چگونه بودجه را مدیریت کنیم ؟

مدیریت بودجه

این همان جایی است که احتیاط و عمل با وجود اینکه مقصد واحدی دارند، از همدیگر جدا می شوند. باید برای آنها بودجه ایجاد کنید. شکست در انجام این کار به منزله محدود کردن مسیر شغلی تان است.

احتیاط و عمل دو مسیر جدا هستند که به یک مقصد مشترک می رسند. احتیاط می گوید که شما بودجه خود را به نحوی محافظه کارانه مدیریت کنید. یک قانون ساده، همان قانون ۵۲/ ۴۸ است  سعی کنید ۴۸ درصد بودجه خود را خرج کنید و به ۵۲ درصد فروش ها در نیمه نخست سال برسید. مدیریت بودجه رویکرد احتیاطی به شما می گوید که به خود این شانس را بدهید تا به بودجه برسید. از آن مهم تر، قادرتان می سازد تا با بحران های غیرقابل پیش بینی که ممکن است در طول سال پیش بیاید، مقابله کنید. با این کار یک حاشیه اطمینان برای عملکرد خود ایجاد خواهید کرد.

چگونه با جدیت بودجه خود را به دست آورید

• عملکرد این سال خود را مدیریت کنید. اگر امسال بالاتر از سطح انتظار عمل کنید، خط مبنای بالاتری را برای خود تعیین خواهید کرد. برای اینکه مدیر خوبی باشید باید بودجه مورد نظر خود را به دست آورید ولی نباید زیاده روی کنید. اگر امسال کند کار کرده اید، نقد شدن درآمدها را به تعویق انداخته و هزینه ها را جلو بیندازید. با این امر مقدار پاداش سال مالی آتی افزایش می یابد: هزینه های کمتر و فروش سریع تر در مقابل یک هدف معمولی.
• انتظارات از خود را پایین نگه دارید. تمام دلایلی را که می گویند سال بعد از سال کنونی سختتر خواهد بود، شناسایی کنید. بازار بزرگتر خواهد شد و نیروی کاری هم بیشتر از هر زمان دیگری خواهد بود.
• شما واحد خود را بهتر از هر کس دیگری می شناسید؛ همین نقطه مزیتتان خواهد بود. مزود حمله ور شوید. هرچه دیرتر بجنبید کمتر برای مذاکره با وجود خواهد داشت. زود شروع کردن یعنی قبل از اینکه برنامه ریزی رسمی با فرآیند بودجه بندی شروع شده باشد. به محض اینکه نخستین دستورالعمل های برنامه ریزی صادر شد، انتظارات شکل می گیرد و آنگاه جایی برای مذاکره باقی نمی ماند.
• با افراد درست، صحبت کنید. افراد مناسب، همان تصمیم گیرنده ها و تأثیرگذارها هستند؛ از جمله رئیس شما، مدیرعامل و هر گروه برنامه ریزی دیگر.
• پیگیر باشید. سعی کنید تحلیل خود و حقایق منتخبتان را به گوششان برسانید. برنامه ریزها در نهایت به سراغ قربانیان ضعیفتری خواهند رفت.
• مثبت نگر باشید. باید مانند مدیر مثبت نگری جلوه کنید که قهرمانانه بر چالش های پیش روی واحدش چیره شده است. اگر نگرانی وجود دارد به فاکتورهای خارجی مربوط می شود. دنیای بیرون یک مشکل است. راهکار آن شمایید.

پنج تست مدیریت بودجه

1. فرضیات اصلی چه هستند؟ اعداد تنها بازتابی از پیش فرض ها هستند؛ پس فرضیات را تست کنید نه اعداد را. این امر عموما توسط مدیرانی که تمایل دارند درباره کم یا زیاد بودن بودجه بحث کنند، نادیده گرفته می شود. این یک بحث احساسی است که تنها با تست کردن فرضیات اصلی رفع می شود.
2.  چگونه می شود آن را با سال قبل مقایسه کرد؟ این همان جایی است که به یک مشکل جدی تبدیل می شود، ولی باید به تاریخچه واحد و تمام شرایط خاص آن واقف باشید. مدیران جدید این تاریخچه را نمی دانند و از این رو بیشتر از دیگران در معرض بازی خوردن قرار می گیرند.
3. در بازار چه خبر است؟ بودجه ها طبق تعریف اسناد داخلی هستند. یکی از وظایف شما پیوند دادن تصورات داخلی با واقعیت های بیرونی بازار است. اگر فروش و سهام شما در حال کاهش هستند، منابع انسانی و فناوری اطلاعات نیز باید سهم خود را از این مسئله داشته باشند.
4.  بازدهی در حال افزایش است یا کاهش؟ بازدهی، میزان کار انجام شده را نسبت به میزان منابع استفاده شده اندازه گیری می کند. حتی واحدهای پشتیبانی مانند منابع انسانی و فناوری اطلاعات هم باید سنجه هایی برای بازدهی تعریف کنند. قطعا این امر مستلزم قضاوت های مدیریتی است ولی مدیران برای همین حقوق می گیرند که قضاوت داشته باشند و از آن استفاده کنند.
5.  چه بر سر هزینه های واحد می آید؟ هزینه های هر واحد را اعم از هزینه هر کارمند یا هزینه هر تن مواد خام کنترل کنید، فرضیات ساده انگارانه ای را که ایجاد شده اند به چالش بکشید.

مشکل این رویکرد این است که شما را در مرکز سیبل فشارهای آخر سال قرار میدهد. فشارهایی که هم زمان با عید سال نو خود را نشان می دهد ولی هدیه ای با خود به همراه ندارد. این فشارها اتفاق می افتد زیرا برخی از واحدها بیش از حد خرج کرده و یا چیزی را که وعده داده اند، محقق نکرده اند و لذا همه باید فشرده شوند تا این کسری جبران شود. زمانی که آخر سال فرا می رسد، دیگر زمانی برای رسیدن به رقبا وجود ندارد، بنابراین تنها واکنش واقع گرایانه به این فشارها کاهش هزینه هاست. مانند همیشه، صرفه جویی های کوتاه مدت به هزینه های بلندمدت تبدیل می شوند

بنابراین به روشی نیاز دارید که شما را در مقابل این رویداد بیمه کند. رویکرد عمل گرایانه به مدیریت بودجه چیزی مانند ۵۳ / ۵۱ است. هدف این رویکرد آن است که از فروش ها و خروجی ها در صورت امکان پیشی بگیرید. اگر بتوانید در نیمه نخست سال به ۵۳درصد اهداف خود دست یابید، شروع خوبی است ولی به روشی برای حفاظت از مخارج خود نیز نیازمند هستید. از آنجایی که می دانید بودجه شما در آخرسال فشرده می شود، منطقی به نظر می رسد که در سه ماهه آخر سال، هیچ آیتم مخارج احتیاطی باقی نگذاشته باشید. در عمل این بدان معناست که جلوتر از منحنی خرج کنید ولی به صورت انتخاب شده. این کار محتاطانه نیست ولی منطقی پشت آن هست و عمل گرایانه است. برای نمونه: و سرمایه گذاری های ضروری را ابتدای سال انجام دهید. این امر ممکن شامل آزمون بازارها، مخارج مربوط به تکنولوژی، تحقیقات بازار و غیره باشد. آنها را از فهرست فشارهای آتی حذف کنید.

آیتم های احتیاطی را که دوستشان دارید زود خرج کنید. اگر می خواهید اعضای گروهتان در یک کنفرانس خاص شرکت کنند آن را به سه ماهه آخر سال موکول نکنید.

تا جایی که می توانید به بودجه متعهد بمانید. اگر برنامه تبلیغات دارید، اطمینان حاصل کنید که مخارج رسانه ای پرداخت خواهد شد. تبلیغات از آن دسته اهداف نرمی هستند که رئیس رؤسا نمی دانند کم کردن بودجه آن می تواند برند شما را از پای در آورد. و یک بودجه اطمینانی تشکیل دهید.

از آنجا که می دانید بودجه ها در آخرسال فشرده می شوند، پیشاپیش بدانید کجا چربی وجود دارد که باید آن را زدود. کارهای ساده ای مانند به تعویق انداختن استخدامها می تواند ذخایری را برای شما بسازد که آنها را در وقت مناسب عرضه کنید. در نهایت یادتان باشد زمانی که بودجه نهایی شد وارد یک قرارداد با رئیس خود میشوید.

باید به تعهدات خود عمل کنید. مسائل مربوط به بودجه ها بسیاری از نگرانیها، فشار و اندوه مدیریت را با خود دارد. سعی کنید بودجه خود را به خوبی و از روز اول مدیریت کنید تا سال را با ناراحتی و اندوه به پایان نبرید. اگر دارید از بودجه عقب می افتید، خیلی سریع عمل کنید. هزینه ها را به سرعت کم کنید. هرچه بیشتر آن را به حال خود رها کنید، شکاف تجمعی آن بیشتر شده و زمان کمتری برای بهبود آن خواهید داشت. هرچه زودتر به بحران بودجه ای خود بپردازید، کوچکتر خواهد شد.

مدیران ایران

مدیریت بودجه