بولت‌ژورنال: ابزاری ساده و کاربردی برای مدیریت بهتر همه کارها
از چه ابزاری برای مدیریت زمان استفاده کنیم؟
این پرتکرار ترین سؤالی است که در کلاس‌های مدیریت زمان از من پرسیده می‌شود.
و البته پاسخم شبیه فیلم‌های آقای اصغر فرهادی، همیشه یک پاسخ با انتهای باز است: به خود شما بستگی دارد!
اما اگر کسی بتواند از سد جواب سربالای من بگذرد، سوال بعدی را می‌پرسد: خودتان از چه ابزاری استفاده می‌کنید؟
و پاسخ من در 2 سال گذشته یک چیز است: بولت‌ژورنال.
بولت‌ژورنال، ابزاری است که با آن می‌توان هرطور که دوست داریم، برنامه‌ریزی کرده و کارها و زمان‌مان را مدیریت کنیم. به درد همه افراد می‌خورد و حتی در تسکین ناراحتی‌های عصبی نیز موثر است!
نوجوانی که دنیا را عوض کرد
سال‌ها پیش، نوجوانی به اسم «رایدر کارول» با بیش‌فعالی‌اش همه را کلافه کرده بود!
خلاق بود و ذهن فعال و پر از ایده‌اش برای هر مشکلی، راه‌حلی داشت. رایدر سودای تغییر دنیا را داشت، اما یک مشکل کوچک داشت: کسی او را درک نمی‌کرد.
تنها بود و دوستی نداشت که بتواند در مورد ایده‌هایش با او حرف بزند.
از آن طرف، تقریباً همه معلم‌های مدرسه از دست شیطنت‌هایش کلافه بودند و دنبال فرصتی برای تنبیهش می‌گشتند.
این اوضاع، برای یک نوجوان باهوش، شرایط سختی ایجاد می‌کرد و رایدر خوش‌فکر برای فرار از این شرایط، به دفتر یادداشتش پناه می‌بُرد.
طرح‌ها و ایده‌هایش، درد و دل‌هایش، غر زدن‌ها و هر چیزی که در ذهنش می‌گذشت را در این دفتر می‌نوشت.
ذهن شلوغ، فراموش‌کار می‌شود. بنابراین رایدر تکالیف و کارهایی که احتمال فراموشی‌شان می‌رفت را هم در همین دفتر یادداشت می‌کرد.
کم‌کم اوضاع بهتر شد. رایدر آرام‌تر شده بود و چیزی را هم فراموش نمی‌کرد.
یکی از دلایل اصلی استرس و اضطراب، کارهای ناتمام و پرونده‌های باز در ذهن ماست. او نمی‌دانست ولی با نوشتن‌هایش، استرس و اضطرابش را هم کاهش داده بود.
رایدر توانست به کمک دفترچه یادداشت یا همان محرم اسرارش، با موفقیت از دوران پرتلاطم نوجوانی عبور کند!
چند سال بعد، برای کمک به یکی از همکارانش که در برنامه‌ریزی کارها دچار مشکل جدی شده بود، از دفتر محرمانه و راهکار شخصی‌اش پرده برداشت.
همانجا بود که فهمید راهکار ابتکاری محرمانه‌اش برای افراد دیگر هم جواب می‌دهد.
ایده‌اش کم‌کم در سراسر جهان پخش شد و افراد مختلف آن را امتحان کردند و جواب مثبت گرفتند.
با بهبودهای جزئی استفاده‌کنندگان، بولت‌ژورنال، کم‌کم به یک دفتر همه‌فن‌حریف و دوست‌داشتنی، تبدیل شد.
بولت‌ژورنال چیست؟
بولت‌ژورنال، یک دفتر یادداشت معمولی است که در ظاهر، هیچ تفاوتی با دفاتر دیگر ندارد.
ولی دو تفاوت درونی دارد که بولت‌ژورنال را به یکی از کاربردی‌ترین ابزارهای برنامه‌ریزی تبدیل می‌کند:
- قوانین کلی بولت‌ژورنال
- نحوه کار و فرهنگ استفاده از بولت‌ژورنال
در این دفتر، شما آزادید که هر چه خواستید را، به هر طریقی که دوست داشتید، ثبت کنید.
شاید رمز موفقیت و فراگیرشدن بولت‌ژورنال، همین انعطافش باشد.
مزیت بولت‌ژورنال به ابزارهای امروزی‌تر
راستش من آدم کامپیوتری‌ای هستم و قبل از بولت‌ژورنال، از ابزارهایی مثل «ترلو» استفاده می‌کردم. اما این ابزارهای دیجیتالی، 2 مشکل اصلی دارند:
- عدم انعطاف: مثلاً نمی‌شود وسط ترلو، نکات جلسه‌تان را بنویسید.
- محدودیت‌های مختلف: اگر برق برود و یا باطری‌تان تمام شود، اگر اینترنت نباشد، اگر ابزار مورد نظرتان دچار تحریم‌های خارجی و یا داخلی شود و … از کارهایتان جا می‌مانید.
بولت‌ژورنال، اپلیکیشن و یا سررسید؟
اجازه بدهید یک مثال بزنم تا مزیت اصلی بولت‌ژورنال (انعطاف)، بهتر مشخص شود:
در روش‌های دیگر برنامه‌ریزی، احتمالاً شما از یک نرم‌افزار موبایلی و یا روش‌های سنتی‌تر مثل یک سررسید برای نوشتن کارهایتان استفاده می‌کنید.
اگر جلسه‌ای بروید و بخواهید موضوعات مهم آن را یادداشت کنید، باید چه کار کنید؟ احتمالاً به اپلیکیشن و یا دفتر دیگری برای نوشتن نیاز پیدا خواهید کرد.
تصور کنید که در حال مطالعه کتابی هستید و نکته جالبی از کتاب را می‌خواهید برای استفاده‌های بعدی، جایی ثبت کنید. کجا باید ثبت کرد؟
این بار تصور کنید ایده جذابی به ذهن‌تان رسیده است و می‌دانید که اگر آن را جایی ننویسید، احتمالاً فراموشش خواهید کرد. این ایده را کجا می‌نویسید؟
راستی .. تاریخ تولد دوستان‌تان را فراموش نمی‌کنید؟ راهی برای ثبت و یادآوری به موقع آنها دارید؟
بولت‌ژورنال برای همه این مشکلات و سوالات یک جواب ساده دارد:
همه چیز را در بولت‌ژورنال ثبت کن!
شاید این کار (ثبت چیزهای مختلف) را با سررسیدتان تجربه کرده‌باشید. پس احتمالاً 2 تا مشکل جدید خواهید داشت:
1 – جای کافی برای نوشتن همه چیز ندارید. به هر حال نهایتاً یک صفحه را برای هر روز در نظر گرفته‌اند. پس صورتجلسۀ 2 صفحه‌ای را کجا باید نوشت؟ تاریخ تولدها چطور؟ ایده‌ها چی؟
2 – به راحتی چیزی را پیدا نخواهید کرد. چیزهایی که در سررسید می‌نویسید، نشانه‌ای ندارند تا هر وقت دنبالشان گشتید، دست تکان دهند و پیدایشان کنید!
اینجاست که قدرت بولت‌ژورنال با قوانین ساده‌اش به رخ کشیده می‌شود!
هفت قانون سادۀ بولت‌ژورنال
برای ساخت بولت‌ژورنال کافیست قوانین سادۀ زیر را روی هر دفتری که می‌خواهیم، پیاده کنیم:
- در ابتدای بولت‌ژورنال، چند صفحۀ خالی (مثلاً 4 صفحه) را به فهرست اختصاص می‌دهیم.
- بعد از فهرست، صفحه یا صفحاتی را به‌عنوان «آینده‌نگار» در نظر می‌گیریم و بخش کوچکی را به ماه‌های مختلف اختصاص می‌دهیم.
- در ابتدای هر ماه، صفحه‌ای را با عنوان «ماه‌نگار» ایجاد می‌کنیم و اهداف و کارهای مهم آن ماه را در آن ثبت می‌کنیم.
- بعد از ماه‌نگار، نوبت به صفحات «روزنگار» می‌رسند و هر چیزی را می‌توانیم در این صفحات درج کنیم.
- وضعیت کارها و برنامه‌ها، با علامت‌های ثابت و متفاوتی، مشخص می‌شوند.
- همه صفحات، شمارۀ صفحه می‌خورند.
- صفحاتی را با عنوان «مجموعه» به نوشتن لیست‌های مختلف و متفاوت، اختصاص می‌دهیم.
طرز کار قوانین بولت‌ژورنال:
برای شروع کار با بولت‌ژورنال، باید چند صفحه اول را برای فهرست و یکی دو صفحۀ بعدش را هم برای آینده‌نگار کنار گذاشت.
می‌رسیم به اولین ماه، یک صفحه را برای نوشتن کارهای مهم و اصلی آن ماه مشخص می‌کنیم و نام ماه را هم در ابتدایش می‌نویسیم. از اینجا به بعد، همه صفحات را شماره می‌زنیم.
صفحه بعدی، اولین صفحۀ روزنگار ماست.
می‌توانیم در بالای این صفحه، تاریخ بزنیم و کارهایمان را در آن ثبت کنیم.
می‌توانیم ایده‌ها، خریدهای روزانه، یادداشت‌های وسط جلسه، نکته‌های آموزشی و هر چیز دیگری را هم در همین صفحات، ثبت کنیم.
در واقع روزنگار، محلی برای ثبت هر چیزی است که در طی روز با آنها مواجه می‌شویم.
از آنجایی که دفتر بولت‌ژورنال ما، تاریخ از پیش‌نوشته‌شده‌ای ندارد، پس می‌توانیم مثلاً بین روز اول و دوم، 10 صفحه را به نوشتن مطالب دیگر اختصاص بدهیم و با این روش، مشکل اول‌مان با سررسید، حل می‌شود.
یک مشکل دیگر سررسید این بود که مطالب داخلش، گم می‌شدند.
شماره صفحه و فهرست بولت‌ژورنال، این مشکل را برطرف می‌کند. بنابراین اگر موضوعی را یادداشت کرده‌اید که می‌خواهید بعداً به آن رجوع کنید، کافیست موضوع و شماره صفحه‌اش را در فهرست بولت‌ژورنال بنویسید. برای پیدا کردن آن، فقط کافیست به فهرست‌تان رجوع کنید.
وضعیت کارها در بولت‌ژورنال
اگر یک کار را انجام دهید، کنارش تیک می‌زنید. اگر از انجامش منصرف شوید، می‌توانید ضربدر بزنید و یا روی آن خط بکشید.
ممکن است بخواهید آن کار را به فردا موکول کنید. ابتدا باید آن کار را در برنامه فردا بنویسید و برای اینکه خیال‌تان راحت باشد که چیزی را از دست نمی‌دهید، کنارش یک علامتِ < که به صفحۀ بعدی اشاره می‌کند، بزنید.
اما اگر فکر می‌کنید این کار برای آیندۀ دیگری غیر از فرداست، با زدن علامتِ > که به ابتدای دفتر اشاره می‌کند، کار را به ماه مشخصی در آینده‌نگار که در اول بولت‌ژورنال ایجاد کردید، منتقل کنید.
برای یادداشت‌ها و مواردی که کاری نباید برایشان بکنید، می‌توانید از نقطه یا خط تیره استفاده کنید.
این علامت‌ها باعث می‌شوند چیزی از دست‌تان در نرود و وضعیت همه کارها مشخص باشند.
مشکل اصلی بولت‌ژورنال و راه‌حل آن
اما این بولت‌ژورنال دوست‌داشتنی ما بدون مشکل هم نیست!
بزرگترین مشکل این است که نمی‌تواند خودش باز شود و ما را صدا کند که باید فلان کار را همین الان انجام بدهی!
یک روش برای حل این مشکل این است که مدام و یا مثلاً سر هر ساعت، به بولت‌ژورنال سر بزنیم.
ولی راه ساده‌تر شاید این باشد که برای کارهایی که باید در زمان مشخصی انجام شوند، در ابزاری مثل یادآور (ریمایندر) گوشی همراه‌مان، زمانی را برای یادآوری تنظیم کنیم.
استفاده حرفه‌ای‌تر از بولت‌ژورنال
کمی که با بولت‌ژورنال کار کنید، می‌بینید که لازم است به یک لیست‌های تکراری رجوع کنید.
مثلاً لیست فیلم‌هایی که می‌خواهید ببینید و یا کتاب‌هایی که قصد خواندنشان را دارید؛
مناسبت‌های مهمی که باید برایشان کاری بکنید و یا ایده‌هایی که می‌خواهید تکمیل‌شان کنید.
اینجاست که پای مجموعه‌ها به بولت‌ژورنال باز می‌شوند. مجموعه‌ها، لیست‌هایی هستند که در بولت‌ژورنال‌تان ایجاد می‌کنید و هر وقت که نیاز داشتید، به آنها سر می‌زنید.
می‌توانید در ابتدا، انتها و یا حتی در وسط روزنگارتان، یک صفحۀ مجموعه بسازید. نگران نباشید. با فهرست، هیچ‌چیزی را گم نمی‌کنید. کافیست شمارۀ صفحۀ مجموعه‌تان را به فهرست هم اضافه کنید.
فرهنگ بولت‌ژورنال
در بولت‌ژورنال، ما هر روز، هر ماه و هر سال، نوشته‌ها، کارها و وضعیت‌شان را بررسی می‌کنیم.
به این نگاه می‌کنیم که چه کارهایی، انجام شده یا نشده و چرا؟
آیا در راستای برنامه‌ها و اهداف بلندمدت‌مان گام برمی‌داریم؟
آیا انجام‌نشده‌ها انقدر مهم هستند که به روز یا زمان دیگری موکول شوند (مهاجرت) و یا بهتر است حذف‌شان کنیم؟
آیا چیزی نیاز به اصلاح و بهبود دارد؟
از عادت‌ها و برنامه زندگی‌مان راضی هستیم؟ چیزی نیاز به تغییر دارد؟
بولت‌ژورنال ِ منعطفِ دوست‌داشتنی، با نظم و آرامش بیشتری که به شما می‌دهد، می‌تواند بهره‌وری‌تان را به شدت افزایش دهد و مسیرتان را اصلاح کند.
امیدوارم بتوانید با استفاده از آن، موفق‌تر از پیش عمل کنید.
مربی و مشاور کسب‌وکار | مدیر باشگاه مدیران ایران
خبر خوب:
بولت‌ژورنال مدیران ایران، بصورت حرفه‌ای و تخصصی، طراحی شده و می‌توانید از فروشگاه مدیران ایران تهیه بفرمایید:
این دفتر، اولین بولت‌ژورنال مدیریتی کشور است که برای استفاده مدیران و فعالان کسب‌وکار طراحی شده است.
بعضی از ویژگی‌های بولت‌ژورنال مدیران ایران:
در لینک زیر می‌توانید اطلاعات بیشتری از این بولت‌ژورنال عالی را مشاهده بفرمایید:
دانلود رایگان دوره آموزشی بولت ژورنال:
مجموعه «مدیران ایران» یک دوره آموزشی یکساعته بصورت فیلم‌های mp4 هم دارد که اگر تمایل دارید، می‌توانید با تکمیل فرم زیر، لینک دانلود فایل زیپ‌شدۀ آن را دریافت نمایید:
