چگونه صورت جلسه بنویسیم؟

دانستن چگونگی صورت جلسه نویسی صحیح و نوشتن سریع آنها و تدوین و تنظیم یک صورت جلسه بی نقص یک مهارت در ارتباطات تجاری است که بسیار ارزشمند است . در صورت نوشتن بد و یا بدتر از آن ٬ عدم وجود صورت جلسات ٬ ساعات زیادی در سعی برای بخاطر آوردن اینکه چه کسانی برای انجام چه کارهایی موافقت کرده اند٬ تلف می شد . چگونگی برداشتن موثر صورت جلسات را در این مقاله کوتاه بیاموزید .

اصول و قالب صورت جلسات رسمی یا غیر رسمی ؟

اصول و قالب صورت جلسات رسمی اغلب با خط مشی شرکت معین می شوند ٬ و باید از یک شیوه از پیش تعیین شده ضبط و نوشته شوند ٬ مانند جلسات عمومی سالیانه شرکت . در صورت تردید ٬ یک نسخه از صورت جلسات پیشین را برای ایجاد اصول و قالب عادی صورت جلسات بخواهید .

توجه داشته باشید که برای استفاده ی واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی نوشتن صورتجلسه می تواند نقشی کلیدی داشته باشد.چرا که صورتجلسه نوشتن ضمن مکتوب و قابل استناد کردن مطالب کمک می کند تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند .

نقش صورت جلسه نویس

نقش شما به عنوان گیرنده صورت جلسه میتواند بر چگونگی تعامل شما طی جلسه تاثیر داشته باشد . منشی های معمولی بیصدا نشسته و یادداشت برمی دارند ٬ اما احتمال دارد که شما در جلسه شرکت کرده و یادداشت بردارید .

نکته مهم – با توافق با صاحب جلسه درمورد نقشتان ٬ یادداشت برداری خوب آسانتر شده و نتایج ارزشمندی را بوجود می آورد . اغلب درصورتیکه صاحب جلسه ٬ تسهیل گر و گیرنده صورت جلسه ۳ فرد مختلف باشند ٬ بهترین حالت است .

سلاح خود را عاقلانه انتخاب کنید !

ابزار بسیاری وجود دارند که در یادداشت برداری بهتر به شما کمک می کنند ٬ مثلا می توانید بی درنگ برروی یک لپ تاپ تایپ کنید ٬ از یک ضبط صوت استفاده کنید یا حتی از وایت بردی استفاده کنید که آنچه روی آن نوشته می شود را چاپ می کند . اما آگاه باشید ٬ حتی بهترین و سریعترین لپ تاپ ها هم هنگامی که عمر باطریشان از جلسه کوتاه تر باشد ٬ بی ارزش هستند .

استفاده از تبلت یا تلفن های هوشمند و برنامه های مناسب هم می توانید گزینه های مدرن خوبی باشند به شرط آنکه شما و سازمانتان آمادگی کافی برای استفاده ی کاربردی از آنها داشته باشید .

نکته مهم – همواره یک قلم و کاغذ جایگزین به همراه داشته باشید !

برای نوشتن صورت جلسه می توانید از الگوی استاندارد زیر ایده بگیرید :

الگوی استاندارد صورت جلسه

• صورت جلسات معمولا به صورت استاندارد این اجزا را دارند :
• ساعت ٬ تاریخ و مکان
• حاضران و معذرت خواهی از غایبان
• نتایج کلیدی از جلسه – تصمیمات گرفته شده ٬ اقدامات توافق شده و مسائل مطرح شده

موارد اصلی در نوشتن صورت جلسه:

•  عنوان(سرتیتر):درابتدای صفحه عنوان،صورتجلسه قید می گردد.
•  دستور جلسه(موضوع جلسه)
•  زمان جلسه
•  مشخصات اعضاءشرکت کننده (رئیس جلسه-دبیر جلسه-اعضاءجلسه)
•  مکان جلسه
•  مطالب مطروحه
•  تصمیمات اتخاذ شده (در چند بند آورده می شود)
•  تکلیف جلسه بعدی (توسط رئیس جلسه وبا توافق اعضاءمشخص می شود)
• امضا شرکت کنندگان

توصیه : بعد از جلسه صورتجلسه را از طریق ایمیل یا فاکس حتما برای سایر شرکت کنندگان هم ارسال کنید تا آنها هم راهی برای بخاطر سپردن جلسه و پیگیری موثر تصمیمات و مسائل مطرح شده در ان داشته باشند .

منبع : مدیران ایران – www.modiriran.ir

اگر می خواهید آموزش های لازم را برای حرفه ای شدن، به منشی یا مسئول دفترتان ارائه دهید، شاید این محصول برای شما باشد :

[button color=”red” size=”medium” url=”https://modiriran.ir/?p=11237″ target=”blank” ]دوره ۵ ساعته اینترنتی مسئول دفتری[/button]