شیوه‌ی صحیح نگارش ایمیل

به هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل جانب احتیاط را رعایت کنید. به توصیه‌های زیر برای موثر کردن ارتباطات الکترونیکی توجه کنید:

• در پیام‌های خود ایجاز را بر زیاده‌گویی مقدم بدارید. همان‌گونه که می‌دانید اگر یادداشت‌های اداری‌تان طولانی‌تر از یک صفحه باشد، کسی آن‌ها را نمی‌خواند. این موضوع درباره‌ی ایمیل نیز صدق می‌کند. به عبارت دیگر، هرچه ایمیل‌تان کوتاه‌تر باشد، احتمال اینکه دیگران آن را بخوانند و درک کنند بیشتر است. اگر ایمیل‌تان از حد یک صفحه فراتر رفت و متوجه شدید که نمی‌توانید آن را کوتاه‌تر کنید، اطلاعات موجود در ایمیلتان را در مدرک مربوط به آن قرار دهید آن را به ایمیل‌تان ضمیمه کنید. در این صورت، متن ایمیل‌تان تنها معرفی مختصر مدارک ضمیمه خواهد بود.
• مطالب مورد نظر خود را صریح و موجز بیان کنید. بروید سر اصل مطلب. نکات اصلی را بیان کنید (و نه همه‌ی جزییات را) و سعی کنید به سادگی سخن بگویید (به حاشیه نروید). سخن خود را با بیان نکات اصلی آغاز کنید و سپس در صورت لزوم اطلاعات توضیحی را ارائه دهید.
• با بیانی مثبت و سازنده سخن بگویید. پیام خود را به بهترین شیوه‌ی ممکن ارائه دهید. نسبت به فرد مقاب رفتاری احترام‌آمیز داشته باشید. از سرزنش و یا تهدید فرد مقابل بپرهیزید: «تو قول دادی اما انجام ندادی.» و یا «اگر این کار را نکنی، من هم آن کار را برایت انجام نمی دهم.» نیز از به کار بردن کلماتی که واکنش منفی برمی‌انگیزند از قبیل «همیشه»، «هیچ‌گاه» و کلمات منفی بپرهیزید. برای مثال:
  «تو همیشه فراوش می‌کنی که کارها را درست انجام بدهی.»
  «تو هیچ‌وقت زمانی که من به کمک نیاز دارم، کمکم نمی‌کنی.»
  «این ایده‌ی خوبی نیست.»
  «نمی‌توانیم در این مدت کم این کار را انجام دهیم.»
  در بسیاری موارد، می‌توانید سخن خود را به بیان دیگر بگویید تا لحن آن را مثبت و سازنده کنید. در موارد دیگر بهتر است به جای ارسال ایمیل، حضوری با فرد مقابل گفتگو کنید. در هر حال باید صریح سخن بگویید و به جای تمرکز بر فرد، بر موضوع مورد نظر متمرکز شوید. در عین جدیت و رویکرد مثبت، منظور خود را به صراحت بیان کنید.
• مراقب حس شوخ طبعی خود باشید. دارا بودن حس شوخ‌طبعی، به ویژه در محیط کار موهبت بزرگی است. با این حال به نمایش گذاشتن شوخ‌طبعی در متون مکتوب بسیار دشوارتر از استفاده از آن به هنگام گفتگو است. به هنگام گفتگوی حضوری شما می‌توانید واکنش فرد مقابل را ارزیابی کرده و شوخ‌طبعی خود را تعدیل کنید. در حالی که در متن مکتوب ممکن است فرد مقابل شوخ طبعی شما را تمسخر تلقی کند. مهم این است که بر محتوای پیام متمرکز شوید نه بر نحوه‌ی ارائه‌ی آن.

مخاطب خود را بشناسید. به هنگام ارسال ایمیل باید دریافت‌کننده‌ی آن را در نظر داشته باشید. اگر مخاطب شما دوستدار ایمیل‌های موجز است، ایجاز را رعایت کنید. اگر تمایل به دانستن جزئیات دارد، توضیحات کافی ارائه دهید. با در نظر گرفتن مخاطب، پیامتان واضح، موجز و احترام آمیز می‌شود.
بخشی از کتاب ارتباط موثر-دامیز