پروژه‌های هندونه‌ای

«پروژه‌های هندوانه‌ای» به پروژه‌ هایی گفته می‌شود که ظاهرن سبزند ولی از داخل سرخ هستند. بگذارید ببینیم اصلن چرا این پدیده اتفاق می‌افتد و با چند نوع از هندوانه‌ها آشنا بشویم. در خیلی از شرکت‌های بزرگ، برای مدیریت عالی این امکان وجود ندارد که در جریان جزئیات همه پروژه‌ها باشد. برای همین آنها فقط به نمایشگرها نگاه می‌کنند تا وقت خودشان را بهتر هزینه کنند. خیلی وقت پیش، کسی تصمیم گرفت پروژه‌ها را به شکل علامت راهنمایی رانندگی در بیاورد و آنها را قرمز و زرد و سبز صدا کند. قرمز بودن پروژه به این معناست که مدیر باید در پروژه شیرجه بزند و در مورد آن تحقیق کند. به همین دلیل، کمتر مدیر پروژه‌ای پیدا می‌شود که بخواهد پروژه ی خود را قرمز نشان بدهد، حتا اگر واقعن در حال آتش سوزی باشد. در واقع آنها احساس می‌کنند اگر مدیر ارشد پروژه ی قرمزی از آنها ببینید باید از فردا صبح به دنبال کار جدیدی باشند. همین مساله باعث شده که مدیران پروژه همیشه بگویند پروژه‌شان سبز یا در بدترین حالت زرد است.

پروژه‌ها به همین دلیل در پشت رنگ بهتری پنهان می‌شوند و تیم پروژه آرزو می‌کند قبل از اینکه کسی متوجه بشود پروژه به حالت بهتری تغییر جهت بدهد و اوضاع بهتر بشود. پس آنها پروژه‌های قرمز را در پوسته‌ای سبز قرار می‌دهند و نفس خودشان را در سینه حبس می‌کنند. به کلام دیگر، پروژها را به هندوانه تبدیل می‌کنند.

انواع هندوانه
راه‌های بسیاری وجود دارد که مدیر پروژه بتواند پروژه‌ی خود را خوب نشان بدهد. بعضی از این راه‌ها به کمک دروغ و فریب است ولی دست این روش‌ها زود رو می‌شود. راه‌های دیگری که گرفتن
مچشان سخت‌تر است آنهایی هستند که آنچه تیم می‌داند با آنچه گزارش می‌شود متفاوت است. اگر خیلی دقیق نگاه کنید یا در واقع هندوانه را قاچ کنید، می‌توانید مشکل را پیدا کنید.

۱. تغییر در محدوده، تغییر در ارزش
تغییر در محدوده‌ی پروژه همیشه اتفاق می‌افتد و کاملن هم طبیعی است. زمان‌ها تغییر می‌کنند و ویژگی‌های خروجی کم و زیاد می‌شوند. پروژه‌ها در طول عمر خود بارها تغییر محدوده می‌دهند. ممکن است این تغییرها تاثیر درخشانی بر روی محصول نهایی داشته باشد. اما ممکن است که خلاف این هم بشود.
خیلی از مدیران پروژه معیارهایی برای حرکت روی زمان و بودجه دارند ولی چیزی که معمولن دیده نمی شود لیست ویژگی‌هایی است که خروجی پروژه باید حتمن داشته باشد. وقتی پروژه از زمان عقب افتاد و زرد شد، خیلی راحت می‌توان یکی از قابلیت‌ها را از محصول نهایی کم کرد و با این کار به سبز برگشت. گاهی تیم پروژه ویژگی‌های کلیدی محصول را هم به فاز بعدی پرتاب می‌کند، به جایی که حتا شاید پولی به اجرای آن نرسد.
در این حالت تیم گزارش می‌کند که روی زمان و بودجه هستند ولی محصولی که در پایان تحویل می‌دهند دچار مشکلات اساسی است. بیشتر نمودارهای هزینه و کار و زمانبندی نشان می‌دهند که وضعیت خوب است اما اقلام قابل تحویل در حال آسیب دیدن هستند. هندوانه تولید می‌شود.

۲. همه می‌دانند که این به جایی نمی‌رسد
مدیران پروژه عاشق اندازه گیری و سنجیدن چیزها هستند. آنها بسیاری از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را بررسی می‌کنند تا موفقیت پروژه را تضمین کنند. یکی از عادت‌های مدیران پروژه اینست که بگویند این هفته مثلن ۳۴% پیشرفت داشته‌ایم و هفته‌ی بعد به ۳۸% می‌رسیم. یکی از مزایای مدیریت پروژه چابک این است که شما را از شر این ادبیات راحت می‌کند. در چابک یک کار یا انجام شده یا نشده است و این کمک می‌کند که نوع جدیدی از هندوانه ایجاد نشود.
پیشرفت ۸۰% از ۱۰ وظیفه با پیشرفت صد در صد ۸ تا از آن ۱۰ وظیفه متفاوت است. در هر دو حالت مدیر پروژه می‌تواند بگوید ۸۰% پیشرفت داشته است ولی داستان واقعن چیز دیگریست. کامل شدن چیزها با هر روش مدیریت پروژه‌ای می تواند باعث شتاب بیشتر بشود ولی اگر اصلن چیز انجام شده‌ای وجود داشته باشد. تیم پروژه می‌فهمد که دارد چه اتفاقی می‌افتد و همین مسئله خون مشکل را به جوش می‌آورد. همه می‌بینند که مدیر پروژه پیشرفت ۸۰ را نشان می‌دهد ولی کسی باور نمی‌کند. کارهای زیادی به نیمه رسیده‌اند و متوقف شده‌اند. همین باعث کاهش سرعت می‌شود. این نوع از پروژه‌ها همیشه در وضعیت کامل شدن هستند ولی افراد تیم پروژه‌ی خود را از دست می‌دهند. همه‌ی شاخص‌ها رنگ سبز را نشان می‌دهند ولی پروژه قرمز است و یک نوع جدید از هندوانه.

۳. این هرگز کار نمی‌کند
تصمیم‌هایی که در ابتدای پروژه گرفته می‌شوند تاثیر بسزایی بر سلامت پروژه در طول عمر آن دارند. این تصمیمات معمولن توسط افراد باهوش و باتجربه گرفته می‌شود و به مسیر حرکت پروژه شکل می‌دهد. گاهی اوقات پیش می‌آید که یکی از این تصمیم‌ها غلط از آب در می‌آید. تیم پروژه بر اساس دانشی که در حال حاضر دارد و بدون درک کامل از آینده، طرحی برای خروجی پروژه می‌ریزد. این طرح باید پاسخی به نیاز مشتری یا شرکت باشد. گاهی چیزها تغییر می‌کنند و این تغییرات با تصمیمات قبلی نمی‌خوانند. هیچ کس هم این شانس را ندارد که به گذشته برگردد و تصمیم‌های اساسی را اصلاح کند.
در این حالت یافتن مشکل حتا با فرو رفتن در دل پروژه هم سخت است. بیشتر افراد تیم نمی‌دانند چه تله‌ای در انتظار پروژه است. آنها وظایفشان را انجام می‌دهند و پیشرفت خوبی هم دارند. در واقع مشکل از محصول نهایی است که با نیاز نمی‌خواند و هیچگاه نمی‌توانند در محیط واقعی مورد استفاده قرار بگیرند. گاهی فردی از داخل تیم متوجه یا نگران این موضوع می‌شود. حتا شاید به همه بگوید که این ریسک وجود دارد. اما مدرکی نیست و پروژه فعلن مشکلی ندارد. پس این فرد دهانش را می‌بندد یا به او می‌گویند که این کار را بکند! اما واقعیت پابرجاست. شانس کمی برای موفقیت خروجی پروژه وجود دارد. همه دارند در یک هندوانه‌ی متفاوت کار می‌کنند.

میوه‌ای برای تمام قرن‌ها
در ویکیپدیا نوشته شده که هندوانه میوه‌ای از عهد عتیق است. برای پروژه‌ها هم همینطور است. مشکلات پنهان آنها چیز جدیدی نیست. همچنین نوشته شده که ۱۲۰۰ نوع هندوانه در دنیا وجود دارد. به همین تعداد هم مشکل می‌تواند در سر راه پروژه قرار بگیرد. در اینجا فقط در مورد سه تا از آنها که البته بیشتر دیده می شوند صحبت کردیم.
هندوانه‌ها در طعم‌های مختلف منتظر شما هستند. پس در مجموعه پروژه‌های خود سبزها را هم به صورت ویژه آزمایش کنید!

مرتضی صمدیان

سایت گانت (http://gantt.ir)