مدیریت ریسک در دومین ضیافت مدیران ایران

پشت صحنه‎ها و مدیریت ریسک در دومین ضیافت مدیران ایران برای ما آموزنده بود. این ضیافت که روز هفدهم مهرماه ۹۳ برگزار شد، سعی کرده بودیم به موارد مختلفی برای برگزاری بهتر فکر کنیم. نتیجه این فکرها و برنامه‌ریزی‌ها و آنچه پیش آمد را تحت عنوان ربسک ها و مدیریت آنها با شما به اشتراک می‌گذاریم.

۱ – ریسک اول – احتمال وجود هوای بارانی:

اولین مشکلی که داشتیم، امکان بارندگی شدن هوا بود. زمان برنامه را از یک ماه قبل قطعی کرده بودیم و طبق تجربیات گذشته، اواسط مهرماه وقت بارندگی نیست، ولی وقتی به روز موعود نزدیک‌تر می‌شدیم، هوا به سمت پاییزی و بارانی شدن میل بیشتری پیدا می‌کرد. با توجه به اینکه فضای باز برای نشستن میهمانان در نظر گرفته شده بود، باید فکری می‌کردیم. سایت‌های هواشناسی را چک کردیم و خبر از بارندگی بعد از مراسم را دادند که باعث دلگرمی‌مان شد ولی نمی‌توان به پیش‌بینی‌ها به‌صورت کامل اعتماد کرد.

عوض کردن محل برگزاری مراسم، اولین گزینه‌ی پیش رو بود، ولی با توجه به تبلیغات و قولی که داده بودیم، نمی‌شد این کار را کرد. در نتیجه چند چتر بزرگ برای فضای باز آماده شد و همین‌طور یک سالن بزرگ هم که برای صرف شام آماده شده بود، جایگزین بعدی برای وقوع بارندگی شد.

۲ – ریسک دوم – احتمال پیدا نکردن آدرس:

محل برگزاری ضیافت دوم، خانه‌ای قدیمی منسوب به عمه ناصرالدین‌شاه و در حوالی میدان امام خمینی بود. کوچه‌های تودرتو باعث سردرگمی حضار می‌شد. آدرس دقیق را به همراه نقشه و مختصات جغرافیایی برای حضار ارسال کرده بودیم. راه‌های رسیدن با وسیله شخصی و مترو هم توضیح داده شده بود. در روز ضیافت یک پیامک حاوی آدرس برای حضار ارسال شد. در کنار ایستادن پارکبان و راهنما در خیابان، بنرهایی هم چاپ کردیم و در مسیر نصب کردیم. بعداً خیلی‌ها گفتند با همین بنرها توانسته بودند راحت‌تر محل را پیدا کنند.

۳ – ریسک سوم – از کار افتادن میکروفون:

نمی‌دانم شنیده‌اید یا نه… باطری‌های چینی که در بازار پر شده است، خیلی وقت‌ها سخنرانانی که با میکروفون بی‌سیم صحبت می‌کنند را غافلگیر کرده است. مجموعه‌ی خانه فرهنگ بازار که با مدیریت جناب آقای امیری اداره می‌شد، به این مورد برخورد کرده بود و در کنار باطری اضافه، میکروفون اضافه هم آماده کرده بود که البته نیاز نشد. ولی بودنش باعث آرامش بود!

۴ – ریسک چهارم – از کار افتادن بلندگوها:

نمی‌توان به مسائل فنی به‌طور کامل اعتماد کرد. هرلحظه ممکن است مشکلی برای سیستم‌های الکترونیکی پیش بیاید. بلندگوها هم از این قاعده مستثنا نیستند. نگهداری بلندگوی اضافه، این آرامش را به ما می‌داد که اگر مشکلی پیش بیاید، به‌راحتی قابل‌رفع است. برای نورپردازی هم همین کار را انجام دادیم و با داشتن پروژکتور اضافه، خیالمان از نور کافی هم راحت شده بود.

۵ – ریسک پنجم – نبودن ماشین برای بازگشت مهمانان:

خیلی از مهمانان بدون ماشین می‌آمدند و باید برای بازگشت آن‌ها فکری می‌کردیم. در محله‌ای که خیلی منزل مسکونی نیست، آژانس شبانه‌روزی هم زیاد پیدا نمی‌شود! از آژانس تهران (۱۳۳) به‌عنوان گزینه اول و یک آژانس دیگر در کمی دورتر (به‌عنوان ذخیره) استفاده کردیم.

۶ – ریسک ششم – دزدی از ماشین ها:

با توجه به موقعیت محل، احتمال دزدی از ماشین حضار را می‌دادیم. پارکبان را برای همین خواسته بودیم که مواظب ماشین‌ها باشد. با حضور پارکبان، این خطر هم از بین رفت.

ضیافت مدیران ایران هم مانند هر برنامه دیگری با ریسک ها و مشکلاتی همراه بود، ولی با برنامه‌ریزی‌ها، با حضور گرم میهمانان ارجمند و به لطف خدا، به‌خوبی و با موفقیت برگزار شد و خوشحالیم که توانستیم قدم دیگری برای برقراری ارتباطات مؤثر کاری بین مدیران توانمند سرزمینمان برداریم.

شاهین شاکری | ندا مفاخری – مدیران ایران