تصمیم گیری بهتر و سریعتر با چک لیست هاروارد

مدیران هر ساله در حدود سه میلیارد تصمیم می گیرند و با کمک چک لیستی که در این مقاله آمده است می توان همه ی آنها را بهبود بخشید و تصمیم گیری بهتر و سریعتر صورت گیرد. تصمیم ها قویترین ابزار مدیران هستند. تحقیقات نشان داده است که افراد معمولا کاری را انجام می دهند که تصمیم به انجام آن گرفته اند. خبر خوب اینکه می توان با روشهایی پیوسته فرآیند تصمیم گیری را بهبود بخشید.

در یک تحقیق ۳ ماهه که روی ۱۰۰ مدیر انجام شد، به این نتیجه رسیدند که مدیرانی که با استفاده از بهترین روش ها تصمیم گیری می کنند، ۹۰% اوقات به نتیجه ی مطلوبشان می رسند و ۴۰% از آنها به چیزی فراتر از حد انتظارشان دست می یابند.

با وجود روشهای عالی برای تصمیم گیری، اکثر شرکت ها از این روش ها استفاده نمی کنند. به چند دلیل این اتفاق می افتد. دلیل اول، گذشته است، تصمیم گیری بهتر و سریعتر از گذشته تا کنون بیشتر یک هنر بوده است تا علم. بیشتر مدیران دسترسی کاملی به اطلاعات نداشته اند و با اطلاعات کم بر اساس شهود و تجربه اقدام به تصمیم گیری می کرده اند.

دلیل دوم، روانشناختی است. در هر فرد سوگیری های شناختی وجود دارد که او را ادراک او را منحرف می کند و باعث می شوند تصمیمات بهتر از دید فرد پنهان بماند. همچنین بعضی تصمیم گیری ها در محل کار در شرایط پراسترس باید صورت گیرد و در نتیجه فرد با احساسات و شهود خود اقدام به تصمیم گیری می کند تا زودتر از آن موقعیت پراسترس رهایی یابد.

دلیل دیگر، فناوری است. نرم افزارهای سازمانی زیادی تولید شده اند که بسیاری از وظایف مدیریتی را خودکار کرده اند. این تغییر بستری مناسب برای تصمیم گیری بهتر و سریعتر فراهم آورده است اما کار را به اتمام نمی رساند. فناوری باعث بوجود آمدن داده های پیچیده و مبهم زیادی شده است که به مدیران کمک چندانی در تصمیم گیری نمی کند.

حال برای تصمیم گیری بهتر و سریعتر چه می توان کرد؟

طبق یافته های ما بیشتر روشهای تصمیم گیری را می توان در یک چک لیست ساده خلاصه کرد. این چک لیست باعث حذف جهت گیری های ما حین تصمیم گیری می شود. پس هر بار که نیاز به تصمیم گیری داشتید، از این گامها به عنوان ابزاری برای خنثی کردن جهت گیری ها و تعصبات خود استفاده کنید.

۱- ۵ مورد از هدف های موجود یا اولویت های سازمان که آن تصمیم بر آنها تاثیر می گذارد را یادداشت کنید. تمرکز بر موارد مهم باعث می شود در دام توجیهات عقلی خود برای تصمیم گیری دور از واقعیت نیفتید.

۲- حداقل ۳ مورد جایگزین برای انتخاب فعلی خود بنویسید. افزایش گزینه ها نیاز به تلاش بیشتر و خلاقیت دارد، اما باعث می شود تصمیمات بهتری بگیرید.

۳- مهمترین اطلاعاتی که به آنها نیاز دارید ولی موجود نیستند را بنویسید. در دنیای کسب و کار امروزی که با داده های زیادی مواجه هستیم، معمولا با تمرکز بر هر آنچه می دانیم، چیزهایی که نمی دانیم را نادیده می گیریم که منجر به تصمیمات اشتباه می شود.

۴- اثری که تصمیم شما در یک سال آینده بر سازمان خواهد گذاشت را یادداشت کنید. نوشته ای کوتاه در مورد نتیجه ی این تصمیم به شما در موارد مشابه آینده دید بهتری خواهد داد.

۵- اگر تصمیم بسیار مهمی است در تصمیم گیری از ۲ تا حداکثر ۶ نفر از سهامداران کمک بگیرید. این کار باعث کمرنگ شدن جهت گیری های شما و تصمیمات بهتر خواهد شد. البته با افزایش تعداد افراد بازدهی کاهش خواهد یافت.

۶- تصمیم نهایی، علت موافقت با آن و میزان حمایت تیم از آن تصمیم را یادداشت کنید. این کار باعث افزایش تعهد می شود و در سنجش نتایج تصمیم به شما کمک خواهد کرد.

۷- در یک یا دو ماه بعد نتایج اولیه و اثار تصمیم خود را بررسی کنید. اگر نتایج ضعیف و دور از انتظاری حاصل شده است، باید اصلاحاتی اعمال کنیم و از اشتباهات گذشته بیاموزیم.

مدیرانی که به طور منظم هفت گام بالا را در تصمیم گیری طی می کنند، به طور متوسط ۱۰ ساعت کمتر به بحث و گفتگو مشغول می شوند و ۱۰ روز سریعتر تصمیم می گیرند و نتیجه ی تصمیمات خود را ۲۰% بهبود خواهند بخشید.

منبع: HBR – Making Faster, Better Decisions  – ترجمه: محمد یوسفی – مدیران ایران