تئوری سیستم مدیریت چیست ؟

تئوری سیستم مدیریت

در طی ده سال گذشته، رویه خاصی زیر عنوان « تئوری سیستم » برای بررسی های سازمانی متداول گردیده است، که می تواند به عنوان پایه و مبنایی برای به هم پیوستن و ارتباط نظریه های مختلف سازمانی و شیوه های متعدد مدیریت به کار رود.

تعریف سیستم

اصطلاح «سیستم» به «مجموعه ای از اجزای وابسته» اطلاق می شود. به عبارت دیگر: سیستم به معنای یک «کل» به کار می رود که از ترکیب اجزای متعددی تشکیل یافته است. بدین ترتیب، اصطلاح «سیستم» مفهوم وسیع و گسترده ای دارد که شامل مصادیق مختلفی در زیست شناسی و امور فیزیکی و اجتماعی و نظائر آنها می شود. به عنوان مثال: در زیست شناسی بدن موجود زنده یک سیستم تلقی می شود که از اجزای یا سیستم های فرعی متعددی (مانند دستگاه اعصاب، دستگاه گردش خون، دستگاه گوارش و غیره) تشکیل یافته است. در نتیجه فعل و انفعال و تأثیر متقابل اجزای وابسته، پدیده کل (سیستم) ظاهر می شود.

حدود سیستم اصلی و سیستم های فرعی ( Sub- Systems ) همیشه تابع قواعد و ضوابط معینی نیست. به عنوان مثال اگر بدن انسان را یک سیستم اصلی فرض کنیم، هر یک از اجزای آن (مانند دستگاه گوارش) سیستم فرعی به شمار می رود، ولی چنانچه خود دستگاه گوارش را سیستم اصلی تلقی نماییم، اجزای وابسته (مانند معده، روده، کبد و غیره) سیستم های فرعی سیستم اصلی دستگاه گوارش) را تشکیل می دهند. بهمین ترتیب، در داخل یک سازمان (به عنوان سیستم اصلی ، سازمان غیر رسمی یک سیستم فرعی محسوب می شود، ولی اگر سازمان غیررسمی خود سیستم اصلی تلقی شود، در این صورت سیستم های فرعی رفتار عبارتند از شبکه روابط اجتماعی ، شبکه روابط تخصصی، شبکه قدرت و غیره.

سیستم باز و سیستم بسته

سیستم معمولا به دو نوع تقسیم می شود: سیستم باز (Open System) و سیستم بسته .(Close System) سیستم بسته بیشتر به سیستم های مکانیکی در فیزیک و علوم تجربی اطلاق می شود. سیستم بسته با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد. در نظریه های کلاسیک ، سازمان به عنوان یک سیستم بسته» تلقی می شود که فقط متکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند. که متأسفانه اغلب سازمانها و شرکت های ما اگر نه ۱۰۰ درصد، ولی به مقدار بسیار بسته می باشد و حتی از شبکه های اطلاعاتی ارزان و بسیار پربار اینترنتی نیز استفاده نمی نماییم.

یکی از مشخصات سیستم بسته، گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا Static) (Equilibrium و رکورد متوقف است. به عبارت دیگر: در سیستم بسته بازدهدستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاف منابع، بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج پیدا می کند.

بر خلاف سیستم بسته، در سیستم باز گرایشی در جهت تعادل پویا (Dynamic Equilibrium) و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائم با محیط خارج ملاحظه می شود. در این حالت، سیستم با دریافت منابع مادی و انسانی (Input) و تغییر و تبدیل (Transformation آنها و سعی در ازدیاد و بهبود بازده (Output)| بیش از آنچه نیرو می گیرد (به ص ورت نیروی انسانی، مواد و اطلاعات نیرو تولید می کند (بشکل کالا یا خدمات)، و بدین ترتیب خود را در مقابل سکون و نابودی (Entropy) حفظ می کند. در سیستم باز، دستگاه نه تنها بایستی خود را با عوامل محیط خارج سازگار سازد، بلکه دائم خود را با عوامل متغیر داخل نیز منطبق می سازد.

سازمان در قالب سیستم

در نظریه های کلاسیک، سازمان به عنوان یک سیستم بسته مورد بررسی قرار می گیرد، ولی در نظریه های نوین «سازمان» یک سیستم فنی- اجتماعی ( Socio – Technical ) تلقی می شود که برای رشد و کمال بایستی همواره خود را با عوامل متغیر داخلی و خارجی سازگار و هماهنگ سازد. سیستم سازمانی دو جنبه دارد: یکی جنبه ی فنی که شامل وظائف تخصصی، ساختمان و ماشین آلات ، وسائل و ابزار و تکنیک های کار می شود، و دیگر جنبه ی اجتماعی که مشتمل بر روابط کارکنان در داخل سیستم می گردد.

اگر سازمان را به عنوان یک سیستم تلقی کنیم، سیستم مذکور از سیستم های فرعی متعددی مانند روابط ناشی از نقش و مقام (Stats and Roles) و روابط حاصل از محیط فیزیکی کار و تکنولوژی، تشکیل می شود. در داخل سیستم، دو نوع کنش و واکنش وجود دارد، یکی درونی و دیگری برونی. در درون هر یک از سیستم های فرعی، یک رشته فعل و انفعال بین اجزای سیستم فرعی صورت می گیرد (مانند سازمان رسمی)، انفعالات برونی به همبستگی های موجود بین سیستم های فرعی اطلاق می شود. به عنوان مثال، بین افراد از یکسو، و سازمان رسمی (مشاغل) از سوی دیگر، یک رشته ارتباط و انتظارات متقابل وجود دارد، و چنانچه توضیح دادیم، در صورت تعارض بین توقعات سازمان رسمی و انتظارات افراد، کارکنان ممکن است مجبور شوند مفری برای ارضای نیازهای خود در سازمان غیررسمی جستجو کنند.

از سوی دیگر، بین افراد و سازمان غیررسمی همبستگی وجود دارد. سازمان غیررسمی رفتار خاصی را از اعضای خود انتظار دارد، و در مقابل افراد نیز توقع دارند که رضایتی از معاشرت با همکاران خود و روابط گروهی با آنان در حین کار بدست آورند. در نتیجه فعل و انفعال این دو دسته انتظارات، فرد رفتار خود را با خواستهای گروه (هنجار گروهی) منطبق می کند، و گروه نیز ممکن است متقابلا انتظارات و هنجار گروهی (Group Norm1) را بر حسب تجلیات شخصیت اعضا تعدیل نماید.

به همین ترتیب، در محیط فیزیکی کار یک نوع همبستگی و ارتباط متقابل بین فرد و ماشین وجود دارد. به عبارت دیگر، شرایط فیزیکی و ابزار و وسائل و تکنولوژی کار بایستی با توجه به ویژگی های فیزیولوژیکی، روانی و اجتماعی افراد در محیط خدمت انتخاب شوند. مطالب فوق سیستم های فرعی در داخل سیستم سازمانی است؟

• روابط بین افراد
• سازمان رسمی
•  سازمان غیررسمی
• روابط ناشی از نقش و مقام
• روابط حاصل از محیط فیزیکی کار و تکنولوژی

مدیران ایران