حرفه ای سماواحد قشم پرداخته شده است.

کلید واژه:تحول اداری-توانمندسازی-مکانیزم تغییر
مقدمه

مفهوم تحول اداری عبارت است از تقویت توانمندی های نظام اداری در جهت ایفای کارآمد وظائف و نقش فعلی دولت و یا به تعبیری دیگر هدف از تحول اداری، انطباق نقش ها، توانمندی ها و قابلبتهای نظام اداری است که امری حیاتی و برای توسعه ضروری می باشد. موضوع نوین سازی و ایجاد تحول در نظام اداری متناسب با پیشرفت های تکنولوژی در راستای تحقق خواسته های جامعه می باشد.تحول اداری فرایندهای متعددی همچون مشارکت عمومی کارکنان، اصلاح ساختارهای اداری، تناسب وظایف و اختیارات، توانمندسازی کارکنان و مدیران، پاسخگویی دولتمردان در مقابل شهروندان، نظارت بر نظام اداری و توسعه شیو ه های اطلاعاتی و … را دنبال می کند. سازمانها به گونه ای طراحی شده اند تا از انرژی و توانایی افراد برای انجام کار و تحقق هدف‌های خود استفاده کنند. طبیعی است اگر مدیران بتوانند توانمندی کارکنان سازمان را افزایش دهند، موجب توسعه و بهبود کار سازمان شده اند. بنابراین از آنجا که انسان محور تحولات سازمانی است، برای دستیابی به تراز بالندگی قابل قبول سازمانی، باید به ارتقای تراز منابع انسانی پرداخت، آنها را از درون رشد داد و بــه گونه ای خودفرمان پرورد. امروزه سازمانها علاوه بر وظایف سنتی و ماهوی خود که همانا تحقق اهداف سازمانی و غایی سازمان می باشد میبایست پاسخگوی خواستها و انتقادات جامعه بیرونی و درونی سازمان خویش باشد.


مفاهیم توانمندسازی و تحول سازمانی

تحول سازمانی ، نوعی راهبرد بهسازی است که در اواخر دهه ۱۹۵۰ مطرح شد.اساس آن بر بینش و آگاهی های حاصل از پویایی گروهی طرح عملی مرتبط باتغییربرنامه ریزی شده استوار است. تحول سازمانی در راه تکامل خود به چاره اندیشی منسجم از نظریه ها وکاربردها رسیده است که می تواند بسیاری از مسائل مهم انسانی موجود در سازمان را حل و فصل کند. تحول سازمانی ، از تشکیلات سازمان ها و همچنین افراد درون آنها وچگونگی کارکردشان و نیز در زمینه تغییر برنامه ریزی شده ای که منجر به تربیت افراد ،گروه ها و سازمان به کارکرد بهتر می شود سخن به میان آورد. تحول در همه جا متداول بوده و از جمله موضوع های ثابت اواخر دهه ۱۹۹۰ و دهه اخیر می باشد.

اهداف تحول سازمانی :

تعیین اهداف و مقاصد روش ، و چاره جویی و تفکر و تلاش های پیچیده تغییر و تحول به هدف گذاری دقیق نیاز دارد.هدف گذاری ،نیازها و موقعیت های سازمان را روشن می کند و دقت و درستی پاسخ ها و واکنش های مدیران در برخورد با موقعیت ها راافزایش می دهد.مدیرانی که به تمام نیازمندی های ضروری آگاهی دارند.در مورد توانمندسازی و تحول سازمانی، تعاریف متعددی شده است که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود:

– تواناسازی، یعنی آزادکردن نیروهای درونی افراد‌، برای کسب دستاوردهای شگفت انگیز و تکنیکی است برای افزایش بهره‌وری از راه بالابردن تعهد کارکنان نسبت به سازمان و به عکس.
– تواناسازی یعنی فرایندی که از راه آن مدیران به کارکنان اجازه می دهند تا قدرت به دست آورند و در داخل سازمان نفوذ یابند. برای غلبه بر پیچیدگی و شتاب چالشهایی که در محیط امروزی با آن روبه‌رو می شویم، موفقیت یک سازمان وابسته به این است که تا چه اندازه می توان تمام کارکنان را صاحب قدرت کرد. (ایران نژاد پاریزی، ۱۳۸۱: ۴۵۹).

تحول سازمانی

لیپیت بهبود سازمان را چنین تعریف می‌کند: توان بخشیدن به فرایندهای عملیاتی و نیروهای انسانی در سازمان برای بالابردن کیفیت عملکرد ارگانهای مختلف سیستم سازمانی. (طاهری لاری، ۱۳۷۷: ۱۵)

تحول سازمان، تلاشی است برنامه‌ریزی شده، در سراسر سازمان که به وسیله مدیریت عالی ســازمان اداره شده و اثربخشی و سلامتی سازمان را از راه برنامه‌های تغییر برنامه ریزی شده در فرایندهای سازمان، با استفاده از علوم رفتاری افزایش می دهد. هدف‌های تحول سازمان عبارت اند از :

۱ ) افزایش سازگاری بین ساختار، فرایندها‌، استراتژی، افراد و فرهنگ سازمان؛

۲ ) ایجاد و توسعه راه حلهای نو و خلاقانه در سازمان؛

۳ ) توسعه توانایی نوسازی سازمان (‌الوانی‌، ۱۳۸۵ :۲۶ ).

فرنچ وندل بیان می دارد که بهبود سازمانی تلاشی طولانی مدت برای تقویت توان حل مسئله سازمان و نوسازی فرایندهای آن مبتنی بر مدیریت موثر و فرهنگ مشارکت پذیری با استفاده از عوامل تغییردهنده (مداخله‌گر) و بهره‌گیری از دانش رفتاری است (الحسینی، ۱۳۷۹: ۴۰).

نقش منابع انسانی در تحولات سازمانی

بهبود و تحول سازمانی، چرخه چندبعدی و نویی است که گرداننده آن عوامل انسانی هستند و آنها باید با رفتار خودشان، انرژی، توان و انعطاف لازم را برای تحقق آن نشان دهند. مهمترین عامل تغییر و تحول، بلوغ رفتاری در سطوح فردی و گروهی است. در نگرش سیستمی‌، بهبود را می توان برآیند مثبت تغییراتی دانست که موجب بقاء و دوام سیستم در محیط می شود. موضوع تحول و بهبود، جامعیت دارد و به تغییرات در بیش از یک بعد از اجزای اصلی سازمان شامل: (انسان، تکنولوژی و ساختار) گفته می شود. از آنجا که سازمانها مخلوق بشرند و نیز برای امتداد بقای آنها، انسان نقش اول را دارد، بنابراین عامل اساسی تغییر در سازمان، انسان است.

سازمان، متشکل از عوامل انسانی مختلف با علایق، اولویت ها، معیارها و عملکردهای متفاوتی است. عوامل ذینفع در درون سازمـان، در مجموع نیروی قابل ملاحظه ای برای ایجاد تغییرات هستند.

به طور کلی تغییرات یا نوآوری های مشخص، به طور معمول شامل اصلاحاتی در یک یا چند جز کلیدی است. عناصر کلیدی در ایجاد دگرگونی سازمانها عبارتند از :

۱. ساختار سازمانی: که الگویی از تعاملات و هماهنگی طراحی شده از طرف مدیریت برای مرتبط ساختن وظایف افراد و گروهها به منظور نائل شدن به هدف‌های سازمانی است.

۲. فناوری : شامل دانش، ابزار و وسایل روشهای انجام کار است که یک سازمان برای تولید محصولات و توزیع خدمات خود به کارمی گیرد.

۳. نیروی انسانی : منظور از ایجاد دگرگونی افراد در محیط کار، اصلاح مهارتها، ادراکها، برداشت ها و رفتار مورد لزوم برای انجام وظایف کاری است. به منظور افزایش میزان تاثیر دگرگونیهای صورت گرفته در دیگر عناصر سازمانی، از قبیل: ساختار سازمانی و فناوری، دگرگونی در بخش نیروی انسانی لازم است

۴. فرهنگ سازمانی : منظور از فرهنگ سازمانی، مجموعه ای از ارزشها، تعهدها و باورهای مشترک می‌باشد که اعضای یک سازمان را به هم پیوند می دهد (طاهری لاری، ۱۳۷۷: ۱۰۴).

شرط لازم برای ایجاد تحول یک سازمان و یا اجتماع ، شناسایی ضرورت احساس نیاز به تحول است بطور معمول به دو علت ضرورت تحول نادیده گرفته می شود.

۱-نپذیرفتن این امرکه تحول و دگرگونی برای بقای سازمانی امری حیاتی است.

۲- نپذیرفتن این امر که با تغییرات در سیاست اقتصادی دولت ، رفتار و خواسته های ارباب رجوعان تغییر می یابد و این امر از نتیجه و لزوم هماهنگی با محیط خارج و داخل سازمانی ناشی می شود.

ارتقای تراز منابع انسانی

ارتقای تراز منابع انسانی، به فعالیتهایی گفته می شود که در آن منابع انسانی شایستگی و قدرت لازم برای ایجاد تحولات سازمانی را پیدا می کند و با پرورده شدن و کمال خود می تواند خلاقیت و آفرینندگی خویش را تا ایجاد سازمانهای بالنده و انسان ساز گسترش دهد؛ یعنی فعالیتهایی که از راه آنها، کارکنان به طورمداوم باتغییرات و رشد سازمان همگام می شوند. برخی از شیوه‌های مناسب برای ارتقای تراز منابع انسانی، عبارتند از : استقرار سیستم شایسته سالاری، سیستم توسعه شغلی، سیستم غنی سازی شغلی، سیستم مشارکت، سیستم توانبخشی نیروی انسانی، سیستم عقلانیت رفتاری و ذهنیت فلسفی.

برای استقرار عقلانیت رفتاری، کوشش دوجانبه فرد و سـازمان لازم است. یعنی فرد باید از موهبت علم، روح علمی و استنباط‌های عقلی برخوردار باشد و از عقلانیت رفتاری نیز بهره مند شود. سازمان نیز باید با ابزارهایی، نظیر: آموزش فنون مرتبط با بهبود رفتار، تشویق و تنبیه و….. و نیز اتخاذ سبک مدیریت دموکراتیک به شکوفایی رفتار عقلانی کمک کند که در نتیجه این مساعی و عقلانی شدن فــرد و سازمان، بالندگی فرد و نیز بالندگی سازمان و درنهایت بالندگی فرد و جامعه اتفاق می افتد.

رابطه بین توانمندسازی و تحول سازمانی

صاحبنظران مدیریت تحول و بهسازی سازمان، متغیر جدیدی باعنوان توانمندسازی کارکنان را به عنوان عامل اثرگذار در بهبود عملکرد و بهسازی منابع انسانی معرفی کرده اند. برای توانمندسازی نیروی انسانی مراحلی وجود دارد که عبارتند از :

  1. مرحله تسلط: یک مدیر، هنگامی می تواند افرادی را که در حیطه نظارتش هستند، توانمند سازد که خودش بر آن نیروها اشراف کامل داشته باشد. در این مرحله مدیر به دلیل اقتداری که دارد، تصمیم می گیرد و کارکنان تصمیم‌های او را به مرحله اجـرا در می آورد، تا از این راه به تواناییهای آنان افزوده شود.

۲. مرحله مشورت: هدف این مرحله، این است که افراد یاد بگیرند. در این مرحله، مدیر با کارکنان مشورت می‌کند و حتی در مواردی که می داند کارکنان اشتباه می کنند با آنها موافقت می‌کند تا در عمل با مشکلات برخورد کنند.

  1. مرحله مشارکت: در این مرحله، تصمیم‌ها به‌طور مشترک گرفته می شوند.
    ۴. مرحله تفویض اختیار: در این مرحلـه به افراد اختیار داده می شود که تصمیم بگیرند. ( شکل شماره۲)
    یکی از مهمترین مبانی تحول سازمانی‌، به‌کارگیری مدل مشارکت- توانمندسازی است. مشارکت در برنامه‌های تحول سازمان‌، مختص نخبگان یا افراد سطح بالای سازمان نیست، بلکه باید به‌طور وسیعی در سراسر سازمان گسترش پیدا کند. افزایش مشارکت و توانمندسازی، از عمده ترین هدفهای اصلی و ارزشهای والای حوزه تحول سازمان به شمار می‌آیند. مشارکت، نوعی اکسیر قدرتمند است که مورد علاقه افراد است و به‌گونه قابل ملاحظه ای عملکرد فردی و سازمانی را بهبود می بخشد. برای توانمندسازی باید به افراد قدرت داد.. در حوزه تحول سازمان، برنامه‌های ایجاد تغییر به گونه ای دقیق طراحی می شوند تا میزان دخالت و مشارکت رهبران و اعضای سازمان افزایش بابد. محور اصلی تحول سازمان، توانمندسازی است.
    . تدوین یک استراتژی برای رسیدن به آینده و پیوند قدرت ذهنی و جسمی کارکنان برای تحقق آن آینده پیش بینی شده از جمله، محورهای توانمندسازی از دیدگاه بلاسکو است. بنابراین مدل مشارکت – توانمندسازی، مدلی موثر در بهبود سازمان است و این موضوع، بخشی از مبانی تحول سازمان را شکل می دهد (‌الوانی و دانایی فرد، ۷۵:۱۳۸۵ ).

نقش خواست و اثر گروه، در تحقق هدفها سازمانی و جامعه، بیش از فرد است‌. فرهنگ یک گروه تعالی طلب، از سه جزء آزادی، عقلانیت و امید به آینده تشکیل می شود که طی آن گروه به همسوکردن برآیند نیروها می پردازد تا با قدرت و هم افزایی سازمان یافته، عملکرد را ارتقاء، هدفهای از پیش تعیین شده را محقق و به توسعه هدفهای جدید فرد و سازمان جامه عمل بپوشاند؛ همان فعالیتهایی که به بهبود سازمان و بالندگی، خودشکوفایی و تکامل انسان می انجامد. از آنجا که تغییر و تحول سازنده و مستمر، تنها می‌تواند برمبنای توسعه هدفها صورت پذیرد، بنابراین کشف و بروز استعدادها و تواناییهای بالقوه‌، راز همیشگی تغییر و تحول سازنده و مستمر خواهد بود (‌الحسینی ۱۳۷۹‌:۵۲‌).

مارگارت در پژوهشی، رابطه توانمندسازی و تغییرات سازمـانی را به این گونه نشان داده است: (شکل ۳) (۶۹۹۱, Margaret)

بررسی و تحلیل عوامل موثر بر مدیریت و تحول اداری
بررسی و تحلیل عوامل موثر بر مدیریت و تحول اداری


توانمندسازی به عنوان خط مشی مدیریتی

نیکسون نوعی استراتژی پنج قسمتی توانمندسازی برای بهبود سازمانی را این‌گونه بیان می کند :
– ایجاد بینش،

– اولویت بندی و عمل در جایی که بیشترین تاثیرگذاری را ممکن می سازد،

– بهبود و ایجاد رابطه‌ای قوی با همکاران

– گسترش شبکه ای

– استفاده از گروه‌های حمایتی داخلی و خارجی (Margaret,1996).

یکی از استراتژی‌های مهم تغییر سازمانی، استراتژی سهیم کردن در قدرت است که ارزشها و مفروضاتی را تثبیت می‌کند و حمایت برای تغییر پیشنهاد شده را باعث می شود. این فرایند کند است اما به تعهد بالا می انجامد. این روش بر مبنای تواناسازی است و ماهیت مشارکتی دارد و روی دخالت دادن دیگران در بررسی نیازها و ارزشها، هنجارهای گروهی و هدفهای عملیاتی تکیه می کند. عامل تغییر، افراد دیگری را که باهم کار می کنند تا به اتفاق نظر درمورد حمایت از تغییر لازم دست یابند، در قدرت سهیم می سازد. مدیرانی که از سهیم کردن دیگران در قدرت به عنوان روشی برای تغییر برنامه‌ریزی شده‌، استفاده می کنند، به قدرت مرجعیت و مهارتهایی نیاز دارند تا به گونه‌ای موثر با دیگران، در موفقیتهای گروهی کار کنند‌. آنها باید بتوانند به دیگران اجازه دهند تا در تصمیم گیریهایی مشارکت کنند که بر ماهیت تغییر برنامه ریزی شده و روش اجرای آن اثر می گذارد. به سبب اینکه مشارکت، سطح بالایی از درگیری ذهنی و عاطفی را می طلبد، یک استراتژی آموزش دوباره، بطور رسمی، اغلب بسیار وقت‌گیر است، اما به احتمال زیاد به درونی شدن تغییر و پایداربودن آن منجـر می‌شود.

 

نتیجه گیری

مدیران و رهبران باید برای تغییرات و تحول در سازمان برنامه ریزی نمایند و با همه ذینفعان تبادل نظر کنند و امور مربوط به خود را مورد بررسی قرار دهند.در غیراینصورت نیروهای بازدارنده بر نیروهای وادارنده تاثیر می گذارند و تغییرات با شکست مواجه می شود.تحول در انسانها مشکل ترین تغییری است که می توان بوجودآورد.مدیران و رهبران همواره در این زمینه حساسیت دارند برای تغییردادن برنامه ریزی و اجرا باید بادر نظر گرفتن عوامل بیرونی و درونی همراه باشد.برای کسی که مایل به تغییر و تحول درهر بعدی از سازمان است صبر و انعطاف زیادی لازم است.

امروزه، رشد و توسعه سازمان ها، در گرو به کارگیری درست منابع انسانی است. نظریه پردازان علم مدیریت با شناخت انسان به عنوان یک عنصر پیچیده در سازمان، عامل انسانی را به عنوان مهمترین عنصر برای حفظ موجودیت و بقای سازمانها می دانند و توجه روزافزونی به منابع انسانی، به عنوان یک ابزار نیرومند در تغییرو تحولات سازمانی کرده اند. از آنجا که انسان محور تحولات درون سازمانی است، برای دستیابی به تراز بالندگی قابل قبول سازمانی باید به ارتقای تراز منابع انسانی پرداخت و آنها را از درون رشد داد که این مهم از راه راهکارهایی مانند: ارتقای سیستم شایسته سالاری، سیستم توسعه شغلی، سیستم غنی سازی شغلی‌، سیستم مشارکت، سیستم توانبخشی نیروی انسانی، سیستم عقلانیت رفتاری و ایجاد ذهنیت فلسفی، امکانپذیر است. همچنین مشارکت کارکنان و توان بخشیدن به آنها، از فنون جدید برای آزادسازی استعداد و توانش انسان در سازمانها است که شامل چهارجزء کلیدی، شامل: قدرت، اطلاعات، دانش و مهارت و پاداش است. تحول اداری به معنای آماده سازی نظام اداری برای تحول، ایجاد بستر برای تحقق برنامه های تحول اداری و اجرای اصلاحات ضروری به منظور پیراستن نظام اداری از عوامل بازدارنده است.مهم ترین اصل پابرجایی یک سازمان اهمیت دادن ویژه به تحولات درون سازمانی میباشد و تنها زمانی تغییر ها بصورت موفقیت آمیز رخ می دهد که کارکنان از روی میل وعلاقه حاضر باشند برای تامین اهداف جدید از صرف وقت و نیروی مورد نیاز دریغ نکنندو هرنوع سختی و تنش را تحمل کنند و در راه تامین این هدف ها از خودگذشتگی نشان دهند.

منابع

۱- آقایی فیشانی، تیمور(۱۳۷۷)، خلاقیت و نوآوری در انسانها وسازمانها، چاپ اول، تهران، نشر ترمه
۲- پارکینسون /رستوم جی (۱۳۷۶)،مهارتهای مدیریت،چاپ اول، ترجمه مهدی ایران نژاد پاریزی، ناشر انتشارات آزاده

۳- پیترز، توماس جی و واترمن، رابرت اچ. (۱۳۷۲)، به سوی بهترین ها ، ترجمه و تلخیص مهدی قراچه داغی، چاپ اول ،ناشر مترجم

۴- تافلر،الوین(۱۳۷۳)،شوک آینده ،ترجمه حشمت الله کامرانی،تهران،چاپخانه گلشن
۵- تافلر ، الوین(۱۳۷۱)،موج سوم ، ترجمه شهیندخت خوارزمی،چاپ هفتم، تهران، ،ناشر مترجم
۶- دفت، ریچارد ال(۱۳۷۴)،تئوری سازمان و طراحی ساختار،ترجمه علی پارساییان و سید محمد اعرابی،جلد دوم، تهران، موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی
۷- دفت،ریچارد ال(۱۳۷۸)، مبانی تئوری و طراحی سازمان، ترجمه پارساییان و اعرابی، تهران ،دفتر پژوهشهای فرهنگی

۸- سنجری،احمدرضا (۱۳۷۹) ،آموزش عاملان تغییر : دو مدل ترکیبی از تئوری و عمل،ماهنامه تدبیر،شماره ۱۰۴

نویسندگان :جناب آقای دکترشهباز براهویی(استاد مربوطه ) -آسیه تنها نوبندگانی (دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی / تحول – دانشگاه آزاد اسلامی واحد بین الملل قشم)

Tanha.sama81@yahoo.com

منبع: مدیران ایران


-= لینک کوتاه این مطلب =-

این مطالب را از دست ندهید :
- با آزمون دیسک، شناخت فوق العاده ای نسبت به خودتان یا همکارانتان بدست بیاورید: اطلاعات بیشتر ...
- تا حالا معجون مدیریت زمان رو امتحان کردید ؟
- وقتتون کمه و علاقمند به بروز رسانی اطلاعات مدیریتی تون هستید ؟
- با کانال تلگرامی مدیران ایران، همیشه بروز باشید ...


همچنین ببینید

ارتباط هوای پاک با دانش داده کاوی

ارتباط هوای پاک با دانش داده کاوی چیست؟

صرفا از ابتدای آبان ماه تاکنون، ۴۲۰ نفر فقط در شهر تهران بر اثر آلودگی …

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *