نظریه بروکراسی (Bureaucracy Theory) چیست؟

نظریه بروکراسی(Bureaucracy Theory) از جمله رهیافت های سنتی به مدیریت محسوب می گردد. ماکس وبر (weber) جامعه شناس و روشن فکر آلمانی، بیشتر آثار خود را در اواخر قرن نوزدهم میلادی منتشر کرد. با وجود این تا سال ۱۹۲۰ که آثارش به زبان های دیگر ترجمه شد، ناشناخته ماند.نظریه های وبر عمدتاً حالت توصیفی داشت.وی بر این مسئله اساسی که چگونه می توان ساختار سازمان ها را به طور مناسبی طراحی کرد، توجه داشت.افکار و نظریات وبر تأثیر عمده ای بر رشته های مدیریتی و جامعه شناسی داشت. دولت وقت آلمان موضوع ویژه مورد مطالعه وبر بود. وی بر این باور بود که افراد به دلیل موقعیت اجتماعی خاص و وجهه و اعتبارشان اقتدار می یابند و در منصب های اصلی و مهم ساختار اجتماعی آلمان قرار می گیرند نه به دلیل توانایی ها و شایستگی هایشان.به همین دلیل مدعی بود که سازمان ها با همه ظرفیت و توان خود کار نمی کنند. بنا بر این باید شکل جدید از سازمان را طراحی کرد که به حل این موضوع کمک کند.

در عمق تفکر وبر مفهوم بروکراسی قرار دارد : یعنی شکل سازمانی مطلوب که به طور منطقی طراحی گردد، بسیار کارا باشد، از اصول و منطق و نظم پیروی کند و بر مبنای اختیار مشروع بنا نهاده شده باشد.

از جمله ویژگی های خاص بروکراسی وبر میتوان به موارد ذیل اشاره کرد :

• تقسیم کار روشن: مشاغل به خوبی تعریف می شوند و کارکنان به خوبی در آن ها مهارت می یابند.
• سلسله مراتب اختیارات روشن: اختیار و مسئولیت برای هر منصب به خوبی تعریف می شود و هر مقامی به مقام بالاتر از خود گزارش می دهد.
• قواعد و رویه های رسمی: دستورالعمل های مکتوب رفتارها و تصمیم ها را هدایت می کند و سوابق پرونده ها به طور مکتوب نگهداری می شود.
• برخورد غیر شخصی: قواعد و رویه ها به طور یکسان و بدون استثناء در مورد همه رعایت می شود و با هیچ کس برخورد ویژه صورت نمی گیرد.
• مسیر ترقی مبتنی بر شایستگی: انتخاب و ارتقاء کارکنان بر مبنای توانایی عملکرد آن ها صورت می گیرد.

وبر بر این باور بود که سازمان ها در حالت بروکراسی بهتر عمل می کنند و از منابع نیز به طور کارا استفاده می شود و عدالت و انصاف در برخورد با کارکنان و ارباب رجوع رعایت می گردد. وبر بر این باور بود که سازمان اداری کاملا بروکراتیک، از دید صرفاً فنی، سازمانی است که توان رسیدن به بالاترین سطح را دارد و از نظر دقت و ثبات و رعایت انضباط و قابلیت اعتماد بر هر نوع دیگری از سازمان برتری دارد. در واقع بروکراسی قابلیت پیش بینی رفتار افراد سازمان را افزایش می دهد و هم ار حیث کارایی زیاد و هم از حیث قلمرو و عملیات بر انواع دیگر سازمان برتری دارد و به طورکلی برای انجام هر نوع کار اداری قابل استفاده است.

نظریه X و Y از جمله رهیافت های منابع انسانی به مدیریت است. داگلاس مک گریگور با تأثیر پذیری شدید از مطالعات هارتون و نظریه مزلو، در کتاب معروف خود تحت عنوان بعد انسانی سازمان، این نظریه را ترویج کرد که مدیران باید توجه بیشتری به نیاز های اجتماعی و خود شکوفایی افراد در محیط کار داشته باشند. مک گریگور در نظریه دو ساحتی در مورد انسان، برداشت ها، طرز تلقی ها و نگرش های مدیران را در مورد انسان به دو گروه تقسیم کرده است. وی برای اجتناب از پیش داوری افراد در مورد این دو گروه آن ها را با دو حرف X و Y مشخص کرده است.

به طور کلی مفروضات نظریه X عبارتند از :

• بیشتر انسان ها ذاتاً تنبل و از کار بیزارند.
• بیشتر انسان ها از قبول مسئولیت گریزانند و ترجیح می دهند تحت هدایت دیگری قرار گیرند.
• برای انگیزش انسان ها باید از مشوق های مادی و اقتصادی و ایجاد امنیت استفاده کرد.
• قابلیت نوآوری و خلاقیت برای حل مسائل فقط در تعداد محدودی از افراد یافت می شود که به مشاغل مدیریت و رهبری می پردازند.
• بیشتر مردم باید تحت کنترل دقیق قرار گیرند؛ زیرا معمولا افراد از علاقه کافی برای انجام کار برخوردار نیستند.

در حالی که مفروضات نظریه Y عبارتند از :

• کار به طور طبیعی مانند بازی است.
• معمولا افراد مسئولیت پذیرند و با اشتیاق به دنبال پذیرش مسئولیت هستند.
• اگر افراد به کار خود علاقمند باشند، به طور مناسبی برانگیخته می شوند.در واقع احساس رضایت درونی بهترین پاداش برای افراد است و شیوه خود کنترلی مؤثر تر از کنترل توسط دیگران است.
• قابلیت خلاقیت و نوآوری برای حل مسائل، به طور طبیعی بین جمعیت انسان توضیع شده است.
• کنترل را می توان به خود افراد واگذار کرد.در واقع شیوه خود کنترلی مؤثر تر از کنترل توسط دیگران است.

مدیران ایران