چند نکته اساسی برای رفتار تلفنی

رفتار تلفنی:

قبل از هر چیز آنچه را می‌خواهید تلفنی به مخاطبتان بگویید، در ذهن خود آماده کنید.

ایده کلی را در ذهن بپرورانید، برای یادگیری رفتار تلفنی لازم است نکات مهم را یادداشت کنید به‌ویژه اگر فراموشکارید. بهتر است پیشاپیش برنامه‌ریزی کنید تا مجبور نشوید دوباره تلفن بزنید و نکته فراموش‌شده را یادآوری کنید.

وقتی به کسی زنگ می‌زنید، ابتدا خود را به شیوه صحیح معرفی کنید: اول سلام کنید؛ بعد نام و مشخصات خود را بگویید، و در آخر نام و مشخصات کسی را که قصد دارید با او صحبت کنید بر زبان بیاورید، برای مثال:

“سلام، من تام تریفیک هستم و از شرکت فناوری‌های تریفیک زنگ می‌زنم. می‌خواستم باخانم مای اندمایتی درباره کنفرانسی که در بهار آینده برگزار خواهد شد، صحبت کنم . ایشان تشریف دارند؟”

اگر خانم اندمایتی آنجا باشد، ممکن است اپراتور شمارا به او وصل کند. وقتی گوشی را برداشت، دوباره اسم و مشخصات خود را تکرار کنید، کارتان را مشخص کنید و زمان تخمینی موردنیاز برای مکالمه را ذکر کنید.  برای مثال:

” سلام خانم اندمایتی. من تام تریفیک از شرکت فناوری‌های تریفیک هستم و می‌خواستم در رابطه با کنفرانس بهار آینده در پاگوپاگو با شما صحبت کنم. وقت دارید که  ده‌دقیقه‌ای درباره استراتژی‌های بازاریابی گفتگو کنیم؟ ”

همین و همین کافی است. قبلاً خود را معرفی کردید و گفته‌اید راجع به چه چیزی می‌خواهید صحبت کنید. اکنون توپ را به زمین طرف مقابل بیندازید و اجازه دهید او سخن بگوید.

اگر کسی که با او کاردارید در دسترس نبود، نام خودتان، نام شرکت، شماره تلفن و زمانی را که آماده خواهید بود، به همراه یک پیغام کوتاه برایش بگذارید. از تک‌گویی بی‌امان و بلند به‌جای گفت‌وگوی مؤثر دونفره خودداری کنید.

در انتها مکالمه را به‌صورت سریع و صمیمانه پایان دهید. یک تماس کاری، تلفن شخصی و دوستانه نیست که مکالمه را خارج از موضوع کاری کش دهید. اگر آشنایی قبلی با مخاطب دارید، در پایان مکالمه، کمی درباره مسائل شخصی و غیر کاری از او پرس‌وجو کنید. مثلاً ” وقتی شنیدم مادرت از بیمارستان مرخص شده است، خوشحال شدم.” یا ” نتیجه مسابقه فوتبال سارا چه شد؟”

نکات زیر را به خاطر بسپارید:

• هنگام مکالمه تلفنی سعی کنید شکیبا و صبور باشید و به دیگران فرصت دهید جملاتشان را به پایان برسانند.
• هنگام گوش کردن به مخاطب، تمرکز کنید.
• طوری سخن بگویید که موجب سوءتفاهم نشود.
• به حرف مخاطبتان گوش دهید.

مراقب اشتباهات زیر باشید:

• از عطسه کردن، آروغ زدن ، باد در بینی انداختن، خرناسه کشیدن یا سرفه کردن درگوشی بپرهیزید.
• هرگز هنگام مکالمه تلفنی با کاغذهایتان بازی نکنید.
• هنگام تلفن کردن، هرگز چیزی نخورید و نیاشامید، آدامس هم نجوید.

بخشی از کتاب آداب معاشرت-دامیز