پرورش شبکه ی ارتباطی حرفه ای

پرورش شبکه ی ارتباطی حرفه ای  مهم ترین مهارت یک مدیر موفق در عصر حاضر است .در یک شبکه توسعه یافته سعی میشود افرادی که در قاعده هرم شبکه به عنوان “گزینه های موجود” شناخته میشوند به سطوح بالاتر هرم بروند و به افراد مرتبط تبدیل شوند. در این مرحله یک شبکه ساز موفق درگیر برقراری و توسعه ارتباطات با افراد میگردد. انجام این امر مستلزم این است که شیوه های مناسبی برای ارائه کمک ها و حمایت های خود به دیگران انتخاب نموده و راه و روش منظم و سازمان یافته ای برای حفظ و توسعه شبکه سازی پیش گیریم.

کانال های مناسب و فرصت ها

شاید فکر کنید هنگامی که با افراد زیادی تماس گرفتید کارت های ویزیت آنها را جمع آوری واطلاعات آنها را تکمیل نمودید و بالاخره تعداد افرادی را که با آنها در ارتباط هستید ، به طور قابل ملاحظه ای افزایش دادید قسمت سخت کارتان در شبکه سازی انجام شده است. اگر چه باید این حقیقت را پذیرفت که شروع عر کاری سخت تریت بخش آن کار می باشد ، اما شبکه سازی موفق هنگامی شزوع میشود که شما افراد “مرتبط” زیادی در شبکه خود داشته باشید و سطح ارتباط خود با آنان را توسعه دهید. پرورش با توسعه شبکه به معنای پیدا کردن راه هایی برای حمایت و کمک به افراد مرتبط در شبکه است. که با عبارت زیر سرح داده می شود :

“چقدر خوب و چه اندازه می توانید روحیه متقابل ارائه دادن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات را ایجاد نمایید”

در جستجوی فرصت های غیر معمول

بخش مهمی از مرحله پرورش یا توسعه شبکه از طریق راه های غیر متدوال انجام میشود البته این امر بدین علت نیست که راه های مرسوم و متداول برقراری ارتباط و انجام پیگیری ها فایده ای ندارد و جواب نمی دهد. بلکه به خاطر این است که کارهای متداول را همه انجام میدهند . مثلا فردی که با شما ارتباط دارد ، انتظار تماس تلفنی ، نامه و یا دریافت یادداشت تشکر از شما را دارد، لذا این کارها را انجام دهید ، زیرا برای هر دو طرف خوب و مفید است اما راه های متفاوتی نیز برای توسعه ارتباطات وجود دارد . استفاده از این راه ها به ویژگی های افراد ،احتیاجات و مشکلات آنها بستگی دارد یک مثال ساده این نکته را بهتر روشن میکند.

شاید این مطلب برای شما مفید باشد!

پرسش هایی که به ارتباطات جدید منجر می شود

از کل به جزء

شما با یکی از افراد شبک ملاقات میکنید که کسب و کار کوچکی دارد (فرض میکنیم که لوازم کامپیوتر می فروشد) او نظرات و درد دل هایی در مورد تجارت کوچکش دارد که شامل مواردی است که از آنها لذت می برد و یا باعث ناراحتی اش می شوند (مانند گردش نقدینگی، پرداخت به موقع مشتریان ، فصلی بودن تجارت ، برگشت کند سرمایه ، کم بودن مشتریان و..).هنگام صحبت با این افراد نکته مهم این است که بتوانیم نکات عمومی و گفتگوهای روزمره را ازآنچه به عنوان نکات جزئی تر و خاص تر مطرح می شود( مسایلی که باعث ناکامی هاست و یا مشکلاتی است که باید حل شوند) تفکیک کنیم. ممکن است این فروشنده ضمن گفتگو بیان نماید که برای افزایش مشتریان ،میخواهد خدمات جدیدی مثل تعمیرات کامپیوتر را نیز ارائه نماید.. توجه به این نکته باعث می شود تا شما در میان افراد شبکه به افرادی که دارای توان تعمیر کامپیوتر هستند فکر کنید و آنها را به او معرفی کنید.

ارتباطات بلند مدت

شبکه سازی موثر یک فرایند اتفاقی و مقطعی نیست و به سازمان دهی خاصی نیاز دارد . بنابراین ، اگر بخواهید سطح ارتباط با اعضای شبکه را ارتقاع دهید و افراد مرتبط را به شرکای اصلی شبکه تبدیل کنید باید تلاش ها ،فعالیت ها و پیگیری هایتان سازمان یافته تر باشد.

چند هفته پس از شروع فعالیت در امر شبکه سازی ، شما تعداد زیادی کارتهای ویزیت و سایر اطلاعات افراد را خواهید داشت.اگر این اطلاعات به صورت نامرتب و بی نظم برروی میز کار قرار گیرد و یا به صورت بسته ای در آید که دور آن با کش بسته شده ، فعالیت شما در پیگیری امور شبکه کارا و موثر نخواهد بود و در برخی مواقع نیز ممکن است اصلا نتوانید ارتباطی را پیگیری نمایید.

سازمان یافته بودن باید عادت شما شود

ذخیره منظم اطلاعت شبکه و نگهداری آنها در یک سیستم باید همانند مسواک کردن دندان ها به صورت عادت روزانه شما درآید. عادت ها وقتی شکل میگیرند که شما کاری را در مدت زمان طولانی انجام دهید واین کار در ضمیر ناخود آگاهتان شکل گیرد. در نتیجه باید گفت که لازم است شما متعهد شوید کخ اطلاعات شبکه را حداقل برای مدت چند هفته به شکل صحیح وارد کامپیوتر (و یا بایگانی غیر کامپیوتری خود) نمایید.

پس از آنکه شیوه مناسبی را برای باسگانی و سازمان دهی کارت های ویزیت کاغذ های یادداشت و سایر اطلاعات پیدا کردید آنگاه میتوانید در مورد چگونگی سازماندهی این اطلاعات فکر کنید تا کارها و پیگیری ها هر چه ساده تر و سریع تر انجام گیرند.

اگر چه امروزه بسته های نرم افزاری زیادی برای مدیریت ارتباطات در دسترس می باشد که چندان گران هم تیستند اما شما میتوانید حتی با یک سیستم دستی ساده مثل دفترچه تلفن و یا پوشه هایی طبقه بندی شده نیز این کار را به شکل مناسب انجام دهید.

دفتر یادداشت روزانه برای ثبت فوری اطلاعات

از هر سیستمی که برای نگهداری اطلاعات شبکه استفاده کنید ،اولین گام شما یکسان خواهد بود. هنگامی که فردی رابرای اولین بار ملاقات میکنید و مایل هستید که مجددا با او در ارتباط باشید ،بلافاصله اطلاعت و مشخصات او را در دفتر یادداشت خود بنویسید ، حتی اگر فکر میکنید ارتباط بعدی شما یک ، سه و یا حتی شش ماه بعد می باشد ، این کار را حتما همان روز انجام دهید. این امر باعث می شود که شما از ارتباطات روزانه و یا هفتگی خود یک لیست داشته باشید و بتوانید بر اساس آن اولویت های کاری خود را مشخص نمایید. هیه این لیست به شما امکان میدهد تا کارهایی را که پیگیری نموده و به انجام رسانده اید ، علامت و یا خط بزنید (و یا این امکان را برای شما فراهم می سازد که اقدامات بعدی را که برای پیگیری کار در سطوح بالاتر مورد نیاز می باشد مشخص کنید).

استفاده از سیستم برای پیگیری ارتباطات

اگر سیستم مناسبی را برای نگهداری اطلاعات شبکه ایجاد نمایید ،استفاده از آن آسان خواهد بود . به عنوان مثال شبکه سازهای با تجربه اغلب از نرم افزار های خاص برای برقراری و ثبت ارتباطات روزانه و یادداشت برداری استفاده میکنند. این سیتم های کامپیوتری می توانند سایر اطلاعات افراد مانند تاریخ تولد ،سالگرد ازدواج و .. را نیز ذخیره اعلام و یاد آوری نمایند. این کار کمک میکند تا مطمئن شویم اطلاعات لازم برای برقراری ارتباطات مجدد فراموش نخواهند شد. شبکه سازهای با تجربه برای سهولت در پیگیری ها از سایر ابزار های ارتباطی مانند یادداشت های تشکر آماده و کارت ویزیت نیز به خوبی استفاده می نمایند. رزومه شخصی آنها همیشه برای ارائه آماده است.آنها حتی پاکت های تمبر زده شده و آماده برای ارسال اطلاعات ضروری را همواره در دسترس دارند! تمام اینها بدین معناست که “پیگیری حرفه ای تر و سریع تر” به صورت اجتناب ناپذیر هر کسی را تحت تاثیر قرار می دهد.

فرآیند کشف

اگر میخواهید از پیگیری های خود نتایج خوبی کسب نمایید ، لازم نیست حتما یک شبکه ساز مجهز به جدیدترین نرم افزار های ارتباطی باشید ،بلکه مهم ترین کار این است که برای خودتان ، یاد داشت های خوبی داشته باشید و آنها را به نحوی بایگانی نمایید که برای شما مفید باشد و همیشه بتوانید در میان آنها جستجو و پیگیری نمایید.اگر اجازه دهیم که ارتباط ما با افراد شبکه قطع شود ، آن هم تنها به این دلیل که کارت های ویزیت آنها را گم کرده ایم و نتوانسته ایم با آنها تماس بگیریم مجبور هستیم همواره دوباره کاری و صرف زمان و هزینه های مجدد را بپذیریم . رابین هندرسون میگوید :” تا آن هنگام که زمان لازم را برای پیگیری ارتباط با یک فرد اختصاص ندهید ، کشف نخواهید کرد که این ارتباط چقدر میتواند مهم باشد و به عنوان یک فرصت چه منافعی در آن نهفته است”.این فرایند کشف برای هردو طرف ارتباط بسیار مهم است ،زیرا این فرایند مشخص می نماید که این ارتباط چه اندازه می تواند برای هر یک از دو طرف مفید باشد (البته اگر به این نتیجه برسید که این ارتباط نمیتوانید مفید باشد میتوانید وقت خود را صرف موارد بعدی نمایید). برخی از سوالاتی که در فرایند کشف به شما کمک میکند در صفحه بعد آمده است.

پرسش هایی که به ارتباطات جدید منجر می شود

• چه کسی را میشناسید که………….؟
• به کجا خواهید رفت اگر بخواهید ……………….؟
• اگر شما به جای من بودید چه میکردید؟
• آیا شما مسیری را میشناسید که من بتوانم دنبال کنم؟
• گام های بعدی را چگونه بر میدارید؟
• فکر میکنید چه نوع افرادی میتوانند به من کمک کنند؟
• شما چه توصیه ای دارید؟
• شما چه کسی را میشناسید که افراد زیادی را بشناسید و بتواند با آنها تماس بگیرد؟
• چه ابزاری را به عنوان بهترین وسیله دستیابی برای پیدا کردن شخصی میدانید که………..؟
• آیا شما در این زمینه با فرد مناسبی ارتباط داری که من هم بتوانم به او زنگ بزنم؟

دیده و شناخته شوید

باید دیده و شنیده شوید یعنی تا آنجا که می توانید و فرصت میکنید در اجتماع حضور داشته باشید و با دیگران ارتباط برقرار کنید. اگر چه برخی از کارهای شبکه میتواند از طریق تلفن صورت گیرد، اما سعی کنید برای بیشتر کارها بیرون بروید ودر جلسات ، گفتگوها ، اجتماعات ، انجمن ها و باشگاه ها شرکت کنید. البته قبلا هم گفتیم افراد شخصیت های متفاوتی دارند و لزوما همه علاقمند به چنین حضوری در اجتماع نیستند. البته نیازی نیست که شما در هر مجلس و محفلی مرکز توجه دیگران باشید. بلکه حضور اجتماعی صرفا اینامر را پیشنهاد میکند که شما به طور منظم و فعال در گردهمایی های اجتماعی حضور پیدا کنید و افرادی را که میتوانند در پیشرفت شبکه شما کمک کنند پیدا و ملاقات نمایید.

همه مثل هم هستیم

دیدیم برای کسب فرصت های خوب برای توسعه شبکه ،لازم است افراد شبکه ، یکدیگر را به هر دلیلی ملاقات نمایند . اما ممکن است شما در یک مهمانی یا جلسه حضور داشته باشید ولی نمیدانید که چگونه سر صحبت را با دیگران باز کنید ، فراموش نکنید بسیاری از افراد دیگر نیز وضعیت شمارا دارند ، بنابر این طبیعی است که آنها از هر کسی که با کمی اعتماد به نفس جلسه و صحبت را به دست میگیرد سپاسگذاری خواهند کرد.       به خاطر داشته باشید که شما آنجا حضور دارید تا نظرات و توانمندی های خود را ارائه نمایید ، نه اینکه صرفا ببینید که دیگران چه توانایی هایی دارند.

در جستجوی گردهمایی های جالب

به غیر از باشگاه ها ، انجمن ها و جلساتی که موضوعات آنها مورد علاقه شما هستند ، رویدادهای دیگری نیز وجود دارند که یکی از اهداف اصلی و یا جانبی آنها کمک به مقاصد شبکه سازی است. به عنوان مثال بسیاری از کنفرانس ها ، سمینار ها و برنامه های سخن رانی ممکن است فقط یک یا دو سخنران اصلی داشته باشند و بقیه زمان جلسه و پذیرایی ها اغلب صرف شبکه سازی آگاهانه و مبادله کارت های ویزیت و سایر اطلاعات میگردد. چنین گر همایی ها و جلساتی به شکل های مختلق تبلیغ و اطلاع رسانی می شوند ، تنها کافی است که در مسیر این تبلیغات قرار گیرید(جستجو در اینترنت ، عضویت در گروه های خبری ، مطالعه نشریات و روشورها با دقت بیشتر ..) حتی خود شما میتوانید این گونه جلسات را راه اندازی کنید.

تلاش جهت حضور فعال

در کنار گرد همایی های اجتماعی و عمومی ، بسیاری از افراد به دلایل و یا علایق شخصی شروع به شبکه سازی می نمایند. این علایق هر چه می تواند باشد اما به هر حال باعث میشود که گروهی از افراد دور هم جمع شوند و انجمن ها و مجامعی را به وجود آورند. متاسفانه بسیاری از افرادی که حتی با پرداخت شهریه به باشگاه ا ، انجمن ها و گروه های خاص مورد علاقه خود می پیوندند در جلسات آنها شرکت نمیکنند و یا فقط سالی یک بار در جلسات شرکت میکنند . در یک شبکه سازی موثر این نحوه ی حضور کمکی نخواهد کرد. حتی اگر این گونه جلسات به شکل کسال آوری برگزار شود باز هم فرصتی خواهد بود که شما در آنها با یک یا چند نفر آشنا شوید و از طریق آنها نیز با افرادی که آنها میشناسند ارتباط پیداکنید و این امر میتواند برای شما مفید و موثر باشند. بنابراین اگر شما به هر نوع اجتماع و گروه مورد علاقه تان می پیوندید لازم است که به طور منظم در گردهمایی های آن نیز شرکت کنید. شاید این امر در ابتدا کمی سخت باشد ولی یک شبکه ساز خوب بایستی در کارش پرتلاش باشد.

در گروه نقش فعال داشته باشید

ممکن است که امور و اهداف گروهی که شما عضو آن هستید بدون مشارکت فعال شما نیز به خوبی پیش برود اما شما باید در گروه نقش فعال داشته باشید و در شکل دادن امور گروه سهیم باشید. شما میتوانید کمک کنید تا فعالیت گروه محتوا و شادابی بیشتری داشته باشد ،افراد بیشتری را به گروه جذب نموده و یا آن قدر ظرفیت و تاثیر گذاری خود را در گروه بالا ببرید که بتوانید به عنوان کانون و محور آن در آیید. شما حتی می توانید فعالیت خود را در گروه با ارائه سخنرانی و نوشتن مقالات چشمگیرتر نمایید . این فعالیت ها در صورتی امکان پذیر است که شما علاوه بر اعتماد به نفس ، به موضوع فعالیت گروه علاقه و تمایل داشته باشید. مشارکت فعال ، باعث میشود که تجربه و تخصص شما افزایش یافته و این امر یک پایه و اساس عالی برای افزایش کیفیت شبکه شما خواهد بود.

اثر مارپیچی شبکه سازی

تغییرات شبکه سازی ، تغییرات بلند مدت و پیشرونده و نشانگر یک هم افزایی کلی در راه شبکه سازی می باشد. اگر شما یک شبکه ساز موثر باشید افرادی جذب شما می شوند و آنها نیز مسیر های جدیدی را برای شما باز می نمایند یعنی نه تنها خواستار کمک و همیاری شما می باشند ، بلکه فرصت هایی را نیز پیشنهاد می نمایند ، زیرا این افراد اطمینان دارند که شما این فرصت ها را دنبال نموده و از عهده آنها بر می آیید و احتمالا چنین امری متقابل خواهد بود. این کار باعث می شود که یک اثر مارپیچی مثبت و روبه بالا به وجود آید.

منبع: کتاب کلید طلایی ارتباطات – مدیران ایران