۷ نکته مهم برای جلسات آنلاین پربار

جلسات آنلاین

یکی از چیزهایی که می تواند شرایط یک جلسه را بدتر کند، مجبور به سفر کردن به آن سوی کشور برای شرکت در آن جلسه است‌. در اینجا به این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه جلسات آنلاین پربار برگزار کنیم.

همه جلسات کاری ضروری هستند، از جمله جلسات راه دور به همراه تیم شما. جلسات را ساختار بندی کنید تا از تأخیرات بهره وری به دور باشید.

قبل از شروع جلسه، تمرینات یخ شکن و تیمی برنامه‌ریزی کنید تا تمام شرکت‌کنندگان را درگیر کنید و ترس از ارتباطات آنلاین را بشکنید.

در طول جلسه آنلاین حاضر بمانید و یادداشت‌برداری کنید. عملکرد چندگانه( چند فعالیت در یک زمان) نشان می‌دهد که شما به وقت شرکت‌کنندگان ارزش نمی دهید.

جلسات کاری یک قسمت جدایی ناپذیر از برنامه روزانه هر سازمانی می باشند. بر اساس بررسی کاری هاروارد, تصمیم گیران ارشد تقریباً ۶۵ درصد وقت خود را برای جلسه با مدیر عاملان مختلف صرف می کنند تا اطلاعات به روز شده روند کاری را به دست آورند. اما کسی که در زمینه ایجاد همکاری کار کرده است، می‌داند که جلسات کاریِ همزمانِ غیرضروریِ زیادی را متحمل میشود.

خرید های پیشنهاد شده برای نیروی کار از راه دور

این حقیقت است که وقتی شما در حال برگزاری یک جلسه آنلاین هستید شرکت کنندگان از مکان‌های مختلف می باشند. علیرغم پیشرفت تکنولوژی و ارتباطات، اداره کردن جلسات آنلاین موثر هنوز یک چالش می باشد، زیرا شرکت کنندگان ممکن است مشکلات اتصال و تأخیر در ارتباط را تجربه کنند. آنها همچنین ممکن است در برگزاری یک بحث با یک روند تعریف شده با مشکلاتی مواجه شوند و چند نفر همزمان شروع به صحبت کنند.

ایده هایی برای لذت بخش کردن جلسات آنلاین

قبل از برنامه ریزی یک جلسه آنلاین ، از روشهای ایجاد بحث برای درگیر کردن یا مشارکت دادن کاربران از راه دور استفاده کنید. گوش دادن به فرد مدیری که از روی کارت راهنما میخواند انرژی که برای نیرو دادن دوباره به تیم مورد نیاز است را برآورده می کند. اینها چند راه لذت بخش بالقوه برای گوش دادن به جلسات آنلاین میباشند.

معرفی داشته باشید

در فضای کلاس مجازی دوری بزنید و از هرکس بخواهید تا خودش را معرفی کند. این عمل باعث می‌شود تا یخ افراد آب شود یعنی سختی سخن گفتن از بین برود و هر کس بتواند برای مکالمه تلفنی صدایش را تنظیم کند.

معرفی بحث چالشی

قبل از پرداختن به موضوع جلسه با یک تمرین گروهی کلاس را شروع کنید. یک رقابت ایجاد کنید که چه شخصی یا تیمی می‌تواند از خانه سازی های لگو خلاقانه ترین موضوع را بسازد. یا اینکه به تیم زمان دهید تا پازلی را حل کند. یک امتحان متقابل گروهی لذت بخش می تواند یخ بین شرکت‌کنندگان را آب کند.

بازی حدس و گمان را انجام دهید

یکی دیگر از آب کننده‌های یخ، بازی کردن بازی جاسوسی قبل از شروع جلسه آنلاین است. از هر شرکت کننده بخواهید که یک چیز واحد را در محیط کاری توصیف کند و اجازه دهید تا اعضای تیم آن را حدس بزنند. اما با افزایش استخدام از راه دور، حتی شغل های متداول و مرسوم در سال های آتی به صورت جلسه آنلاین افزایش خواهند یافت.

۱. یک موضوع شفاف و خوب ارتباط برقرار شده را داشته باشید

یک جلسه با یک هدف عادی به سردرگمی و اتلاف وقت زیادی منجر می شود. هرگز یک جلسه آنلاین را بدون یک موضوع شفاف برگزار نکنید. به منظور آسان کردن موارد برای افراد، یک موضوع رسمی با تمام مسائل کلیدی آماده کنید که در جلسه بحث شود و آنها را بر اساس نیازهای کاری طبقه بندی کنید. همچنین به طور واضح اشاره کنید که از هر فرد شرکت کننده چه نقشی را در جلسه انتظار دارید. این موضوع را حداقل ۲۴ ساعت قبل از جلسه بفرستید و از همه شرکت‌کنندگان تاییدیه بگیرید. همچنین، توسط تقویم گوگل، بیاد آورنده اتوماتیک جلسه را تنظیم کنید.

۲. یک مدیر جلسه تعیین کنید

یک جلسه بدون مدیر به طور قریب به یقین از مسیر خارج می شود‌. با تعیین یک مدیر، شما به آن فرد قدرت کنترل پیشرفت ها را می دهید. هیچ کس نمی تواند بدون اجازه مدیر صحبت کند، و مدیر شخصی است که باعث می‌شود هر فرد روی موضوع جلسه متمرکز شود. این خصوصاً در جلسات آنلاین مهمی می باشد. چرا که احتمال قطع ارتباط به خاطر اتصال اینترنت و مشکلات کیفیت صوتی یا تصویری زیاد می باشد.

۳. سیستم خودرو از قبل آماده نمایید

از همه شرکت‌کنندگان بخواهید تا کامپیوترهای خود را حداقل ۲۰ دقیقه قبل از اینکه جلسه به جریان بیفتد ریستارت کنند. مطمئن شوید تا میکروفون و دوربین شما کار می کند و اینکه آیا نرم‌افزار جلسه شما دوربین و میکروفون چند نفره همزمان شرکت‌کنندگان را ساپورت می کند. برای جلسات تک به تک شما میتوانید از سرویس تماس تصویری استاندارد مانند اسکایپ استفاده کنید. اما اگر چندین شرکت کننده وجود دارد پیشنهاد می کنم از نرم افزار ویژه مانند کلیک میتینگ click meeting که به شما امکان برگزاری خیلی حرفه‌ای می‌دهد استفاده کنید.

۴. محدودیت زمانی قرار دهید

پوشش زمانی قرار دادن برای جلسات می تواند بهره وری شما را به طور چشمگیری بالا ببرد و برای دستیابی ارزش‌های بیشتر از زمان محدودی که شما دارید به شما کمک کند.

به طور مثال شما می توانید زمان جلسه را ۳۰ دقیقه تنظیم کنید و برای نکات هر موضوع ۱۰ دقیقه اختصاص دهید. در این صورت شرکت کنندگان متمرکز خواهند ماند و جلسه از مسیر خارج نخواهد شد

۵. مسائلی که باعث عدم تمرکز میشوند را به حداقل برسانید

این مسائل به راحتی می‌توانند باعث عدم ارتباط یا ایجاد اختلال در ارتباط جلسات آنلاین شوند. برای اجتناب از این مسائل مطمئن شوید که شرکت‌کنندگان در یک اتاق بسته با نور مناسب و با پشت زمینه صاف نشسته اند. و بهتر است برای تضمین یک ارتباط صاف و واضح به جای میکروفون لپ تاپ از هدفون و میکروفون گردنی استفاده شود.

۶. با موارد اجرایی واضح نتیجه گیری کنید

خیلی از جلسات صنفی با تعهدات و پیمانهای رایج و معمولی از طرف شرکت کنندگان به پایان می رسند. مسئولیت استخراج موارد اجرایی برای هر کدام از موضوعات و تاییدیه گرفتن از همه شرکت کنندگان بر عهده مدیر میباشد. یک قانون کلیدی این است که یک مورد اجرایی را معرفی کنید آن را به هر فرد محول کنید و یا اختصاص دهید و برای زمان ارائه آن به توافق برسید. بدون این سه موضوع هیچ مورد اجرایی به طور موثر به دست نخواهد آمد.

۷. یادداشتهای جلسه را به اشتراک بگذارید

هنگامی که جلسه آنلاین شما به نتیجه رسید، خلاصه ای از یادداشتهای جلسه را به شرکت کنندگان بفرستید. موارد اجرایی مشخص شده برای هر دستور جلسه را به همراه نام فردی که مسئول توزیع آن است لیست کنید.

از همه شرکت کنندگان در مورد یادداشت های جلسه و تفهیم آنها تاییدیه بگیرید.

هدایت جلسات آنلاین با افرادی از مکانهای مختلف می تواند دشوار باشد. اگر شما از پیش آماده باشید و مطمئن باشید که جلسه های شما به خوبی پایه ریزی، مدیریت و ارتباط داده شده، نه تنها جلسات آنلاین یک زمینه بسیار موثری برای ارتباط سهامداران و کارمندان شرکت شما می شود، بلکه به شما در پس انداز هزینه های سفر و ارتباطات نیز کمک خواهد کرد.

هدف جامعه شما ارتباط دادن مالکین مشاغل کوچک و کارشناسان با تجربه صنعت است که می‌تواند به سوالاتشان پاسخ دهند، مسیرهایی را پیشنهاد دهند، و بهترین تمرین ها را به اشتراک بگذارند. ما همیشه به دنبال دورنما های تازه برای پیوستن به طرح پشتیبانمان هستیم. اگر شما کارشناسی هستید که در زمینه کاری خودتان به عنوان کارمند، کارآفرین یا مشاور، مشغول به کار هستید، ما مشتاقیم که در به اشتراک گذاشتن صدای شما برای خوانندگان مان و جامعه مدیران ایران  کمک کنیم .

 منتظر دریافت نظرات و تجربیات شما دربخش کامنتها هستیم.

منبع

ترجمه اختصاصی : مدیران ایران

در محصول آموزشی زیر علاوه بر اینکه  به شکل کامل به انتخاب سیستم های آنلاین برای برگزاری جلسات کاری و یا آموزشی پرداخت شده است ، موضوعاتی که برای آموزش آنلاین استادان و معلم ها به آن نیاز دارند نیز مطرح شده است .

تمام تکنیکهای ساخت دوره های آموزشی آنلاین در یک پکیج