چطور در جلسات صحبت کنیم وقتی از صحبت کردن در جلسات بیزاریم!

جلسات ممکن است برای افراد درونگرایی که بیشتر محیطی آرام را برای فکر کردن ترجیح می دهند یا تمایلی به صحبت کردن در اتاقی که پر از افرادی است که با صدای بلند صحبت می کنند، ناخوشایند باشند.

چطور این افراد می توانند ایده ها و افکار خود را به خوبی در جلسات تیمی بیان کنند؟ برای چند توصیه کاربردی در این زمینه، به سراغ سوزان کین (Susan Cain) مولف کتاب “قدرت درونگرایان در دنیایی که نمی تواند ساکت شود” رفتیم، کتابی که به شرکت ها کمک می کند بتوانند از قدرت کارکنان درونگرای خود استفاده کنند.

در ادامه بخشی از مصاحبه HBR  ( Harvard Business Review) را با سوزان کین آمده است.

HBR: افراد درونگرا بیشتر تمایل دارند که بشنوند و فکر کند تا صحبت کنند. ممکن است در جلسات افراد بی تفاوتی بنظر برسند در حالیکه عمیقا به موضوع جلسه فکر می کنند. چطور از این موضوع جلوگیری کنند؟

کین: یکی از مواردی که غالبا به افراد درونگرا می گویم این است که قبل از شروع جلسه خودشان را آماده کنند. شما  باید قبل از شروع جلسه به اینکه چه حرفهایی می خواهید بزنید و چه ایده و افکاری دارید بیاندیشید. این کار به شما کمک می کند بتوانید اولین فردی باشد که در جلسه صحبت می کنید، چیزی که احتمال سبک نرمال شما نیست. بهترین کار این است که ایده های خود را همان اول بیان کنید.

از لحاظ روانشناسی این کار باعث می شود شما از همان ابتدای جلسه احساس کنید بخشی از آن هستید و غالبا افراد هم در مقابل نظراتشان را به شما منتقل می کنند، در حالیکه اگر صبر کنید، این کاری است که شما باید انجام دهید.

HBR: وقتی جلسات گام سریع و شدیدی دارند، چطور این افراد وارد بحث شوند؟

بسیاری ار افراد درونگرا نمی توانند به راحتی در جمع بصورت فی البداهه فکر کنند و حرف بزنند، آنها حتما باید قبل از بیان افکارشان آنها را پردازش کنند. به این دلیل است که باید قبل از جلسه خودتان را آماده کنید و در جلسه مواردی که از قبل به آنها فکر کرده اید را بیان کنید.

حتما نباید ایده یا فکری ناب و کامل داشته باشید. ایده ی خود را بیان کنید، حداقل سودی که این کار برای شما دارد این است که به شما آزادی صحبت کردن می دهد. و نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که با صدایی کمی بلندتر از سایر افراد در جلسه صحبت کنید، اینگونه به سایر افراد بطور ناخودآگاه علامت می دهید که در حال ورود به بحث هستید. قرار نیست فریاد بزنید، باید خیلی با ظرافت این کار را انجام دهید. به مرور زمان با تمرین می توانید این کار را بیاموزید.

وقتی نمی توان به برخی سوالات و نظرات مطرح شده جواب فوری داد، چطور می توان زمان خرید و فکر کرد؟

در این شرایط اگر فکر می کنید می توانید با کمی فکر همان لحظه جواب دهید، کافی است باید بگویید ” باید درموردش فکر کنم نیاز به زمان دارم”.

اگر موضوعی است که در همان جلسه نمی توانید پاسخ دهید می توانید بگویید ” نیاز دارم که بیشتر درموردش فکر کنم، اگر امکانش هست این مورد را به جلسه بعد موکول کنید”.

اگر اینها صریح و با لحنی خوب بیان کنید، دیگران با آن مشکلی نخواهند داشت.

ارائه و صحبت کردن در گروهای بزرگ می تواند خیلی چالش برانگیز و سخت باشد. در این مورد چه توصیه ای دارید؟

اگر موضوعی وجود دارد که با آن راحت نیستید یا از آن می ترسید باید برای شروع خودتان را در معرض دُز پایینی از آن قرار دهید و به مرور زمان بر ترس خود غلبه کنید.

در این مورد ابتدا با صحبت کردن در جمع های کوچک و دوستانه شروع کنید و به مرور گروهی که در آن صحبت می کنید را افزایش دهید.

برخی افراد وقتی در جلسه یا جمع صحبت می کنند، رفتارهای فیزیکی غیرارادی از آنها سر می زند، مثلا رنگشان سرخ می شود. و دیگران می توانند این عدم راحتی را در وضعیت فیزیکی فرد ببینند، در این حالت چه کاری باید انجام داد؟

در بدترین حالت اگر چنین چیزی اتفاق افتاد، باید بیاد داشته باشید که در پایان جلسه، افراد ایده ها و صحبت های شما را بیاد خواهند آورد و به آنها فکر خواهند کرد نه تغییرات فیزیکی بدن شما!

فقط در برخی موارد خاص لازم است که شما بدون هیچ نقصی صحبت کنید، در بیشتر موارد، چیزی که اهمیت دارد این است که شما حرفی برای گفتن دارید و به چیزی که می خواهید بگویید باور دارید. پس اگر مثلا نمی توانید جلوی سرخ شدن خودتان را بگیرید، به آن توجه نکنید و روی حرفی که می خواهید بزنید تمرکز کنید.

اما از آنجا که می دانم در عمل این کار کار  راحتی نیست، دو راه برای جلوگیری از این مورد وجود دارد: روش کوتاه مدت اینکه قبل از صحبت کردن چندین بار نفس عمیق بکشید تا خودتان را آرام کنید. و روش دیگر که نیاز به زمان نسبتا طولانی دارد، تمرین کردن است. با تمرین بیشتر قرار گرفتن در این شرایط برای شما راحتتر خواهد بود، استرس کمتر می شود و به مرور دیگر اثری از تغییرات فیزیکی حین صحبت کردن در خود نخواهید دید.

مدیران چطور می توانند ساختار جلسات را طوری تغییر دهند تا بتوانند از افراد درونگرا استفاده ی بیشتری ببرند؟

توصیه ی من برای این مورد جلسات کمتر برای تازه کاران است. به عنوان یک مدیر باید بدانید که در یک جلسه که افراد زیادی در آن حضور دارند اگر از یک درونگرا سوال کنید، نمی توانید بهترین استفاده را از مغز او ببرید. بهتر است افراد حداقل چند ساعت قبل از جلسه درمورد موضوع و دستورجلسه اطلاع داشته باشند، نه دقایقی قبل!

همچنین در جلسات به اینکه چه افرادی بیشتر یا کمتر صحبت می کنند دقت کنید. به افرادی که بیشتر سکوت می کنند اجازه صحبت بدهید، آنها را صدا بزنید و بخواهید نظرشان را بیان کنند.

منبع: HBR.org – ترجمه: مدیران ایران