چک لیست ها یکی از ابزارهای افراد و کسب و کارهای موفق هستند.

شما چقدر در کارتان چک لیست ها استفاده می کنید؟

دنیل بورمن، خلبان قدیمی که بیست سال مشغول تهیه چک لیست و دستورالعمل استفاده از پنل کنترل پرواز بوئینگ بود، درباره چک لیست های بدی هشدار می دهد که مبهم، غیردقیق و زیاده از حد طولانی هستند، استفاده از آنها دشوار است، کاربردی نیستند و توسط کارمندان اداری تهیه شده اند که هیچ اطلاعی از شرایط عملی استفاده از چک لیست ها ندارند.

برعکس چک لیست های خوب، دقیق، کارا و مختصر هستند و استفاده از آنها حتی در سخت ترین شرایط هم ساده است. وقتی چک لیستی طراحی می کنید، همه مراحل را با جزئیات کامل شرح ندهید. از اصطلاحات ساده حوزه کاری خود استفاده کنید. فهرست کارها را روی کاغذ بنویسید و از حروف بزرگ و کوچک استفاده کنید. چک لیست تان را در دنیای واقعی آزمایش کرده و اصلاح کنید.

چک لیست های خوب بر موضوعاتی حیاتی تمرکز می کنند که نادیده گرفتن آنها بسیار خطرناک و احتمال فراموش کردنشان خیلی زیاد است. بوئینگ برای تعیین مراحل کار خلبانان از دو نوع چک لیست استفاده می کند. یکی چک لیست “انجام بده/تائید کن” برای اطمینان از اینکه کارهای مهم را انجام می دهند و دیگری چک لیست “بخوان/انجام بده” برای تعیین مراحل کاری که باید انجام دهند.

حتی بهترین چک لیست هم نمی تواند کسی را مجبور به انجام آن کند. هوانوردان یاد گرفته اند که ممکن است در یادآوری و قضاوت اشتباه کنند. خلبان های خوب (برعکس بسیاری از جراحان) محدودیت های خود را درک کرده و می پذیرند و در مواجهه با هر مشکل حاد، علاقه زیادی به استفاده از چک لیست دارند.

بورمن پیشنهاد می کند برای داشتن چک لیست های خوب به موارد زیر توجه کنیم:

1.کاربرد چک لیست را مشخص کنید .

هر چک لیست کاربرد و هدف مشخصی دارد . اگر شفاف و کامل هدف یک چک لیست را مشخص کنیم . چک لیست ها بر حسب کاربرد به دو دسته تقسیم می شوند :

1.چک لیست خواندن / انجام (در این نوع چک لیست کارها را بر اساس روالی که در حافظه داریم انجام می دهیم،بعد در بازه زمانی مشخص چک لیست را بررسی می کنیم تا مطمئن شویم که تمام کارها درست به درستی انجام شده است .)

2. چک لیست انجام/ تایید (همزمان با انجام با انجام دادن ، گزینه های چک لیست را تیک می زنیم )

2.چک لیست ها نباید طولانی باشند .

بورمن معتقد است که اگر آیتم های چک لیست بین 5 تا 9 مورد باشند مناسب است و داشتن چک لیست های طولانی باعث می شود تمرکز از روی آیتم های حیاتی کم شود.

3. ازکلمات ساده و دقیق استفاده کنید .

به جای استفاده از کلمات مبهم حتما از کلماتی که برای مخاطبین چک لیست کاملا شفاف ، دقیق و ساده استفاده کنید .تا تمام اعضای تیم برداشتی شفاف و سریع از آن واژگان داشته باشند.

4.به شکل مناسب چک لیست دقت کنید .

به طور کلی بهتر است چک لیست روی یک برگه نوشته شده شود.

این برگه باید مرتب و عاری از رنگها و نوشته های غیر ضروری باشد.

بهتر است برای استفاده مناسب از سایز و فونت مناسب استفاده شود.

5.آزمایش چک لیست و ویرایش ضروری آن فراموش نشود.

هرچقدر هم که یک چک لیست را خوب طراحی کرده باشیم باز باید در عمل و در صحنه ی اجرا موفقیت آنرا به آزمون عمل درآوریم و در صورت نیاز ویرایش لازم را برای آن در نظر بگیریم.

گاهی نسخه های اولیه چک لیست در عمل تغییرات زیادی می کنند . این هیچ اشکالی ندارد آنچه مهم است اینست که چک لیست تبدیل به ابزاری برای انجام دقیق و درست کارها شود .

معرفی چند کتاب در زمینه چک لیست :

کتاب چک لیست :

آتول گوانده نویسنده کتاب مرگ با تشریفات پزشکی (Being Mortal)، در آخرین کتاب پرفروش خود نشان می‌دهد که، ایده ساده چک لیست چه چیزی را در مورد پیچیدگی زندگی ما آشکار می‌کند و اینکه چطور می‌توانیم از آن استفاده کنیم.

دنیای مدرن، دانش حیرت انگیزی را به ما ارائه کرده است. با اینحال، اشتباهات اجتناب‌پذیر همواره در مراقبت‌های بهداشتی، موضوعات حکومتی و قانونی و صنعت مالی- تقریباً در هر حوزه‌ای از فعالیت‌های سازمان یافته، ما را دچار مشکل کرده‌اند.

امروزه ما مدت زمان طولانی‌‌تری را آموزش می‌بینیم، تخصص بیشتری بدست می‌آوریم، از تکنولوژی همواره در حال پیشرفت استفاده می‌کنیم، اما هنوز شکست می‌خوریم. ادعای قابل قبول آتول گوانده این است که ما می‌توانیم با استفاده از ساده‌ترین روش، عملکرد بهتری داشته باشیم: استفاده از چک لیست.

برای تهیه کتاب چک لیست می توانید آنرا از نشر نوین اینترنتی سفارش دهید.

در زیر می توانید خلاصه صوتی کتاب چک لیست را که توسط علی بندری تهیه شده است بشنوید :

چک لیست استارتاپ :

این کتاب به شما در اجتناب از اشتباهات کمک می‌کند و شما را در زمینه کسب‌وکار، 1000 درصد هوشمند‌تر می‌کند.

حداقل یک فصل در این کتاب وجود دارد که می‌تواند به طور چشمگیری مسیر موفقیت و شادی شما را تغییر دهد.

نویسنده توضیح می‌دهد که چگونه زمانی که کسب‌وکار شما فقط یک ایده خام است به آن برسید، چگونه یک برنامه و طرح را توسعه دهید و محصول خود را در بازار ارزیابی کنید، چگونه و چه زمانی استعداد مناسب استخدام کنید (و مهم‌تر از آن، چگونه در مورد تقسیم‌بندی حقوق و پاداش فکر کنید)، و شما را به میان وظایف مختلف اداری می‌برد که می‌تواند خسته کننده به نظر برسد اما مانع از اشتباهات بزرگی در آینده می‌شود.

او چگونگی روبرو شدن با جمع‌آوری پول و سرمایه‌گذاران و منابع مختلف پول برای استارتاپ را مشخص می‌کند.

برای تهیه کتاب چک لیست استارتاپ می توانید از اینجا سفارش اینترنتی بدهید.

کار با چک لیست های این کتاب بدین معنی نیست که کتاب را از اول تا آخر بخوانید بلکه باید هنگام روبه رو شدن با مسئله ای، چک لیست های مربوط به آن را مرور کنید و در این صورت متوجه خواهید شد که به موقع کمک مناسب را دریافت کرده اید.

کتاب چک لیست مدیران، انتشارات پیکان کتابی با عنوان چک لیست مدیران منتشر کرده است که شامل موارد زیر است :

چک لیست مدیران
راهنمای عملی برای توسعه مهارتهای مدیریت
اگر سرپرستی گروهی را به عهده دارید اعم از این که تازه به این شغل منصوب شده و یا تجربه طولانی دارید، به این کتاب نیازمندید زیرا در انجام بهینه کار به شما کمک می کند.
این کتاب تمام زمینه های کلیدی مسئولیت های یک مدیر را در بر می گیرد که به چهار بخش اصلی زیر تقسیم شده اند:
– شناخت شغل و انجام آن؛
– شناخت گروه و اداره آن؛
شناخت سازمان و چگونگی رفتار در آن؛
– آینده کاری خودتان.

برای سفارش کتاب چک لیست مدیران می توانید از اینجا به شکل اینترنتی سفارش دهید .

گردآوری : تیم تولید محتوای مدیران ایران