استخدام فرد مناسب برای جایگاههای شغلی مختلف سازمانها، مقوله مهمی است که هرچه از اهمیت آن بگوییم، کم گفتهایم. یکی از قوانین کاربردی برای استخدام نیروی کاربلد میگوید: «دیر استخدام کن و زود اخراج کن». این به این معنی است که تمام دقت خود را در جذب پرسنل به کار بگیرید، اما اگر ثابت شد که فرد در مسیر اهداف سازمان حرکت نمیکند، پیش از ضرر بیشتر به فکر راهحل باشید.
امروزه ابزار و روشهای متعددی برای استخدام افراد در حوزه منابع انسانی در نظر گرفته شده که نرم افزار جذب و استخدام (ATS) یکی از بهترین آنهاست. افرادی که در واحد جذب و استخدام فعالیت دارند به کمک این نرمافزار میتوانند سریعتر رزومههای متقاضیان را تجزیه و تحلیل کنند و بهترین و مستعدترین فرد را استخدام کنند. در این مقاله ضمن معرفی نرم افزار جذب و استخدام و مزایای آن، یکی از بهترین شرکتهای ارائهدهنده این سرویس را نیز به شما معرفی میکنیم؛ پس تا پایان ما را همراهی کنید.
نرم افزار جذب و استخدام چیست؟
نرم افزار جذب و استخدام (ATS) کوتاهشده Applicate Tracking System، به معنای «سیستم ردیابی کارجو» است. نرم افزار ATS به کسب وکارها کمک میکند تا اطلاعات موجود در رزومههای ارسالی را جمعآوری و فیلتر کنید تا فرایند استخدام آسانتر پیش رود. در این سیستم با بهکارگیری ابزارها و تکنولوژیهای نوین از جمله هوش مصنوعی، رزومههای متقاضیان بهینه میشود؛ به این صورت که برخی در همان ابتدای مسیر رد میشوند و سایر افراد واجدشرایط وارد مراحل بعدی میشوند تا در نهایت بهترین فرد استخدام شود.
در نرم افزار جذب و استخدام از فناوریهای پیشرفته برای نمایش و مرتبسازی رزومهها استفاده میشود. این سیستمها با اسکن و تحلیل رزومهها، اطلاعات آنها را با کلمات کلیدی تعریفشده مقایسه و میزان انطباقشان را ارزیابی میکنند.
سیستمهای ATS حرفهای به افراد این اجازه را میدهند که راحت و بدوندردسر از طریق هر دستگاهی آگهیهای استخدام خود را منتشر کنند و کارجوها را بر اساس مهارت و تجربه، به صورت خودکار طبقهبندی کنند. نکته مثبت دیگر درباره اکثر ATSها، قابلیت ادغام آنها با سایتهای شغلیابی است که این کار پروسه استخدام را کارآمدتر میکند.
در واقع نرم افزار جذب و استخدام پایگاهی امن و مطمئن برای ذخیره اطلاعات کارجوهاست که هر زمان که به آنها نیاز دارید، مجبور نباشید زمان خود را برای جستوجو بین اسناد و مدارک تلف نکنید. بایگانی رزومهها، امتیازدهی به آنها، دستهبندی، ارسال پیام به کارجو و اعضای تیم برخی از امکانات سیستم ATS است.
مزایای استفاده از نرم افزار جذب و استخدام
بر اساس مطالعات اخیر، نزدیک به 99 درصد از تمامی شرکتهای Foutune 500 و 70 درصد از شرکتهای بزرگ از ATS استفاده میکنند. این توضیح را اضافه کنیم که شرکت فُرچون 500 به برخی از معروفترین شرکتهای جهانی فعال در صنایع مختلف مانند اپل و آمازون گفته میشود.
حال به نظر شما چرا اکثر کسب وکارها از نرم افزار جذب و استخدام در سازمان خود بهره میگیرند و مزایای این سیستم چیست؟ در ادامه به برخی از مزایایی که ATS برای کسب وکارها به ارمغان میآورد، اشاره میکنیم.
صرفهجویی در زمان و هزینه سازمان
انجام کارهای دستی، جمعآوری اطلاعات از رزومهها و ذخیرهسازی آنها، فرایندی زمانبر است. این در حالی است که اعضای تیم جذب و استخدام کارهای مهمتری برای انجامدادن دارند و ترجیح میدهند زمان خود را صرف کارهای باارزشتری کنند.
استفاده از ATS با انتشار خودکار آگهی استخدام و ادغام با سایر رسانهها و فیلترکردن رزومهها سبب صرفهجویی در زمان سازمان میشود. سادهسازی، به حداقل رساندن فعالیتهای دستی و سرعتبخشیدن به پیشبرد فرایند استخدام منجر به صرفهجویی در هزینهها میشود و شرکتها میتوانند این هزینه را در جای دیگر استفاده کنند.
غربالگری سریعتر و بهتر رزومههای متقاضیان
در سیستم ATS شما میتوانید یک سری کلمات کلیدی وارد کنید و سیستم بر اساس آنها افراد واجدشرایط را به شما نشان میدهد. با این روش نهتنها سرعت غربالگری رزومهها بهطور چشمگیری افزایش مییابد؛ بلکه احتمال اشتباه و ازدسترفتن اطلاعات و دادههای مهم نیز کاهش پیدا میکند.
ایجاد یک پایگاه داده یکپارچه
استفاده از نرم افزار جذب و استخدام سبب میشود تا شما منبع یکپارچهای از اطلاعات داشته باشید و هرچه نیاز دارید را در یک مکان پیدا کنید. این ویژگی شما را از پیگیری در دهها پورتال شغلی مختلف بینیاز میکند و در هر مرحله از استخدام به کارتان میآید.
بهبود کیفیت استخدام
ATS اطلاعات مهم را از میان چندین رزومه استخراج میکند و بر اساس اطلاعاتی که شما به آن وارد کردید، به رزومهها امتیاز میدهد. ازاینرو افراد مستعد آسانتر شناسایی میشوند و هیچ اطلاعات مهمی از دست نمیرود.
تسهیل همکاری بین اعضای تیم استخدام
گاهی وظیفه استخدام نیرو در یک سازمان بهعهده چندین نفر است. اگر از سیستم ATS استفاده کنید، میتوانید به اعضای تیم دسترسی دهید تا در مراحل مختلف از روند استخدام باخبر باشند. از این طریق ارسال ایمیل، یادآوریها و اعلانها در زمان درست توسط ATS انجام میشود و فرایند استخدام منسجمتر پیش میرود.
همچنین نرم افزار جذب و استخدام امکانات خلاقانهای برای مشارکت بین اعضای تیم دارد. افراد میتوانند نظرات و بازخوردهای خود درباره متقاضیان را در این سیستم با هم به اشتراک بگذارند تا تصمیم بهتری درباره جذب یا ردصلاحیت آنها بگیرند.
بهبود تجربه کارجو
بسیاری از کارجوها وقتی رزومه خود را به شرکت مدنظرشان ارسال میکنند تا مدتها پاسخی دریافت نمیکنند و در بلاتکلیفی به سر میبرند. آنها انتظار دارند که سازمان هر پاسخی دارد، چه مثبت و چه منفی، آنها را در جریان بگذارد تا در فرایند پیداکردن شغل خود بهروز باشند. سیستم ATS به شما این امکان را میدهد تا هنگامیکه کارجو از مرحلهای به مرحله دیگر میرود با ارسال ایمیل او را در جریان بگذارید.
تولید گزارشهای آماری خودکار و ارزیابی شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)
شما میتوانید به کمک نرم افزار جذب و استخدام، گزارشهای آماری جذابی تهیه کنید و از آنها برای بهبود عملکرد خود بهره بگیرید. این گزارشها منجر به توسعه و بهینهسازی فرایند جذب نیرو میشود تا با توجه به شاخصهای کلیدی عملکرد بهترین تصمیم را بگیرید.
امکان همکاری میان اعضای تیم استخدام از راه دور
یکی از مهمترین مزایای ATS انعطاف پذیری آن است که فرصتی به سازمانها میدهد تا از راه دور نیز فرایند استخدام را به بهترین شکل رهبری کنند. پیشازاین استخدام از راه دور با چالشهای زیادی همراه بود که با وجود نرم افزار جذب و استخدام این مشکلات نیز رفع و رجوع میشوند. بهکارگیری این سیستم هرج و مرج را کاهش میدهد و به اعضای تیم کمک میکند تا با همکاری مؤثرتر به بهترین نتیجه برسند.
معرفی نرم افزار جذب و استخدام تودی
بهترین سیستمهای ATS با بهرهگیری از فناوریهای جدید فرایند استخدام را برای سازمانها تسهیل میکنند. سیستم ATS تودی یکی از کارآمدترین نرمافزارهای جذب و استخدام در کشور است که با ارائه امکانات پیشرفته و ابزارهای قدرتمند به مدیریت جذب نیروی مستعد کمک میکند. برخی از ویژگیهایی نرم افزار جذب و استخدام تودی عبارت است از:
- ارزیابی خودکار رزومه کارجویان با هوش مصنوعی
- استخراج اطلاعات و عبارات کلیدی از رزومهها
- آگهی خودکار برای فرصتهای شغلی مختلف
- امتیازدهی به کارجویان و ارزیابی متنی
- تبادلنظر درباره کارجویان و مشورت با اعضای تیم
- تنظیم جلسات مصاحبه
- یکپارچهسازی دادههای تکراری
- امکان ارسال ایمیل بهصورت دستی یا خودکار در مراحل مختلف استخدام
- دستهبندی کارجوها بر اساس تعاریف سازمان
- ارسال پیامک به کارجویان در صورت نیاز
ATS تودی امکانی به سازمان شما میدهد تا بهراحتی کارجویان را از سایتهای کاریابی به نرمافزار تودی انتقال دهید تا در یک پایگاه واحد آنها را بررسی کنید. غربالگری رزومهها، ارزیابی آنها و تهیه گزارشهای کاربردی تنها برخی از امکانات این نرم افزار جذب و استخدام است.