بهره وری چیست و چطور بهره وری را افزایش دهیم؟

بهره وری سازمان، یکی از دغدغه‌های همیشگی مدیران است. سازمان برای اینکه زنده بماند، باید بهره‌ور باشد. اما بهره وری چیست و چطور بهره وری را افزایش دهیم؟

بهتر است ابتدا تعریف مشترکی از آن داشته باشیم تا بتوانیم بهتر در موردش صحبت کنیم.

تعریف بهره وری:

بهره‌وری (Productivity) از مفاهیم علم اقتصاد و مدیریت است که چنین تعریف می‌شود: «مقدار کالا یا خدمات تولید شده در مقایسه با هر واحد از انرژی یا کار هزینه شده بدون کاهش کیفیت.»

با این تعریف می‌توان گفت بهره وری یعنی میزان خروجی، نسبت به ورودی.

در تعریفی دیگر، بهره‌وری را «اثربخشی به همراه کارایی» می‌دانند.

اثربخشی (Effectiveness) تعریف هدفِ درست و سپس تعریف کارهایی است که ما را به آن هدفِ درست، نزدیک‌تر کند.

کارایی (Efficiency) این است که سازمان با کم‌ترین هزینه، منابع (مواد اولیه، نیروی کار و سرمایه) را به خدمات و محصولاتی عالی تبدیل کند.

نقل قول معروفی از پیتر دراکر در مورد بهره وری مطرح است:

اثربخشی یعنی انجام کار درست درحالی‌که کارایی یعنی انجام درست کار

پیتر دراکر

بهره وری = اثربخشی × کارایی

با این تعریف، باید بدانیم کجا می‌خواهیم برویم و سپس از بهترین مسیر و وسیله برای رسیدن به هدف‌مان استفاده کنیم.

اگر یکی از دو بخش مهمِ «اثربخشی» و یا «کارایی» درست نباشد، بهره‌وری ای نخواهیم داشت.

با مثال سفر و با هدف استراحت و آرامش، اگر شهری شلوغ و کثیف را به‌عنوان مقصد انتخاب کنیم، قطعاً این هدف اثربخشی لازم را نداشته و باعث استراحت و آرامش ما نخواهد شد.

و اگر جای مناسبی را انتخاب کنیم، اما راه را بلد نباشیم، یا وسیلۀ نامناسبی را برای سفر انتخاب کنیم، باز هم به هدفمان که استراحت و آرامش بوده است، نخواهیم رسید.

شاید تصویر زیر کمک کند تا نگاه بهتری به رابطه اثربخشی و کارایی و نتیجه آنها که بهره‌وری است، داشته باشیم:

وقتی با مدیران از بهره‌وری صحبت می‌کنیم، معمولاً فقط به دو مورد اصلیِ «تجهیزات» و «نیروی انسانی» اشاره می‌کنند.

ممکن است بگویند «این وسایل دیگه قدیمی شده‌اند و بهره‌وری لازم را ندارند» و یا «بچه‌های شرکت با جون و دل کار نمی‌کنند». اما بهره‌وری مدل‌های دیگری هم دارد:

انواع بهره‌وری:

• بهره‌وری سرمایه‌گذاری (بازگشت سرمایه)
• بهره‌وری فرایندها
• بهره‌وری در عملکرد
• بهره‌وری انرژی
• بهره‌وری مالی
• بهره‌وری منابع انسانی

در هر مورد، با فرمول نسبت خروجی به ورودی، می‌توان به ارزیابی ساده‌ای از بهره‌وری رسید.

بهره وری سرمایه: این کسب‌وکار به نسبت سرمایه‌ای که به آن وارد کرده‌ایم، چقدر سود می‌دهد؟

بهره وری فرایندها: آیا می‌توان با فرایندهای کمتر، ساده‌تر یا سریعتر، همین خروجی را دریافت کرد؟

بهره وری عملکرد: آیا می‌توان با روش‌های بهتری عمل کرد که با کار کمتر، خروجی بیشتری دریافت کنیم؟

بهره وری انرژی: آیا برای فعالیت‌مان، این میزان انرژی لازم است و یا می‌توان با ثابت نگهداشتن میزان خروجی و کیفیت کار، در انرژی مصرفی صرفه‌جویی کرد؟ (مثلاً با تغییر ساعت کاری)

بهره وری مالی: آیا به نسبت هزینه‌هایی که داریم، درآمد و سود خوبی هم داریم؟

بهره وری منابع انسانی: آیا کارکنان شرکت به اندازه کافی تلاش کرده و نتایج خوبی دریافت می‌کنند؟

چطور بهره وری را در سازمان‌مان بیشتر کنیم؟

با در نظر گرفتن اثربخشی (هدف و برنامه و انتخاب کار درست) و کارایی (درست انجام دادن) و همینطور نگاهی به انواع بهره وری (و یا جاهایی که سازمان می‌تواند خودش را بهتر کند) ، شاید بتوان به لیست زیر رسید:

اقداماتی برای افزایش بهره‌وری در سازمان:

• تعیین اهداف استراتژیک
  سازمانی که هدف مشخصی را دنبال نمی‌کند، به هر جایی که برود، فرقی برایش نمی‌کند. مقصدی ندارد که بخواهد به آن برسد. ملاک خوبی برای موفقیت یا شکست ندارد.
  پیشنهاد می‌کنیم «هرم بهره وری» را هم در این مورد ببینید تا نگاه بهتری به هدف‌گذاری بهره‌ور داشته باشید.
  
• داشتن فرهنگ متناسب با بهره‌وری
  فرهنگ، یک‌جورهایی همان رفتار بنیانگذار و مدیرعامل است. اگر مدیرعامل شرکت بهره‌وری کافی را ندارد، فرهنگ شرکت همان را تأیید می‌کند.
  
• کم‌کردن حواس پرتی‌ها
  اگر تا می‌خواهیم کار کنیم، سر و کله یکی پیدا می‌شود و نمی‌گذارد تمرکز کنیم، باید فاتحه بهره‌وری را بخوانیم!
  داشتن یک چک‌لیست بهره‌وری و یا چک‌لیست حفظ تمرکز، می‌تواند به شما کمک کند.
  
• استفاده از ابزارها و تکنولوژی‌های نوین و پربازده (سخت‌افزاری و نرم‌افزاری)
  سازمان باید از سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب برای کارهایش بهره ببرد. خیلی از کارهای خودکار را می‌توان به سیستم‌ها و یا نرم‌افزارهایی مثل CRM واگذار کرد. هوش مصنوعی این روزها می‌تواند به جای چند نفر کار کند. به استفاده بهینه از این امکانات جدید فکر کنیم.
  
• رعایت اصولی مانند 5S در محیط کار
  مثل اینکه هر چیزی باید در سر جای خودش قرار بگیرد.
  
• داشتن رویکرد بهبود مستمر
  که به نگاه مدیریت برمی‌گردد. اینکه بخواهیم بدون مزاحمت برای کارکنان، آهسته و پیوسته، هر بخشی را بهبود دهیم. مطالعه مطلب «چرخه دمینگ» در این زمینه، خالی از لطف نیست.
  
• مدیریت زمان
  استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان (مانند پومودورو) کمک می‌کند تا حواس‌پرتی‌ها کمتر و بهره‌وری بیشتر شود.
  
• تفویض اختیار
  تفویض اختیار، از آن کارهایی است که خیلی از مدیران نمی‌توانند به راحتی انجام دهند. اما برای اینکه بهره‌وری مدیر هم بیشتر شود، باید بتواند کارهایی که لازم نیست حتماً خودش انجام دهد را به دیگران واگذار کند. با این روش، هم وقت کافی برای کارهای اصلی مدیریت ایجاد می‌شود و هم بقیه کارکنان نیز توانمندتر می‌شوند. (در کتاب‌ها و کلاس‌های مدیریت زمان، معمولاً یک بخش متعلق به تفویض اختیار است).
  
• داشتن سیستم کاری و فرایندهای بهینه
  سیستم‌سازی، از آن کارهای مهم و حیاتی برای هر کسب‌وکاری است. مسیر بهبود عملکرد از سیستم‌سازی می‌گذرد. سیستم‌سازی، ساختن اصولی پایه‌های کسب‌وکار و اصلاح روندها و فرایندهای آن است.
  (اطلاعات بیشتر در مورد سیستم‌سازی)
  
• کم‌کردن تعارضات سازمانی
  هیچ دو نفری شبیه هم نیستند و حتی اگر شبیه هم باشند، سر مسائل مختلف، نظرات متفاوتی خواهند داشت که اگر روش مدیریتش را بلد نباشند، به تعارض و درگیری کشیده خواهد شد و در نتیجه بهره‌وری را کم خواهد کرد. بنابراین یادگیری روش‌های ارتباط موثر می‌تواند باعث بهره‌وری بیشتر سازمان شود.
  
• سلامت روانی نیروها
  فارغ از مسائل انسانی که باید به همکاران‌مان توجه ویژه‌ای داشته باشیم، وضع سلامتی روحی و جسمی آنها روی بهره‌وری سازمان هم موثر است. پس شاید بد نباشد اگر از روش‌های کمک‌رسانی مانند مشاوره و کوچینگ برای کمک به حال بهتر نیروهایمان استفاده کنیم.
  
• شبکه‌سازی
  شبکه‌سازی یعنی آشنایی با افرادی حرفه‌ای، برقراری ارتباطاتی کاری و حرفه‌ای با آنها و در صورت نیاز، مشارکت و استفاده بهینه از منابع و امکانات آنها.
  شبکه‌سازی می‌تواند یکی از اهرم‌های مهم برای رشد و توسعه کسب‌وکارها و افزایش بهره‌وری باشد.
  برای شبکه‌سازی، می‌توانید در جمع‌های حرفه‌ای مانند «باشگاه مدیران ایران» حضور پیدا کنید. همچنین دوره آموزشی شبکه‌سازی را هم پیشنهاد می‌کنیم.
  
• استفاده از نیروهای بهتر
  یکی از مهمترین اقدامات برای افزایش بهره‌وری، استخدام بهترین‌ها و اخراج کارمندان نامناسب است. افرادی که حرفه‌ای هستند، در زمان کمتری، کار بهتر و با کیفیت‌تری را تحویل می‌دهند و برعکس، افرادی که حرفه‌ای نیستند و یا تناسب کافی را با سازمان ما ندارند، فقط انرژی سازمان را هدر می‌دهند. (دوره آموزشی ساختن سازمان رویایی به شما کمک می‌کند تا استخدام و اخراج بهتری داشته باشید)
  
• آموزش به نیروها
  برای افزایش بهره‌وری، نباید از آموزش غافل شد. این آموزش می‌تواند در مورد مسائل حرفه‌ای و تخصصی و یا بصورت عمومی (مانند ارتباط موثر و …) باشد.
  
• مسئولیت‌پذیری نیروها
  مسئولیت‌پذیری حالتی است که کارکنان، بدون ترس از نظارت، خود-مدیریتی داشته باشند و وظایفی را که به عهده دارند، به بهترین شکل انجام دهند.
  
• دادن انگیزه به کارکنان
  بعضی‌ها می‌گویند یکی از وظایف روزانه یک مدیر، داده انگیزه به کارکنانش است! اگر این عبارت را هم قبول نداشته باشیم، به هر حال باید بدانیم که نیروهایی که انگیزه ندارند، بهره‌وری کافی هم نخواهند داشت.
  با اقداماتی مثل ایجاد شفافیت و عدالت، مشخص‌کردن دقیق وظایف و مسئولیت‌ها، ارائه بازخوردهای منصفانه، توجه کردن، تشویق، مشارکت دادن نیروها در تصمیم‌گیری‌ها، طراحی و نشان دادن مسیر آینده شغلی و … می‌توان انگیزه نیروها را بیشتر کرد.
  
• ارزیابی عملکرد و بازخورد
  سازمان برای اینکه بهره‌وری داشته باشد، باید بصورت مداوم مورد ارزیابی قرار بگیرد و البته که این ارزیابی‌ها، با بازخوردهای مناسبی به نیروها منتقل شود.
  گاهی یک بازخورد و همراهی ساده مثل «این ماه انگار کمی تلاشت کمتر شده. چیزی شده؟» می‌تواند ضمن انگیزه‌بخشی، درهای مخفی و مهمی را به پشت صحنه‌های شرکت، به روی شما باز کند.
  
• خودشناسی و تحول فردی
  شاید به ظاهر بی‌ربط باشد ولی تحول سازمان، بدون تحول مدیران و کارکنان سازمان، امکان‌پذیر نیست. خواندن مطلب «تحول فردی چگونه می‌تواند بهره‌وری فردی و سازمانی را افزایش دهد؟» خالی از لطف نیست.

نکات مهمی را تا اینجا بررسی کردیم. اما اگر واقعاً بخواهیم که بهره‌وری سازمان را افزایش دهیم، باید آستین‌ها را بالا بزنیم و اقدام کنیم.

کارهای لازم برای ایجاد بهره‌وری:

1. بررسی وضعیت فعلی: الان کجاییم و میزان بهره‌وری ما چگونه است؟
2. تعیین شاخص: تا چه زمانی، به کجا و چه میزانی از بهره‌وری می‌خواهیم برسیم؟
3. شناسایی و حذف موانع: چه چیزها یا چه افرادی مانع این می‌شوند که سازمان ما بهره‌ور تر شود؟ (پیشنهاد: مشکلاتی که بهره‌وری ما را کاهش می‌دهند)
4. برنامه‌ریزی برای بهبود
5. اقدام

پیشنهاد کاربردی برای شروع بهره وری:

در سازمان‌های مختلف، بارها این مورد تجربه شده است که وقتی مدیران شرکت به تنهایی برای افزایش بهره‌وری تصمیم می‌گیرند، معمولاً با مشکلات بزرگی مواجه می‌شوند که ادامه روند را برایشان به شدت دشوار می‌کند.

اما مدیرانی که از یک مشاور یا کوچ برای این کار کمک گرفته‌اند، بسیار سریعتر و با مشکلات کمتری این مسیر را طی کرده و بهره‌وری سازمان‌شان را افزایش داده‌اند.

یکی از دلایل مهم این تفاوت این است که مدیران، در بطن ماجرا هستند و معمولاً نمی‌توانند نگاه کاملی به زوایای مختلف داشته باشند. آنها موانع و مشکلات را به خوبی می‌دانند و در تله این مشکلات گرفتار می‌شوند. اما یک فرد بیرونی، با نگاهی بیرونی، بدون آنکه درگیر مشکلات و موانع سازمان شده باشد، خیلی بهتر می‌تواند راه‌های برون رفت از مشکلات و حرکت به سمت بهبود را به سازمان نشان دهد.

مزیت دیگر استفاده از کوچ یا مشاور، برنامه‌ریزی رسمی‌تر و تعهدی است که سازمان به برنامه‌اش پیدا می‌کند. کارکنان سازمان متوجه می‌شوند که این تغییر و بهبود، کاملاً جدی است و باید برایش کاری انجام دهند. و کم‌کم، شاهد بهره‌وری بیشتر در سازمان خواهیم بود.

ما در مجموعه مدیران ایران می‌توانیم در این مسیر پرپیچ و خم و البته جذاب، همراه شما باشیم. کافیست با ما تماس بگیرید (02144841991 – 09383644531) یا فرم زیر را پر کنید تا با هم صحبت کنیم و یک قدم به بهره‌وری بیشتر، نزدیک شویم: