سیاست (Policy) چیست ؟

سیاست یک سری اصول و قواعد است که راه را برای مدیران در اتخاذ تصمیم نشان میدهد. کلمه لاتین سیاست (policy) ریشه کهن یونانی دارد. به اعتبار معنی کلمه (مراقبت از یک کار را سیاست میگویند). در فرهنگ لغت فارسی سیاست به معنی اداره کردن امور مملکت، مراقبت امور داخلی و خارجی کشور، اصلاح امور خلق رعیت داری و مردم داری است. مفهوم سیاست در فرهنگ لغت و بستر بدینگونه تعریف شده است :

برای جهت دادن به تصمیمات امروز و آینده از میان تعداد زیادی گزینه انتخاب یک راه یا طرز رفتاری مشخص و یا یک طرح کلی دراز مدت که اهداف کلی و روش های قابل قبول را بتواند در بر بگیرد. سیاست در حیطه مدیریت سازمان، در معنای یک سری اصول و قواعد است که نشان دهنده راه برای مدیران در اتخاذ تصمیم خواهد بود. این اصول در تصمیماتی که مدیران می گیرند و در فعالیت هایی که انجام میدهند راه را نشان میدهد و یک طرح کلی را برای رسیدن به اهداف تعیین شده فراهم می سازند. بدینگونه وقتی که سیاست مشخص گردید به مدیران یک انتخاب ترجیهی می دهد، مثلا یاد می دهد که هنگام رویارویی با وضعیتی خاص رفتاری خاص و مشخص انجام شود.

اما سیاست را با مقررات یا دستورالعمل که در هر یک از موقعیت ها باید رعایت شود، نباید درآمیخت. مقررات در برابر وضعیت معین، چگونگی حرکت را به طور قطعی بیان می کند و جایی برای مدیر که از انعطاف خویش استفاده کند، باقی نمیگذار.اما سیاست نشان دهنده راه برای مدیران در تصمیم گیری است، مانند : صبح رأس یک ساعت مشخص سر کار حاظر شدن یک دستورالعمل یا مقررات است ولی اینکه مدیر تدارکات، خرید مواد خام تا میزان مشخصی را بدون اخذ موافقت مدیر بالادست می تواند انجام دهد، یک سیاست است.

در اینجا باید یاد آور شویم سیاست ها، قبل از هر چیز درباره تحقق بخشیدن اهداف سازمان در هر سطح، انتخاب ابزاری که مورد استفاده قرار خواهد گرفت و طرز جرکتی که به میان گذاشته خواهد شد، مربوط است. همچنین سیاست ها برای اهداف و ابزار نیز حدود و مرزهایی بنا میکند.این مرزها هنگام تصمیم گیری مدیران در خصوص وضعیت هایی که با آن مواجه می گردند، به آن ها یاری می دهد. به عنوان مثال هنگام تصمیم گیری خرید از سه کیفیت متفاوت، سیاست انتخاب پایین ترین قیمت، یعنی رده بندی پیشنهادها به لحاظ تقدم کیفیت، از سه کالایی که در سه رده اول قرار دارند، هرکدام پایین ترین قیمت را دارد باید خریداری شود.برای کالاها سرویس درنظر گرفته نمیشود.این یک دستورالعمل در تصمیم است و در خرید کالا برای هر وضعیت قابل قبول است.

سیاست ها در داخل سازمان در هر سطح سازمانی قرارمی گیرند و از سیاست های اصلی شرکت، سیاست های قسمت ها، حیطه های اجرایی گرفته تا کوچکترین واحد ها به ترتیب پشت سر هم قرار می گیرند. جدا از این سیاست ها میتوانند عملکردی هم باشند و یا برای یک پروژه بخصوصی انتخاب شوند.

از طرف دیگر سیاست ها، به مشکلاتی که زود به زود دیده میشوند و وضعیت هایی که تکرار می گردد نیز مربوط است. سیاست در مقابل چنین وضعیتی چه باید کرد را تثبیت نموده ودر مقابل وضعیت های مشابه تصمیم گیری همانند را فراهم می سازد. بدین ترتیب سیاست ها در داخل خود استحکام ، ثبات و قاطعیت و بی طرفی بین اشخاص را حاکم میکنند. مثلا سیاست پرسنلی برای دادن مرخصی و حقوق به هنگام مرخصی سالانه و بیماری، به هر کس داخل سازمان ، همانند اجرا می شود و برای هر شخص و هر رویداد تصمیم گیری مجزا لازم نیست.

سیاست ها به خاطر زمینه سازی برای از قبل اندیشیدن، و تجزیه و تحلیل کردن در وضعیت های معین، مانع تکرار گشته و ساختار یک پارچه ای را ارائه می دهند. بعلاوه به این خاطر که می توانند رفتار مدیران را به صورت قابل پیش بین درآوردند، انتقال اختیار به سطوح پایین را آسان کرده و بدین ترتیب اثر بخشی مدیران در سطوح بالا را افزایش می دهند.

به عبارت کوتاه، سیاست ها، نهاد بودن مؤسسات و در نتیجه به وجود آوردن عرف و عادت های مختص به خودشان را برای آن ها تأمین می کند.بدین ترتیب سیاست ها، یک ویژگی حاکم بر امور اجرایی مؤسسات را داراست. اصول در درک، انتخاب و بیان کلی به عنوان راهنمایی تصمیم گیری و یا نشان دهنده راه در اندیشیدن و آغاز حرکت به شمار می آید.

این اصول ضرورت مطلق ندارد که به شکل یک توضیح ارائه گردد. بیشتر اوقات طرز رفتار یک مدیر در حالی که به صورت نوشته نیست ولی میتواند سیاست مشخصی را انعکاس دهد.