برون سپاری - فصل 1

خلاصه ای از بخش های نظری یک مقاله تخصصی - بانکی در خصوص برون سپاری یکی از فرایندهای کاری بانک ... 

فصل اول -  مروري بر مطالعات انجام شده در حوزه برون سپاري و مفاهيم آن : 

1 – 1 - تعاريف و کليات :

 طي سال هاي اخير مسائلي چون شتاب تحولات محيطي ، عدم اطمينان به آينده، افزايش هزينه ها ، بزرگ شدن بي اندازه سازمان ها و نيز محدوديت هاي قانوني سبب شده است سازمان ها در الگوي فکري خود تجديد نظر کنند. آنها ناگريزند براي دستيابي به مزيت رقابتي در دنياي کنوني کسب و کار به استراتژي هاي نوين روي آورند. امروزه رشد سريع تکنولوژي ، افزايش سرعت تغييرات در بازار محصولات ، رقبا و گسترش مرزهاي بازار شرکت ها را به سوي سازمان هاي بدون مرز سوق داده است ، سازمان¬هايي با ساختارهاي انعطاف پذير و شبکه هاي تأمين گسترده، سازمان هايي که قادر باشند همواره خود را با تغييرات محيط هماهنگ سازند و اين خود مستلزم قابليت دسترسي آسان و سريع سازمان به منابع مورد نياز، همچون نيروي انساني متخصص، دانش فني و تکنولوژي پيشرفته در خارج سازمان است. در اين حالت سازمانها جهت کسب منافع خود نيازمند يک برنامه ريزي منسجم و پيشرفته هستند. کدام مدير به تنهايي مي تواند از ارائه چنين منافعي در بهبود سازمان برآيد؟ امروزه اين منافع را نمي توان فقط توسط يک شرکت به تنهايي بدست آورد، چون شرکت ها تلاش مي کنند تا کسب و کار خود را حول فعاليت هايي متمرکز کنند که آنها را بهتر مي شناسند و فعاليت هاي ديگر را برون سپاري نمايند.

با ورود به هزاره سوم بسياري از سازمانها و تأمين کنندگان آنها با شرايط رقابتي سخت و تنگاتنگ ، هم در سطح بازارهاي جهاني که به سرعت در حال تغيير است و هم در سطح داخل مرزهاي سازمان روبرو هستند . 

مشتريان امروزي تقاضاهاي بيشتر و جزئي تر داشته و به دنبال محصولات و خدمات ارزان تر، با کيفيت بالاتر و زمان تحويل سريع تر هستند. در اين بازار جديد، جهاني سازي و نوآوري هاي فني از چالش¬هاي پيش روي سازمان هاست. از نقطه نظر راهبردي اين عوامل موجب ايجاد بازارها و رقباي جديد تر شده و موجب سخت تر شدن شرايط رقابت و سود دهي سازمان گرديده است. علاوه بر آن موجب تقويت سازگاري و انطباق سازماني، انعطاف بيشتر و ايجاد سيستم هاي پيشرفته در زمينه ساخت و توليد، لجستيک و زنجيره تأمين، مهندسي و سيستم هاي اطلاعاتي مي شود.

امروزه سازمان ها به طور وسيعي جهت افزايش توان رقابتي و کسب سود و تمرکز بر روي مزيت رقابتي خود به دنبال برون سپاري مي باشند . دستيابي به مزيت رقابتي از طريق افزايش راهبرد تمايز چالش بزرگي است که سازمانها با آن مواجه هستند و بايد با افزايش کارايي، استفاده از فناوري هاي جديد و کسب مهارت هاي مديريتي به آن دست يابند. بنابراين براي دستيابي به مزاياي بيشتر بسياري از سازمانها به برون سپاري فعاليت هاي خود اقدام نموده و بهبود کيفيت محصولات و خدمات خود را مد نظر قرار داده اند.

انواع مختلف همکاري ها و پيمان هاي راهبردي مابين سازمانها فراهم کننده راه دستيابي به مهارت هاي

خاص و شايستگي هاي مورد نياز براي رقابت موثر در بازارهاي جهاني است. برون سپاري يکي از انواع پيمان هاي راهبردي مي باشد. در بازارهاي کسب و کار امروزي سازمان ها در يک ساختار شبکه¬اي به دنبال اين هستند تا فعاليتهاي کليدي را که به کمک آنها براي مشتريان ارزش آفريني مي¬کنند، براي خود نگه داشته و بقيه فعاليتها را به موسسات ديگري که در آن فعاليتها قابليت اساسي دارند، واگذار نمايند.

1 – 2 - برون سپاري چيست؟

پيتر دراکر ( Peter Druker ) در ارتباط با برون سپاري و آثار آن مي گويد :"چنين امري در واقع در حکم تحولي بنيادين در ساختار سازمان هاي جهان فرداست. اين بدان معناست که ديگر الزامي نيست که سازمان هاي بزرگ به تشکيلاتي بدل شوند که تعداد زيادي افراد را در استخدام خود داشته باشند. اين قبيل سازمانها به تشکيلاتي تبديل مي شوند که به درآمدهاي عالي و بهره وري بالا دست پيدا مي کنند، زيرا تنها بر فعاليت هايي تمرکزمي کنند که براي آنها مأموريت يافته اند. کارهايي را انجام مي دهند که دقيقا به اهداف سازماني آنها مربوط است .کارهايي که به خوبي مي شناسند و به جزئيات آن آشنايند. مابقي فعاليتهاي خدماتي اينگونه سازمانها  به نهادهاي بيروني واگذار مي گردد̎ .

 وي با ابداع نظريه کارکنان دانا ( Knowledge worker ) در سال 1956 بر اين موضوع تأکيدکرد که افزايش آگاهي و دانش کارکنان و افراد جامعه منجر به تغييرات سازماني و روابط کاري شده است. وي در واقع برون سپاري را مثال روشني از اينکه روابط مابين سازمانها در حال تغيير است مي¬داند.

تعاريف مختلفي که از برون سپاري وجود دارد به صورت خلاصه در ذيل آمده است:

• برون سپاري عبارت است از واگذاري برخي فعاليت هاي داخلي يک سازمان به تأمين کننده آن در بيرون از سازمان و واگذاري حق تصميم گيري به تأمين کننده بيروني بر اساس قرارداد. در واقع در برون سپاري علاوه بر واگذاري فعاليتها و عوامل توليد ( کارکنان، تسهيلات، تجهيزات، فناوري و ساير تجهيزات ) ، اختيار تصميم گيري ( مسئوليت و حق تصميم گيري در مورد فعاليتها ) نيز در اغلب موارد واگذار مي گردد.

• برون سپاري يعني کالاها و خدماتي که قبلا در داخل سازمان توليد مي شد، از ديگران خريداري شود و از خدمات آنها استفاده گردد.

• برون سپاري به روشي گفته مي شود که طي آن ، بنا بر دلايلي شرکتي قسمتي از کار خود را به شخص و يا شرکتي ديگر بسپارد .

• برون سپاري عبارت است از واگذاري برخي از فعاليت هاي تکراري و متناوب داخلي و نيز اختيارات تصميم گيري شرکت به پيمانکاران خارج از آن در قالب يک قرارداد و يا تفاهم نامه.

• برون سپاري را مي توان طراحي فعاليتها به وسيله ارکان ثالث ، قرارداد بستن کارا و سيستماتيک با سازمان هاي بيروني براي خريد فعاليتها و يا درجه پاييني از يکپارچه سازي عمودي در يک زنجيره تأمين تعريف نمود.

• برون سپاري مي تواند به صورت انعقاد قرارداد با يک سازمان خارجي جهت بر عهده گرفتن

             مسئوليت فراهم نمودن مسئوليت هاي کسب و کار تعريف شود .

به طور کلي آنچه که يک مدير به هنگام تصميم گيري در امور برون سپاري بايد در نظر بگيرد، پاسخ به چهار سوال کليدي زير مي باشد:

1  – Why  ( چرا برون سپاري ) ؟ :

آيا سازمان شما در کل بايد استراتژي برون سپاري را انتخاب کند يا خير؟ منافع و ريسک هاي آن چيست؟

2 – What (کدام فعاليتها ) ؟ :

سازمان شما چه فعاليت هايي را بايد برون سپاري کند؟

3 –   Whom  ( به چه کسي ) ؟ :

سازمان شما فعاليت هاي انتخاب شده براي برون سپاري را بايد به چه ارائه دهندگان خدمتي واگذار کند؟

4 –How  (چگونه ) ؟ :

در سازمان شما پس از برون سپاري ، فعاليت ها چگونه بايد اداره شوند؟

1 – 3 - تغييرات پارادايم ها به سوي برون سپاري : 

پس از جنگ جهاني دوم مدل و نگرش حاکم بر فعاليتهاي يک شرکت بزرگ يکپارچه بود که هم مالک دارايي هايش بود و هم مديريت و کنترل فعاليتها را خود راسا بر عهده داشت. در آن دوره متفکراني چون مارکس کينز ( Marks Kinz ) و گالبرايت ( Galbraith ) در نظريه هاي اقتصادي خود و مديراني مثل هنري فورد ( Henry Ford ) در عمل جنبه هاي مثبت عملکرد اقتصادي صنايع بزرگ و توليد انبوه را مورد تأکيد قرار مي دادند و مديران را به مجموعه سازي مختلط ( Coglomertion ) و يکپارچه سازي ( Integration ) در همه ابعاد ترغيب مي کردند و تمامي فعاليت هاي مربوط به توليد يک محصول درون شرکت انجام مي شد.

 چهار انگيزه اصلي هم در وراي اين استراتژي ها وجود داشت :

1 - اين استراتژي ها به طور بالقوه امکان استفاده از مزاياي اقتصاد مقياس ( Economy Of Scale ) را براي شرکت فراهم مي¬کردند .

2 - يکپارچگي افقي فرصت بهره مندي از يک قدرت بازار بزرگ تر را فراهم مي نمود .

3 - مجموعه سازي مختلط با افزايش دامنه و تنوع محصولات به طور بالقوه امنيت و اطمينان خاطر بيشتري را براي شرکت فراهم مي نمود.

4 - يکپارچگي عمودي کنترل بيشتر شرکت را بر مواردي همچون منابع مواد خام يا کانال هاي توزيع امکان پذير مي کرد .

به همين جهت در دهه هاي 1950 و 1960 نگرش مشترك عبارت بود از تنوع بخشي به محصولات ،

گسترش شرکت و بهره مندي از مزاياي اقتصادي مقياس اما در دهه 1970 شرکت ها به اين موضوع

رسيدند که فاقد چابکي لازم براي رقابت پذيري هستند و به اين موضوع اذعان شده است که شرکت-هاي بزرگ و جهاني در بازار ناکارامد مي باشند و در دهه 1980 اين ناکارامدي با شروع رکود اقتصاد جهاني همراه شد و اين اعتقاد توسعه يافت که علت ناکارامدي شرکت ها پيوند و گسترش آنهاست . بنابراين اجماعي حاصل شد که استراتژي شرکتي بايد سمت و سويي معکوس پيدا کند و شرکت ها براي افزايش انعطاف پذيري و خلاقيت بهتر است توان و تلاش خود را بر تعداد محدودي فعاليت متمرکز کنند .

در سال 1975 ميلادي مفهومي تحت عنوان شفافيت دارايي ها توسط ويليامسون ( Williamson )

توسعه يافت . ويليامسون تئوري را بنيان نمود که مبتني بر نياز شرکت ها بر صرفه جويي در هزينه هاي تبادل ( Transaction Cost ) بود . بر اساس ديدگاه فوق هزينه تبادل بر اساس ويژگي هاي کالاي مبادله شده و نيز سرمايه گذاري شرکت مادر در شرکت تأمين کننده تعيين مي شود . هرچه هزينه تبادل در يک صنعت بيشتر باشد تمايل شرکت ها براي روابط پيمانکاري کمتر شده و سازمان ها بزرگ تر مي¬شوند و از سوي ديگر نيز افزايش هزينه ديوان سالاري داخل شرکت و کاهش انعطاف پذيري در بزرگ شدن بيش از حد شرکت ها جلوگيري کرده و آنها را به همکاري با شرکت هاي ديگر ترغيب مي کند .

در دهه 1980 برخي دولت هاي غربي با هدف کوچک سازي بخش دولتي و کاهش تصدي گري اقدام به واگذاري برخي از فعاليت هاي خود به بخش خصوصي و پيمانکاران بيروني نمودند . 

اين اصلاح ساختار به دو صورت بر رويکرد برون سپاري تأثير گذاشت :

1 - نتايج اقدام فوق اين باور را تقويت مي کردکه پيمانکاران مي توانند خدماتي را با کارامدي و اثر بخشي بيشتر نسبت به بخش هاي داخلي سازمان ها ارائه کنند .

2 - برون سپاري خدمات بخش دولتي در بسياري از حوزه هاي خدماتي موجب توسعه و رونق بازار اين گونه خدمات گرديد و سبب ايجاد و رشد شرکت هاي بزرگ خدماتي شد .

در دهه ي 1980 ميلادي تغييري در سبک مديريت پديدار شد بدين صورت که در استراتژي هاي تجاري ايده تجارت محوري به ايده غالب تبديل گرديد و مشاوران ، مديران شرکت ها را ترغيب به استفاده از اين خط مشي کردند و از اوايل دهه 1980 ميلادي گرايش و تمايل عمومي شرکت به ويژه در برخي حوزه هاي بازار در راستاي کاهش ميزان يکپارچگي عمومي بوده است .

در دهه 1990 استفاده از شبکه تأمين کنندگان مورد استفاده خودروسازان ژاپن قرار گرفت و از سوي خودروسازان غربي هم تقليد شد . پس از آن صنايع داروسازي از جمله صنايعي بودند که اقدام به کاهش سطوح يکپارچگي عموميشان کردند و تمرکز خود را بر فعاليت هاي تحقيق و توسعه و نيز توسعه برخي مراحل فرآيند توليد معطوف نمودند که ارزش آفريني بالاتري نسبت به ساير فعاليت ها داشت و پس از آن صنايع الکترونيکي از جمله صنايعي بودند که در اين مسير گام برداشتند .

1 – 4 - سابقه برون سپاري :

اگرچه کاربرد واژه برون سپاري در حوزه توليد و صنعت سابقه زيادي ندارد، اما موضوع جديدي نيست و فراوان مورد استفاده قرار گرفته است . به نظر مي رسد واگذاري فعاليت جمع آوري ماليات به پيمانکاران در زمان رومي ها نخستين شکل برون سپاري بوده است . در قرن هجدهم و نوزدهم ميلادي در انگليس عمليات نگهداري چراغ هاي خيابان ، مديريت زندان ها و جمع آوري ماليات ، فعاليت هاي واگذار شده به پيمانکاران بوده است . تقريبا در همين زمان در آمريکا و استراليا تحويل محموله هاي پستي و در فرانسه ساخت ومديريت خطوط راه آهن و توزيع منابع آب برون سپاري شده است . بنابراين مي توان نتيجه گرفت قبل و همچنين در خلال انقلاب صنعتي، انواعي از برون سپاري اجرا شده است . اگر چه واژه برونسپاري براي نخستين بار در سال 1989 ميلادي،براي تشريح تصميم شرکت کداك (Kodak ) جهت واگذاري انجام فعاليت هاي فناوري اطلاعات به يکي از شرکت هاي تابعه آي بي ام ( IBM ) به عنوان يک راهبرد تجاري به کار رفت¬ .