مدیریت مالی در یک پوسته

مدیریت مالی یکی از پایه های موفقیت در کسب و کار است .یکی از شگردهای دفترداری ایجاد سیستمی است که به شما کمک نماید تا کارتان سر وسامان بگیرد و منظم شوید. منظورم از سیستم فرایند ساد های   برای ساماندهی رسید ها و پرونده هایتان و نیز استفاده از یک نرم افزار حسابداری برای انجام کارهاست.

با چنین سیستمی شما قطعا میتوانید اغلب وظایف دفترداری خود را مدیریت کنید حتی اگر هرگز چنین کاری نکرده باشید.من معمولا مدیریت مالی را به سه مرحله تقسیسم میکنم:

۱-گرفتن و سازماندهی اسناد دخل و خرج:مدیریت مالی با جمع اوری تمامی اسناد مالی پولهای حرج شده (خرج ها)و پولهای بدست امده (دخل)اغاز میشود.این به معنی نگهداری و سازماندهی دقیق اسناد خرج ها و رسید ها و رسید های درامد ی است.

۲-وارد کردن این اطلاعات در نرم افزار دفتر داری :

به صورت دوره ای (ماهانه یا روزانه) اطلاعات بدست امده از رسید های دخل و خرج خود را وارد سیستم دفترداری خود کنید. که این سیستم غالبا یک نرم افزار مدیریتی مانند QuickBooks یا MYOB است.

۳-ارایه گزارشات مالی:در نهایت با بروز نمودن اطلاعات وارد شده به سیستم خود میتوانید گزارشاتی مانند گزارش سود و زیان و روند نقل و انتقال پولی را داشته باشید که نحوه انجام کار شما را مشخص میسازد.

این خیلی سخته؟ باز هم تاکید میکنم داشتن یک سیستم کارتان را بسیار متفاوت میکند و با وارد کردن داده ای خود به نرم افزار تقریبا کار بسیار مهم مدیریت مالی را نیزانجام داده اید:یعنی تهیه گزارشاتی که سلامت مالی یا مریضی کسب و کارتان را به شما نشان میدهد.غالبا صاحبان کسب و کار دارای سیستم ضعیفی هستند که به سختی قادرند داده های واردشده خود را بدقت کسب کنندواین کار برای انها بسیار طاقت فرسا میشود چراکه ساعتها وقت خود را صرف جستجوی رسید ها و تهیه گزارشات مالی میکنند و به این ترتیب انها در مرحله وارد کردن داده ها متوقف میشوندو هرگز سراغ گزارش گیری نمیروند. نگذارید این اتفاق برای شما بیافتد زیرا تهیه گزارشات کلید مدیریت مالی کسب و کار شما و اخذ تصمیمات استراتژیک است.

در گزارشات مالی خلاصه داده های سیستم دفتر داری شما به طور خلاصه امده اند تا جوانب مختلف وضعیت مالی را به شما نشان دهد.مثلا در گزارش سود و زیان درامدی به صورت ماهانه مقایسه میشود تا مشخص شود که ایا شما محصولات و خدمات کافی فروخته اید یا خیر و ایا خرج و دخلتان میخواند؟براورد جریان پولی یا نقل و انتقالات مالی اطلاعات مشابه را میدهند اما در انها دیگر منابع درامدی مانند سهم سرمایه ای کارفرمایان یا وام ها نیز گنجانده میشود.همچنین اطلاعات به طریق مشابه نیز سازماندهی میشود تا نشان دهد که ایا زمانبندی درامد شما برای پرداخت به موقع صورت حسابهایتان در ست است یا خیر.

بازدهی

با تهیه گزارشات شما خواهید توانست که روندها و الگو های مالی کسب و کار خود را بشناسید و فرصت های سود ده را رصد کنید. همچنین مانع انحراف کسب و کار و زمین خوردن ان میشوید. در اینجا به چند ین مورد از اثرات انالیز گزارشات مالی در کمک به کسب و کار شما اشاره میکنیم:

-شما میتوانید کالاها و خدمات را به شکل رقابتی تری قیمت گذاری کنید، به صورت موثرتری رشد کنید و هزینه های خود را کنترل نمایید. مثلا میتوانید از هزینه های حمل و نقل یا خدمات برونسپاری که کمکی به افزایش درامد شما نمیکنند کم کنید .

-میتوانید با زمانبندی استراتژیک خرید های خودمالیات ها را کم کنید. و تمامی خرجهای قابل کسر خود را مشخص نمایید.

– شما میتوانید جریان وجوه نقد خود را مدیریت کنید و مطمئن شوید که میتوانید در زمان مناسب صورتحسابهای خود را پرداخت کنید.مدیریت جریان وجوه نقد جزء مهمی از هر کسب و کار است . و اگر این کار را درست انجام ندهید و یا اصلا انجام ندهید، در هنگام پر داخت مالیات ها، عوارض یا هزینه های دیگر با مشکل مواجه خواهید شد. این دقیقا دلیل شکست خیلی از کسب و کار هاست.

در نهایت اینکه اگر تمایل دارید هر چه زودتر کارتونرا شروع کنید،و هنوز نگران چیزهای زیادی هستید که باید در این مدت کوتاه یاد بگیرید،نگرانی را بس کنید.نیازی نیست که یک شبه ره صد ساله را برید. در عمل پیشنهاد من به تمامی صاحبان کسب و کار های کوچک این است که در اغاز کار خودبا یک دفتر دار مجرب یا با یک حسابدار یک یا دو بار مشورت کنند.در مواردی که احساس کم دانش بودن میکنید مشورت با یک متخصص به شما کمک خواهد کرد.همچنین سازمان های زیادی وجود دارند که میتوانند در این رابطه راهنمای شما باشند که به عنوان نمونه میتوان به The Association of Women’s Business Centers و SCORE اشاره نمود.

ترجمه : مدیران ایران