سیستم سازی چیست

سیستم سازی، چیزی جز ساختن یک کسب‌وکار نیست! در واقع یک کسب‌وکار برای اینکه درست کار کند، باید سیستم داشته باشد.

بدون سیستم، کسب‌وکار درستی نداریم.
حتی اگر همه چیز در ظاهر درست باشد، کسب‌وکار (بدون سیستم و سیستم‌سازی) ، موقتی خواهد بود.

برای اینکه بخواهیم سیستم سازی را توضیح دهیم، شاید بد نباشد ابتدا به چهار راه کسب درآمد، یا چهارراه پولسازی یا چهار ربع نقدینگی که آقای رابرت کیوساکی عنوان کرده‌اند، بپردازیم:

چهار راه کسب درآمد :

آقای کیوساکی با مدل ساده‌ای اشاره کرده‌اند که ما از 4 روش، کسب درآمد می‌کنیم:

1. کارمندی
2. خویش‌فرمایی
3. ساختن و مالکیت کسب‌وکار
4. سرمایه‌گذاری

هر روش درآمدی، ویژگی‌های خودش را دارد. مثلاً برای کارمندی و خویش‌فرمایی، امنیت خیلی مهم است و برای کسب‌وکار و سرمایه‌گذاری، آزادی مالی.

در دو بخش سمت چپ یعنی کارمندی و خویش‌فرمایی، بر اساس وقت، نیرو و انرژی‌ای که بصورت مستقیم در کارها صرف می‌کنیم، درآمد داریم.

اما در سمت راست، میزان درآمد ارتباط شفاف و مستقیمی با میزان وقتی که می‌گذاریم، ندارد.
در حوزه سمت راست یعنی کسب‌وکار و سرمایه‌گذاری، ما نیاز به سیستم داریم.
در این دو بخش و به‌خصوص در کسب‌وکار، ما سیستم کسب‌وکار را می‌سازیم و خودمان در نقش سیستم‌ساز، نقشی تخصصی و کوتاه‌مدت را به‌عهده می‌گیریم که سیستم کسب‌وکار ما، بدون حضور ما بتواند به کارش ادامه دهد.

داشتن درآمد بدون صرف وقت زیاد، آرزوی خیلی از افراد است؛
برای تبدیل این آرزو به هدفی دست‌یافتنی، باید «سیستم سازی» کنیم.

سیستم چیست؟

سیستم، مجموعه‌ای از ورودی‌ها، خروجی‌ها و عملکردهای درونی آن مجموعه است که در راستای هدفی مشخص کار می‌کنند.

سیستم، مانند یک جعبه است که از یک طرف ورودی‌ها به آن وارد می‌شوند و بعد از انجام عملیات مشخص، خروجی‌ها و نتایج از طرف دیگرش خارج می‌شوند.

کسب‌وکار به مانند یک سیستم:

اما کسب‌وکار هم در نمای کلی آن، یک سیستم است:

هدف دارد. ورودی می‌گیرد. عملیاتی انجام می‌دهد و خروجی کارش را تحویل می‌دهد.

اما خود کسب‌وکار هم شامل سیستم‌های مختلفی است و یا اگر بهتر بگوییم، هر کسب‌وکار، چند زیرسیستم دارد که آنها هم ورودی‌ها، عملیات و خروجی‌های خودشان را دارند. مانند:

• سیستم منابع انسانی
• سیستم تولید
• سیستم بازاریابی
• سیستم فروش
• سیستم حقوق و دستمزد
• و …

مثلاً هدف سیستم بازاریابی، جذب مشتری است. ورودی‌هایی مثل اطلاعات مشتریان احتمالی را می‌گیرد. روی آنها کار می‌کند. مثلاً ممکن است برای آنها جلسه پرزنت محصول را بگذارد. و خروجی‌اش، مشتریان قطعی سازمان است.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی یعنی بیاییم به کسب‌وکار و بخش‌های مختلفش، طوری سروسامان بدهیم که تا حد ممکن، بدون خطا و بدون نیاز به نظارت مستقیم، به بهترین نحو ممکن و در جهت رشد، فعالیت کند.

اگر این کار به خوبی انجام شود، تازه می‌شود گفت که کسب‌وکار ساخته‌ایم و آن وقت است که با صرف کمترین وقت به‌عنوان مالک کسب‌وکار، می‌توانیم از منافع آن بهره‌مند شده و آزادی مالی بیشتری را تجربه کنیم.

برای آشنایی بیشتر با سیستم‌سازی، پیشنهاد می‌کنیم بخش اول دوره سیستم‌سازی را ببینید:

مهمترین شرط برای سیستم‌سازی:

اگر تا به حال از سیستم‌سازی چیزی نمی‌دانستید، احتمال دارد تا همینجا متقاعد شده باشید که باید دستی روی کسب‌وکارتان بکشید و برای ساختن سیستمش، برنامه‌ریزی بکنید.

هر مدیر دلسوزی، همین تصمیم را می‌گیرد.

اما وقتی وارد مراحل اجرایی سیستم‌سازی می‌شویم، قضیه فرق می‌کند. خیلی از مدیران، بعد از مدت کوتاهی باز هم به همان روش سنتی و یا قبلی خودشان باز می‌گردند و از خیر سیستم، می‌گذرند!

تجربه نشان داده که علت عقب‌گرد مدیران، وابستگی‌شان به روش قبلی خودشان و علاقه‌شان به حضور و کنترل شخصی است.

خیلی از مدیران احساس می‌کنند اگر خودشان هر روز به همه بخش‌ها سر نزنند، نیروهایشان درست کار نمی‌کنند. اگر خودشان مشکلات را حل نکنند، کار روی زمین می‌ماند و اگر خودشان نباشند، کسب‌وکار، نابود می‌شود.

درست هم فکر می‌کنند. اما علتش این است که سیستم را ایجاد نمی‌کنند، آموزش‌های لازم را نمی‌دهند، واگذاری کارها را به درستی انجام نمی‌دهند، به نیروهای خوبشان اعتماد نمی‌کنند، اجازه رشد و پیشرفت را به افرادشان نمی‌دهند و در یک کلام، کسب‌وکارشان را وابسته به خودشان نگه می‌دارند.

خیلی از مدیرانی که خودشان کسب‌وکارش را پایه‌گذاری کرده‌اند، آن را مثل فرزندشان دوست دارند و می‌خواهند هر روز به همه بخش‌های آن نظارت کنند. با شروع عملیات سیستم سازی، این نظارت حضوری و دائم از مدیر گرفته می‌شود و برای خیلی از مدیران، این کار به مثابه گرفتن هویت آنها و به شدت تلخ و دردناک است. به همین خاطر می‌گوییم:

مهمترین شرط در سیستم‌سازی، ذهنیت مدیر سازمان و تمایل واقعی او برای این کار است.

لطفاً فقط اگر مدیری هستید که ذهنیتی یادگیرنده دارد و می‌خواهید کسب‌وکارتان پیشرفت کند، بقیه مطلب را بخوانید!

مراحل سیستم سازی:

همانطور که اشاره شد، مهمترین چیز، ذهنیت مدیر سازمان است.

مدیری که می‌خواهد سیستم‌سازی کند، باید بتواند کارهای خودش را تا جای ممکن کم کند و افرادی حرفه‌ای را برای گرداندن سیستم کاری‌اش به کار بگیرد.

باید بتواند فرهنگ سیستم‌سازی را در سازمانش رواج دهد و بسترهای لازم را برای این کار فراهم کند.

همه افراد سازمان باید بتوانند کارهایشان را مستند کرده و از مستندات قبلی برای جلو بردن کارها استفاده کنند.

طبق آنچه که در دوره «جادوی سیستم‌سازی» و طبق مفهوم دایره‌های طلایی گفته شده، ما برای سیستم‌سازی 3 مرحله کلی و اولیه در نظر می‌گیریم:

1. چرا
2. چطور
3. چه چیزی

مرحله اول سیستم سازی:

در مرحله اول بررسی می‌کنیم که اصلاً سازمان ما چرا دارد فعالیت می‌کند. اصول، ضوابط، اولویت‌ها و ارزش‌هایش چیست. چه اهداف و برنامه‌هایی دارد و …

مرحله اول در فرایند سیستم‌سازی، بسیار مهم است. اگر موافق هستید، یکی از بخش‌های آن را کمی توضیح دهیم:

خیلی از شرکت‌ها، با هدفی مشخص شروع به کار می‌کنند اما در میانه راه و بصورت ناآگاهانه مسیرشان عوض می‌شود. این سازمان‌ها اگر بخواهند علت وجودی‌شان را به همکاران جدید و یا مشتریان توضیح بدهند، ناتوان خواهند بود.

فرمول ساده زیر کمک می‌کند تا بتوانیم خودمان را بهتر بشناسیم و بهتر به دیگران معرفی کنیم.

فرمول طلایی برای بیان چرایی سازمان:

we do X for Y by doing Z

ما با {ارائه خدماتی مشخص} به {نوع مشخصی از مشتریان} کمک می‌کنیم تا به {هدف مشخصی} برسند.

با این فرمول، ما در مجموعه «مدیران ایران» می‌گوییم:

ما با آموزش، مشاوره و کوچینگ،
به مدیران کسب‌وکارهای متوسط
کمک می‌کنیم تا کسب‌وکارشان را رشد دهند.

مرحله دوم سیستم سازی:

در مرحله دوم، به این می‌پردازیم که چطور می‌توانیم در راستای رسیدن به چرایی سازمان، گام برداریم؟ چه بخش‌هایی در سازمان ما برای این هدف فعال هستند؟ و چرخ سازمان ما چطور می‌چرخد؟

در این مرحله، واحدها و بخش‌های مختلف سازمان و زیربخش‌های آنها را مشخص می‌کنیم. مثلاً بخش «بازاریابی و فروش» ما، شاید شامل «تبلیغات، تماس با مشتریان قبلی، فروش آنلاین، فروش حضوری و …» باشد.

به ظاهر ساده است ولی وقتی دقیق‌تر نگاه می‌کنیم، شاید متوجه شویم که جای بعضی بخش‌ها در سازمان ما خالی است و یا یک بخش، بصورت موازی با بخشی دیگر فعالیت می‌کند.

در این مرحله با کمک نقشه‌های ذهنی، دید خوبی به بخش‌های مختلف سازمان پیدا می‌کنیم.

تصویر زیر، یک نمونه نقشه ذهنی برای بخش مدیریت افراد و کارکنان است.

مرحله سوم سیستم سازی:

و در مرحله سوم، چیزها و کارهایی که انجام می‌دهیم را بررسی می‌کنیم. مثلاً در بخش «تبلیغات» که زیرمجموعه واحد بازاریابی و فروش بود، مشخص می‌کنیم که دقیقاً چه کارهایی و چطور، انجام می‌شوند. و یا مطابق تصویر بالا، در مورد مرخصی‌ها و غیبت‌ها، فرایندها و روش کار را شفاف و مکتوب می‌کنیم.

تا اینجا، هر کاری که انجام می‌شود را مستند و مکتوب کردیم. اقدامات بعدی برای سیستم‌سازی، بهبود سیستم و خودکار کردن آن است.

بهبود سیستم :

همه مستنداتی که در مراحل قبلی سیستم‌سازی ایجاد کردیم، برای این بود که بتوانیم سیستم را بهبود دهیم. اما برای بهبود سیستم، باید مقادیر عددی را به نحوه عملکرد افراد نسبت دهیم. بنابراین لازم است که شاخص کلیدی عملکرد یا KPI هایی برای هر بخش تعریف کنیم.

مثلاً شاخص عملکرد برای میزان تولید، میزان فروش، موثر بودن تبلیغات، رضایت مشتریان و …

در بخش بعدی، تلاش می‌کنیم تا با بهبود و تغییراتی در سیستم، این شاخص‌ها را بهتر کنیم.

مثلاً شاید با اصلاح فرایندها و روش‌های کاری، تغییر ابزارهای مورد استفاده، تغییر یا آموزش افراد، جلوگیری از اشتباهات و …

نجات کسب‌وکار و اداره کسب‌وکار در شرایط سخت،
نیازمند آگاهی دقیق از روش فعلی انجام کارها
و برنامه‌ریزی برای بهبود فرایندها و نتایج است.

فعال کردن و تداوم سیستم:

اگر بخواهیم کسب‌وکاری بسازیم که با حضور حداقلی ما کار کند، باید از ابزارهای مناسبی برای خودکار کردن بعضی کارها و فرایندها استفاده کنیم. ابزارهای زیادی برای نیازهای مختلف ایجاد شده‌اند که پرداختن به آنها، فرصت بیشتری را می‌طلبد.

و آنچه به دوام و بهبود سیستم کمک می‌کند، سیستم گزارشات است. بر اساس KPI هایی که برای هر بخش تعریف کردیم، افراد باید به مقام بالاترشان گزارش وضعیت بدهند تا نحوه عملکرد سیستم، هر روز کنترل شود.

روش‌های گزارش‌دهی، بر اساس امکانات، توانایی‌ها و نیاز سازمان‌ها، متفاوت خواهند بود.

اینها خلاصه‌ای از سیستم‌سازی بود که می‌تواند یک شغل خویش‌فرمایی را به یک کسب‌وکار عالی تبدیل کند.

---

اگر می‌خواهید کسب‌وکار بهتری داشته باشید و کارهایتان سیستمی شود، پیشنهاد می‌کنیم از دوره بینظیر «جادوی سیستم‌سازی» استفاده کنید. در 4 ساعت، با همه مراحل آشنا می‌شوید و مثال‌ها و ابزارهایی که در اختیارتان قرار می‌گیرد، تا آخر مسیر همراهتان خواهند بود.

جادوی سیستم سازی

جادوی سیستم سازی