روش ایجاد لیست‌های کاری قابل انجام

بعضی وقت‌ها لیست‌های کاری ما فقط برای این هستند که بگوییم کلی کار برای انجام داریم.

بعضی وقت‌ها فقط لیست می‌نویسیم ولی خودمان هم می‌دانیم که قرار نیست انجام شوند!

بعضی وقت‌ها لیست‌هایی می‌نویسیم که حتی جرأت نمی‌کنیم برای انجامشان قدمی برداریم!

اما چرا لیست‌های کاری ما تیک نمی‌خورند؟

اگر به شما بگویند برای ادامه مسیرتان، باید وارد تونل تاریکی شوید که انتهایش را نمی‌بینید، این کار را می‌کنید؟ احتمالاً نه. و اگر هم وارد شوید، از همان ابتدا ترس را هم با خودتان خواهید برد.

شاید به این دلایل:

• امید کمی برای رسیدن به انتهای مسیر داریم.
• نوری نیست که راه را به ما نشان دهد.
• نمی‌دانیم طول مسیر چقدر است و تا کی باید ادامه دهیم؟

لیست‌های بلند کارهای ما هم مثل همین تونل دراز و تاریک هستند که می‌ترسیم به سمت‌شان برویم.

راهکارهایی برای داشتن لیست‌های کاری دوست‌داشتنی‌تری که تیک هم می‌خورند!

1- تونل اصلی و فرعی – لیست‌های اصلی و فرعی:

پیشنهاد می‌کنم این لیست بلند (تونل اصلی) را داشته باشید که بدانید مسیرتان کجاست و کلاً چه کارهایی برای انجام دارید.

ولی لیست‌های کاری دوست‌داشتنی‌تر و قابل انجام دیگری را از روی همین لیست بلندبالا تهیه کنید و آنها را به‌عنوان لیست کارهای روزانه‌تان برگزینید.

هر وقت نیاز بود، کارهایی را از لیست بلندتان خط بزنید و به لیست کارهای روزانه‌تان منتقل کنید.

2– لطفاً تونل (لیست‌های کاری) را کوتاه کنید:

یکی از دلایلی که لیست کارهای ما تیک نمی‌خورند این است که ما همه کارهایی که باید انجام دهیم را بدون توجه به زمان انجام و اولویت‌شان، وارد لیست‌مان می‌کنیم. 

بنابراین ممکن است لیستی داشته باشیم که شامل 40 وظیفه است و نگاه کردن به آنها، فقط ما را می‌ترساند.

راستش ممکن است از نوشتن لیست‌های بلند کاری، لذت ببریم. با این لیست‌ها، احساس می‌کنیم آدم مهمی هستیم و کلی کار برای انجام دادن داریم! اگر کسی بگوید چرا فلان کار را نکردی، می‌توانیم لیست کارهایمان را غرورمندانه به او نشان دهیم و با نگاهی حق‌طلبانه به او بگوییم که با این همه کار، واقعاً وقت نشد!

با لیست‌های بلند، ممکن است برای همسر و همکارانمان آدم مهم‌تر، شلوغ‌تر و حرفه‌ای تری جلوه کنیم.

اما بیایید با خودمان روراست باشیم.

این کارها را برای چه در لیست‌مان نوشته‌ایم؟ برای مهم‌تر جلوه دادن خودمان یا برای کار کردن؟!

یک واقعیت مهم وجود دارد که نباید از آن غافل شویم:

و اگر منِ شاهین شاکری خیلی سرم شلوغ است و لیست بلندبالایی برای انجام دارم، اگر قصدم گول زدن خودم و دیگران نباشد، احتمالاً مسیر اشتباهی را انتخاب کرده‌ام.

3- استفاده از قانون 3 Big :

برایان تریسی پیشنهاد می‌کند که برای لیست کارهای روزانه‌مان، فقط 3 کار بزرگ و اصلی را انتخاب کنیم.

شاید کمی عجیب و خیالی باشد ولی اگر مجبور باشیم فقط 3 کار را انتخاب کنیم، احتمالاً مهمترین کارهایی را انتخاب خواهیم کرد که بازدهی بهتری هم خواهند داشت.

خبر خوب اینکه وقتی این سه کار را انجام دادیم، می‌توانیم کارهای دیگر را به ترتیب اهمیت وارد لیست‌مان کنیم. پس بیکار نمی‌مانیم.

وقتی فقط 3 کار را برای انجام انتخاب کنیم، مغز ما کمتر می‌ترسد و تونل کارهای ما حالا بسیار کوتاه شده و احتمال ورود به این تونل، خیلی زیاد است.

4 – لطفاً تونل (لیست‌های کاری) را روشن کنید.

دلیل دیگر ترسناک بودن تونل‌های بی‌انتها، تاریک بودنشان است. نمی‌دانیم در تاریکی چطور باید راهمان را پیدا کنیم. 

منظورمان از لیست‌های تاریک کاری، کارهایی هستند که نمی‌دانیم چطور باید انجامشان دهیم.

اما برای مقابله با تاریکی، به جای نفرین به ظلمت، می‌توانیم چراغی روشن کنیم.

اجازه بدهید با یک مثال ادامه دهیم:

اگر در لیست کاری‌تان نوشته باشید تمدید گواهینامه، چطور باید این کار را انجام دهید؟

می‌بینید؟ انگار که چراغی ندارد. اما اگر نوشته باشید «سر زدن به دفتر پلیس+10 نزدیک خانه، ساعت 10 صبح» احتمال انجامش خیلی بیشتر می‌شود. انگار که راهتان روشن شده است.

یک اقدام خوب برای روشن کردن چراغ تونل و یا شفاف‌شدن لیست‌های کاری این است که اقدامات درون لیست‌مان را تا جایی که می‌شود، دقیق و جزئی‌تر کنیم. جوری که برای انجامشان اما و اگری نیاوریم و فقط انجام دهیم.

بنابراین به جای «عمل کردن چشم» شاید بتوان این‌ها را نوشت:

• پیدا کردن محل (بیمارستان/ درمانگاه) مناسبی برای عمل، از طریق اینترنت، تا روز جمعه
• سر زدن به درمانگاه چشم فلان، ساعت 11 روز شنبه
• پرسیدن شرایط، ساعت 11 شنبه
• معاینه و انجام آزمایش‌ها
• گرفتن وقت عمل
• گرفتن مرخصی از محل کار
• عمل کردن چشم!

کاری که در این مرحله انجام می‌دهیم این است که یک موضوع یا پروژه بزرگ را به اجزای سازنده و کارهایی که در قبال آن باید انجام شود تقسیم می‌کنیم و برای هر کدام، دقیقاً مشخص می‌کنیم که چه زمانی و چطور باید انجام شوند.

یک مثال دیگر برای جزئی‌تر شدن این است که به جای نوشتن «تماس با علی» در لیست کاری‌مان، بهتر است بنویسیم «تلفن به علی 44841991»

تماس، می‌تواند تلفن، تماس مجازی، ارتباط حضوری، ایمیل و … باشد. اما اگر در لیست‌مان بنویسیم «تلفن»، تکلیف آن را روشن کرده‌ایم و قسمتی از تاریکی‌اش را حذف کرده‌ایم.

برای حذف بقیه تاریکی، بهتر است که شماره تلفن علی را هم بنویسیم که موقع انجام کار، دنبال شماره‌اش نگردیم و یک‌راست وارد فاز اجرا بشویم.

راهکار و اقدامی دیگر برای واضح‌تر، شفاف‌تر و روشن‌شدن لیست‌های کاری، مشخص کردن زمانی است که می‌خواهیم به آنها اختصاص دهیم.

بنابراین اگر خواندن یک کتاب را در لیست کارهایتان نوشته باشید، شاید این مورد برای مغزتان کمی گنگ و ترسناک باشد. اما اگر بنویسید مطالعه 10 صفحه و یا 15 دقیقه‌ای ِ کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد»، مغزتان نفس راحتی می‌کشد و با خودش می‌گوید این کار سختی نیست و انجامش می‌دهد.

هر چقدر بتوانیم چیزهای مختلف را برای مغزمان شفاف‌تر و طبقه‌بندی‌شده‌تر کنیم، مغز ما راحت‌تر می‌تواند تصمیم بگیرد و دستور شروع را صادر کند.

اگر راهکار قبلی هم اضافه کنید که دیگر عالی می‌شود: «15 دقیقه مطالعه کتاب ارتباط بدون خشونت، قبل از خواب»

5 – رفتن به تونل (انجام کار) را به شخص دیگری واگذار کنید!

همیشه که نباید خودمان وارد تونل وظایف شویم. می‌شود یک راه دیگر را انتخاب کنیم و تونل (بعضی کارها) را برای دیگران گذاشت.

چه می‌شود اگر به جای ما، شخص دیگری لطف کند و درمانگاه مناسبی برای عمل چشم ما، پیدا کند؟

چه می‌شود اگر نظرسنجی از مشتریان‌مان را به یک شرکت دیگر و یا به یک سیستم اینترنتی واگذار کنیم تا خودمان بتوانیم کارهای مهمتری را انجام دهیم؟

چه می‌شود اگر طراحی گرافیک کارمان را به یک گرافیست حرفه‌ای واگذار کنیم تا خودمان بتوانیم وقت بیشتری برای محتوا و بخش‌های مهمتر داشته باشیم؟

این همان تفویض اختیار، راز مدیران موفق است که قبلاً هم در مورد آن صحبت کرده‌ایم.

خلاصه‌اش این است که اگر می‌توانیم کاری را به دیگران واگذار کنیم تا خودمان وقت بیشتری برای کارهای مهمتر داشته باشیم، بهتر است حتماً این واگذاری و تفویض اختیار را انجام دهیم.

برای مدیریت زمان، باید کارهایمان را اولویت‌بندی کنیم. اما اگر لیست کاری خوبی نداشته باشیم، اولویت‌بندی خوبی هم نخواهیم داشت.

در مدیران ایران، باز هم در مورد تکنیک‌های عملیاتی مدیریت زمان صحبت خواهیم کرد.

شاهین شاکری

مشاور کسب‌وکار
مربی توسعه مهارت‌های فردی
مدیرعامل و هم‌بنیانگذار باشگاه مدیران ایران
نویسنده 6 کتاب در حوزه‌های توسعه فردی و رشد کسب‌وکار
DBA – Post MBA in Data Science – MBA in Marketing