۱۲ نکته برای حرفه ای تر کردن جلسات آنلاین شما

۱۲ نکته برای حرفه ای تر کردن جلسات آنلاین شما

بیشتر کارمندان از خانه کار می کنند، بیشترِ جلسات آنلاین برگزار می‌شوند، و بیشتر کاندیداها از طریق وب کم مصاحبه می شود. هنگامی که شما در یک جلسه مجازی با یک همکار، مدیر یا مستری هستید، از طریق پلتفرم های کنفرانسی مانند skype اسکایپ، zoom زوم، teams تیمز یا slack اسلک آن محیط مجازی قسمتی از برند شخصی شما می شود. اگر جلسات مجازی که شما میزبان آنها هستید، با مشکلات تکنیکی، صدای غیرحرفه‌ای، کیفیت بد صدا، صدای مزاحم مواجه شود برتد شخصی شما دچار بی‌نظمی و ناهمواری می‌شود. از طرف دیگر اگر شما جلسات مجازی خود را بدون سکسکه یا تاخیر صدا برگزاری کنید برند شخصی شما درخشان و حرفه‌ای خواهد شد.

به عنوان کسی که به طور مستمر میزبان جلسات کاری و وبینارها از طریق کنفرانس های تصویری و پلتفرم های آنلاین می باشد، می‌خواستم بعضی از نکات کاربردی در مورد اینکه چگونه میتوانیم یک برند شخصی حرفه ای و به یاد ماندنی برای یک جلسه مجازی داشته باشیم را با شما به اشتراک بگذارم.

یک دفتر حرفه ای برای کار از راه دور فراهم کنید.

۱. در یک اتاق ساکت و فرش شده کار کنید.

اگر اتاق شما خالی یا بدون فرش است می‌تواند صدای توخالی و اکو شده و آزار دهنده ای را برای دیگران ایجاد کند. اتاق های فرش شده با مبلمان نرم می تواند بهترین صدا را در طول کنفرانس تصویری ایجاد نمایند. اگر اتاقی که در آن در حال تماس تلفنی هستید بدون فرش است، انداختن یک قالیچه بر روی زمین و چند بالش در اتاق می‌تواند طنین صدا را کاهش داده و یک صدای گرم تر ایجاد نماید.

۲. از پس زمینه طبیعی استفاده کنید.

در حالی که گیاهان و گلدانها، قفسه های کتاب و قاب عکس های بسیار زیبا در پس زمینه شما لزوماً یک مشکل نیستند. بهترین راه استفاده از یک دیوار با رنگ طبیعی در پس زمینه می باشد. سایه هایی از سفید و خاکستری به طور خاصی موثر است. هر چیز حواس پرت کننده‌ای در پس زمینه مخاطب را از مضمون آنچه که شما در حال بیان کردن هستید منحرف می‌کند.

۳. روشنایی مناسبی را ایجاد نمایید.

اتاق های تاریک و کم نور احساس غیرحرفه‌ای و تاریخ گذشته ای را می دهند. مطمئن شوید تا میز کار شما نور قویِ کافی و نرمی را دارد که می‌تواند در طول کنفرانس تصویری صورت شما را جلوه نماید. من پیشنهاد می کنم که از دو چراغ ال ای دی رومیزی که شدت نور آنها قابل تنظیم است استفاده کنید که در دو طرف دوربین شما به صورت شما بتابند تا بتوانید بر اساس شرایط نور در طول روز نور را دقیق تنظیم کنید و یک نور متمرکزی را روی صورت خود ایجاد نمایید. یک چراغ بزرگ هم مناسب می باشد.

۴. از لپ تاپ استفاده کنید. از تلفن موبایل استفاده نکنید.

باور کنید یا نه، بیشتر افراد تمایل دارند تا کنفرانس های تلفنی شان را از طریق گوشی‌های هوشمند انجام دهند زیرا استفاده کردن از نرم‌افزارهای آن راحت تر است. این ایده خوبی نیست. از لپ تاپ یا کامپیوتر رومیزی برای ارتباط استفاده کنید زیرا که به راحتی به شما این امکان را می دهند تا بتوانید یادداشت‌برداری کنید و عکس ثابتی داشته باشید که این شرایط با نگه داشتن موبایل در دست یا تلاش برای تراز نگه داشتن گوشی بر روی میز غیر ممکن است.

مطمئن شوید تا تنظیمات تکنیکی بدون عیب باشد.

۱. فناوری را امتحان کنید.

اگر این امکان وجود ندارد که از رخ دادن مشکلات تکنیکی دوری کنید می توانید با وقت صرف کردن برای امتحان نرم افزار کنفرانس تصویری قبل از جلسه یا مصاحبه مجازی خود از احتمال سورپرایز های تکنیکی یا مشکلات های غیر مترقبه بکاهید. هنگام استفاده از اولین بار از برنامه هایی مثل مایکروسافت micrisoft team تیم whereby, zoom , از شما می خواهد تا اشتراک گذاری صفحه نمایش و دسترسی صدا و وب کم برنامه هایی که شامل شروع مجدد برنامه یا سیستم شما می شود را اجازه دهید. شما این کار را پیشاپیش انجام خواهید داد.

۲. وب کم خود را تا سطح چشمانتان بالا بیارید. (دوربین را در سطح چشمان خود قرار دهید)

افراد تمایل دارند که لپ‌تاپ‌های خود را در طول جلسات آنلاین روی میز خود قرار دهند، ولی این کار اغلب باعث می شود تا به وب کم به طور نامناسبی به سمت بالا کج شود. ما مواقعی ارتباطات تصویری داشته‌ایم که شما می‌توانستید بینی شخص مقابل را از پایین به بالا در طرف دیگه تماس ببینید که می تواند و حتی وحشتناک باشد. مطمئن باشید که وب کم شما در سطح چشمانتان باشد تا تصویر شما طبیعی تر به نظر برسد، همانند وقتی که هر دو شما پشت میز مقابل هم نشسته‌اید. راحت ترین راه برای انجام این کار قرار دادن لپ تاپ بر روی یک جعبه است.

۳. از یک میکروفون خوب استفاده کنید.

من از مک بوک MacBook استفاده می کنم و یک میکروفون داخلی،برای استفاده روزانه نسبتاً مناسب می باشد. اما به عنوان کسی که به طور مداوم مصاحبه‌هایی با دیگران را برای ایجاد محصول یا محتوا ضبط می کنم، در اکثر موارد متوجه شده‌ام که میکروفون های خارجی بهتر از میکروفون های داخلی کامپیوتر هستند. اگر نمی خواهید برای یک میکروفون خارجی هزینه کنید، حتی هندزفری هایی که همراه گوشی هستند کیفیت صدای بهتر را ایجاد خواهند کرد.

۴. پنجره کنفرانس را کنار دوربین قرار دهید.

ممکن است شما تمایل داشته باشید که نرم افزار کنفرانس خود را به صورت تمام صفحه استفاده کنید تا بتوانید تصویر افراد دیگر را به صورت بزرگ ببینید. به جای این کار، تا جایی که امکان دارد نرم افزار کنفرانس خود را کوچک نمایید و آن را در کنار دوربین کامپیوتر خود قرار دهید. در این صورت هنگامی که تصویر ویدیوی فردی که از طریق نرم افزار کنفرانس در حال مکالمه هستید نگاه می کنید نگاه شما به یک سمت کاملاً متفاوت نخواهد بود. امتحان کنید  متوجه خواهی شد منظورم چیست.

جلسات آنلاین را طبیعی جلوه دهید.

۱. لباس مناسب بپوشید.

اگر فقط در حال مکالمه صوتی هستید ممکن است احساس کنید که آزاد هستید تا پیژامه یا دمپایی راحتی خود را پوشید. در حالی که حرفه ای لباس پوشیدن ضروری است. من پیشنهاد می کنم طوری لباس بپوشید که گویا با دیگر شرکت‌کنندگان جلسه کلاسی شخصی حضوری دارید. حتی اگر آن شلوارک هاوایی یا شلوار راحتی در تصویر قابل مشاهده نیست بر روی احساس شما و در نتیجه بر روی صحبت کردن شما و تعامل شما اثر خواهد داشت.

۲. یادآوری کننده های پیام را خاموش کنید.

از پاپ آپ های مزاحم دوری کنید. حتی با خاموش کردن نرم افزارهای نامربوط یا اگر از سیستم مکMac استفاده میکنید 《مزاحم نشوید 》را روشن کنید. درحالیکه فکر می کنید که می توانید به آنها بی‌توجهی کنید، آنها به طور ویژه‌ای طراحی شده اند تا توجه شما را از بین ببرند و بدتر این است که، اگر شما در حال به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش خود هستید احتمالاً نمی خواهید که همه ببینند که همسرتان در مسیر رفتن به فروشگاه است. در حالی که فروش سه ماه جاری شما شکل می گیرد.

۳. هنگام صحبت به دوربین نگاه کنید نه به صفحه نمایش.

در حالی که این کار به تمرین نیاز دارد، حرفه ای‌های باتجربه که کنفرانس های تصویری زیادی انجام می دهند کاری می کنند تا به جای نگاه کردن به تصویر هنگام صحبت کردن یا گوش دادن به شخص خاص در این ارتباط به دوربین شان نگاه کنند. در حالی که نگاه کردن به تصویر شهر کاملاً طبیعی است (کاری که به نفسه انجام می‌دهیم) با نگاه کردن به دوربین این طور به نظر می رسد که شما مستقیماً به آنها نگاه می کنید، که باعث برقراری یک ارتباط قوی تر می شود. در حالی که نکته ظریفی است، متفاوت است.

۴. از انجام چند کار همزمان پرهیز کنید.

هرچند که ممکن است پاسخ دادن به ایمیل ها یا جستجو در اینستاگرام در حالی که در جلسات آنلاین هستید وسوسه انگیز باشد (هیچ کس هم متوجه نمی شود. درست است؟) با این حال از این کار دوری کنید. حتی اگر شما استاد این کار هستید، هر کاری که مرتبط با جلسه نمی باشد شما را از حضور کامل در جلسه و درک مفاهیم باز می دارد. من می دانم که حضور کامل در تک‌تک جلسات دشوار است، به ویژه آن جلساتی که ضروری نمی باشد. در حالی که برای جلسات مهم، شما می باییت خودتان را مجبور کنید تا به آنچه که گفته می‌شود تمرکز کنید، مثل اینکه آنجا حضور داشته اید.

جلسات آنلاین سکوهایی برای درخشیدن شما می باشند.

هرچند که جلسات مجازی آسان به نظر می رسند، همه ما جلساتی را شرکت کرده ایم که از مسیر منحرف شده‌اند. با جدی گرفتن این جلسات مثلا جلسات حضوری، شما می توانید از آنها به عنوان راهی برای ایجاد یک برند شخصی مثبت استفاده کنید تا به عنوان شخصی که به طور دیجیتالی دانا و با کیفیت های حرفه ای که مشتریان همکاران و سرمایه‌گذاران تان ارزش می‌دهند، شناخته شوید. یا به صورت مجازی و یا رو در رو.

مدیران ایران