صورت جلسهدانستن چگونگی صورت جلسه نویسی صحیح و نوشتن سریع آنها و تدوین و تنظیم یک صورت جلسه بی نقص یک مهارت در ارتباطات تجاری است که بسیار ارزشمند است . در صورت نوشتن بد و یا بدتر از آن ٬ عدم وجود صورت جلسات ٬ ساعات زیادی در سعی برای بخاطر آوردن اینکه چه کسانی برای انجام چه کارهایی موافقت کرده اند٬ تلف می شد . چگونگی برداشتن موثر صورت جلسات را در این مقاله کوتاه بیاموزید .

اصول و قالب صورت جلسات رسمی یا غیر رسمی ؟

اصول و قالب صورت جلسات رسمی اغلب با خط مشی شرکت معین می شوند ٬ و باید از یک شیوه از پیش تعیین شده ضبط و نوشته شوند ٬ مانند جلسات عمومی سالیانه شرکت . در صورت تردید ٬ یک نسخه از صورت جلسات پیشین را برای ایجاد اصول و قالب عادی صورت جلسات بخواهید .

توجه داشته باشید که برای استفاده ی واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی نوشتن صورتجلسه می تواند نقشی کلیدی داشته باشد.چرا که صورتجلسه نوشتن ضمن مکتوب و قابل استناد کردن مطالب کمک می کند تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند .

 

نقش صورت جلسه نویس

نقش شما به عنوان گیرنده صورت جلسه میتواند بر چگونگی تعامل شما طی جلسه تاثیر داشته باشد . منشی های معمولی بیصدا نشسته و یادداشت برمی دارند ٬ اما احتمال دارد که شما در جلسه شرکت کرده و یادداشت بردارید .

نکته مهم – با توافق با صاحب جلسه درمورد نقشتان ٬ یادداشت برداری خوب آسانتر شده و نتایج ارزشمندی را بوجود می آورد . اغلب درصورتیکه صاحب جلسه ٬ تسهیل گر و گیرنده صورت جلسه ۳ فرد مختلف باشند ٬ بهترین حالت است .

سلاح خود را عاقلانه انتخاب کنید !

ابزار بسیاری وجود دارند که در یادداشت برداری بهتر به شما کمک می کنند ٬ مثلا می توانید بی درنگ برروی یک لپ تاپ تایپ کنید ٬ از یک ضبط صوت استفاده کنید یا حتی از وایت بردی استفاده کنید که آنچه روی آن نوشته می شود را چاپ می کند . اما آگاه باشید ٬ حتی بهترین و سریعترین لپ تاپ ها هم هنگامی که عمر باطریشان از جلسه کوتاه تر باشد ٬ بی ارزش هستند .

استفاده از تبلت یا تلفن های هوشمند و برنامه های مناسب هم می توانید گزینه های مدرن خوبی باشند به شرط آنکه شما و سازمانتان آمادگی کافی برای استفاده ی کاربردی از آنها داشته باشید .

نکته مهم – همواره یک قلم و کاغذ جایگزین به همراه داشته باشید !

برای نوشتن صورت جلسه می توانید از الگوی استاندارد زیر ایده بگیرید :

الگوی استاندارد صورت جلسه

  • صورت جلسات معمولا به صورت استاندارد این اجزا را دارند :
  • ساعت ٬ تاریخ و مکان
  • حاضران و معذرت خواهی از غایبان
  • نتایج کلیدی از جلسه – تصمیمات گرفته شده ٬ اقدامات توافق شده و مسائل مطرح شده

موارد اصلی در نوشتن صورت جلسه:

  •  عنوان(سرتیتر):درابتدای صفحه عنوان،صورتجلسه قید می گردد.
  •  دستور جلسه(موضوع جلسه)
  •  زمان جلسه
  •  مشخصات اعضاءشرکت کننده (رئیس جلسه-دبیر جلسه-اعضاءجلسه)
  •  مکان جلسه
  •  مطالب مطروحه
  •  تصمیمات اتخاذ شده (در چند بند آورده می شود)
  •  تکلیف جلسه بعدی (توسط رئیس جلسه وبا توافق اعضاءمشخص می شود)
  • امضا شرکت کنندگان

 

توصیه : بعد از جلسه صورتجلسه را از طریق ایمیل یا فاکس حتما برای سایر شرکت کنندگان هم ارسال کنید تا آنها هم راهی برای بخاطر سپردن جلسه و پیگیری موثر تصمیمات و مسائل مطرح شده در ان داشته باشند .

منبع : مدیران ایران – www.modiriran.ir

 

اگر می خواهید آموزش های لازم را برای حرفه ای شدن، به منشی یا مسئول دفترتان ارائه دهید، شاید این محصول برای شما باشد :

صورت جلسه

دوره ۵ ساعته اینترنتی مسئول دفتری

 

 

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید

 

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.