فایل صوتی هفت نکته مدیریت زمان در برخورد با ایمیل
مدیریت زمان در ایمیل
ایمیل ، یکی از ابزار های فوق العاده امروزی است که تصور زندگی این روز های ما بدون داشتن آن ، کمی سخت است !
خیلی از نامه‌ها را می‌توانیم در همان لحظه جواب دهیم و برای آینده، کاری برای خودمان درست نکنیم.
معمولاً این کار زمان کمی از ما می‌گیرد؛ و لازمه‌اش هم این است که به خودمان سخت نگیریم. بعضی از نامه‌ها را باید در دو خط پاسخ داد. ولی اگر بخواهیم یک نامه رسمی و عالی بنویسیم، وقت بیشتری از ما گرفته خواهد شد.
منتها این ابزار عالی ، جزء سارقان زمان هم به حساب می آید .اگر بتوانید ایمیلها را به بخش های مختلفی قسمت کنید، با بخش هایی مواجه خواهید شد که رسیدگی به آنها ساده تر است. احتمالاً رسیدگی به ۴ دسته ۳۰۰ تایی، ساده تر از رسیدگی به یک لیست ۱۲۰۰ تایی است.
شاید این مطلب برای شما مفید باشد!
ده نکته برای خلاص شدن از دست ایمیل های نخوانده
دانلود رایگان کتاب مدیریت زمان در ۱۰ دقیقه
در این فایل صوتی کوتاه ( حدوداً ۶ دقیقه ای ) ، ۷ نکته بیان می شود که به مدیریت زمان بهتر در برخورد با ایمیل ها به ما کمک می کند .
راستی درباره معجون مدیریت زمان مدیران ایران شنیده اید ؟
[button color=”green” size=”medium” url=”https://modiriran.ir/seminar/list.php?ACT=show_news_det&news_id=38″ target=”blank” ]معجون مدیریت زمان[/button]
4 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
جناب آقای شاکری
با سلام و تشکر از مطلب جالب شما یک مورد دیگر که میتوان به موارد پیشنهادی شما اضافه کرد استفاده از Rule است که به خصوص برای مدیران بسیار می تواند مفید باشد و من به اکثر مدیرانی که توصیه کرده ام شدیدا مورد توجهشان قرار گرفته است. همانطور که شما هم در توضیحاتتان اشاره فرموده اید شاید این گونه بتوان گفت که نکته کلیدی در مدیریت زمان صرف شده برای پردازش ای میلها این است که باید به هر ای میل متناسب با ارزش آن ای میل، وقت اختصاص داد. برای بعضی از ای میلها نباید هیچ وقتی صرف کرد و برای برخی دیگر باید زمان دو یا چند برابر بقیه صرف شود. مهمترین کاری که با تعریف Rule ها می توان انجام داد دسته بندی ای میلها و انجام برخی اقدامات به صورت خودکار است. با تعریف Rule های مناسب می توان صرفه جوئی قابل توجهی در زمان تخصیص داده شده برای ای میلها داشت . اکثر نرم افزارهای پردازش ای میل امکان تعریف و مدیریت Rule ها را دارند که اوت لوک در این خصوص بسیار عالی است. در زیر به چند مورد اشاره میکنم:
۱- . هر فرد بالاخص یک مدیر در روز حجم زیادی از ای میلها را دریافت می کند که جنیه جهت اطلاع دارند و معمولا نام فرد در قسمت CC اضافه شده است. فرد در قبال این ای میلها معمولا مسئولیت مستقیمی ندارد و از درجه اهمیت پایین تری نسبت به ای میلهای با مسئولیت مستقیم دارند که معمولا نام گیرنده در قسمت TO اضافه شده است. مطابق مدل RACI این نوع ای میلها معمولا از نوع I(Informed) هستند. با نوشتن یک Rule ساده می توان این ای میلها را به زیر شاخه مجزائی منتقل کردند و پس از پردازش ای میلهای اصلی سراغ این میلها رفت و با این جداسازی می توان وقت کمتری را به آنها اختصاص داد.
۲- معمولا برخی ای میلها بواسطه فرستنده یا موضوع آنها از اهمیت متفاوتی برخوردارند. مثلا ممکن است صورت وضعیتهای یک پروژه باشند که سریعا باید رسیدگی شوند و یا مواردی که از طرف مدیر عامل شرکت دریافت شده. یا مثلا درخواست جلسه ها و یا ای میل مربوط به فیش حقوقی یا جواب تایید مرخصی و ماموریت و … . باز با نوشتن یک Rule می توان این ای میلها را جدا کرد و به ترتیب اهمیت به آنها رسیدگی یا حذف کرد و یا اصلا کاری به آنها نداشته باشیم( مثل جواب تایید مرخصی ماموریت)
۳-برخی از ای میلها با موضوعات استانداردی فیکس شده اند مثل درخواست خریدها و درخواست خدمات محتلف. برای این موارد نیز می توان با ایجاد Rule مناسب آنها را به فرد مورد نظر ارجاع و یا اقدامات مناسب دیگری را بر روی آنها انجاد داد.
اقدامات قابل انجام با Rules در اوت لوک از تنوع بالایی برخوردار است و کار با آنها لذت خاصی دارد که البته باید مواظب افراط و تفریط بود به نحوی که با تعریف بیش از حد Rule ها از مزیت آنها کاسته نشود
با سپاس از شما و تمامی همکارانتان در سایت مدیر ایرانی
بهمنیار- مدیر فن آوری اطلاعات شرکت گلرنگ
سلام
وقت خوش جناب شاکری عزیز
عالی بود.
یکی از کاربردی ترین مطالبی بود که تاکنون در مورد مدیریت زمان داشتم.
خیلی کمکم کرد.
سلام آقای دکتر کنعانی عزیز
ممنون از لطف و همراهی تون …
باعث خوشحالی و افتخاره
موفق و پیروز باشید