ده نکته برای خلاص شدن از دست ایمیل های نخوانده

به‌واسطه فعالیتم، همیشه صفحه چک کردن ایمیل، جلوی من باز است و صدها ایمیل نخوانده، به انتظار توجه من نشسته‌اند! باید راهی پیدا می کردم تا از دست ایمیل های نخوانده خلاص شوم !

بالاخره تصمیم گرفتم این کار را بکنم … البته تعدادش خیلی زیاد نبود، فقط ۱۲۰۰ ایمیل نخوانده که از ۶ سال پیش، جمع شده بودند!

اولش فکر می‌کردم اگر ۲ ساعت وقت بگذارم، می‌توانم همه آن‌ها را سروسامان بدهم. ولی آخرش متوجه شدم که تقریباً ۴ روز از من وقت گرفته که البته به نظر من ارزشش را داشت.

در اینجا می‌خواهم نکاتی را با شما در میان بگذارم که اگر شما هم مثل من ایمیلهای نخوانده زیادی دارد، به شما کمک کنند تا زودتر از شرشان خلاص شوید!

البته در دوره معجون مدیریت زمان ( اینجا ) ، نکاتی را برای مدیریت زمان در برخورد با ایمیلها می‌گویم.
یک فایل صوتی هم با عنوان « هفت نکته مدیریت زمان در برخورد با ایمیل » منتشر کرده‌ام که می‌توانید آن را هم از اینجا دانلود کنید. ولی اگر ایمیلهای شما خیلی زیاد شده باشند، شاید نکته های کاربردی زیر هم به دردتان بخورد.

فقط این توضیح را بدهم که من از سرویس جیمیل استفاده می‌کنم و بعضی از نکات، مربوط به همین سرویس‌دهنده است.

اما قبل از شروع ، بگذارید چند نکته مهم دیگر را هم عرض کنم :

۱ – ایمیلهایتان را تفکیک کنید.

اگر بتوانید ایمیلها را به بخش های مختلفی قسمت کنید، با بخش هایی مواجه خواهید شد که رسیدگی به آنها ساده تر است. احتمالاً رسیدگی به ۴ دسته ۳۰۰ تایی، ساده تر از رسیدگی به یک لیست ۱۲۰۰ تایی است.

۲ – امیدوار باشید !

راستش دیدن یک لیست طولانی از ایمیلهایی که تمام نمی شوند، می تواند خیلی ترسناک باشد. ولی اگر به پایان کار فکر کنیم، به وقتی که هیچ ایمیلی در لیست ما نیست، می توانیم امیدوارانه به کارمان ادامه دهیم.

هر وقت خسته و ناامید شدید، به خودتان بگویید فقط ۵ تا ایمیل دیگر را رسیدگی می کنم و همین روند را ادامه دهید … فقط قدم به قدم و آهسته آهسته می توانید ایمیلهای زیادتان را مرتب کنید. فراموش نکنید که من هم ۴ روز برای این کار وقت گذاشتم !

۳ – تصمیم بگیرید.

من نکاتی را در زیر آورده ام که با ایمیلها چطور رفتار کنیم. ولی این شمایید که باید از قبل تصمیم بگیرید که مثلاً اهل نگهداری ایمیلها هستید یا پاک کردنشان ؟

اهل این هستید که بدون خواندن، ایمیلها را پاک کنید یا نه ؟

ده نکته برای خلاص شدن از دست ایمیل های نخوانده

۱ – نخوانده پاک کنید.

شما می‌توانید بعضی از ایمیل ها را نخوانده پاک کنید. مثلاً ایمیلهایی که صرفاً تبلیغاتی هستند و چیزی هم که تبلیغ می‌کنند، مطلوب شما نیست. حتی ایمیلهایی که دوستانتان برایتان فرستاده‌اند ولی می‌دانید احتمالاً شامل مطالب خنده‌دار و یا عکس‌های دیدنی است. باور کنید با پاک کردن این ایمیلها، چیزی از دست نمی‌دهید؛ ولی می‌توانید کمی زمان را مدیریت کنید؛ و حس خوب بعد از آن را تجربه نمایید.

۲ – بخوانید و پاک کنید.

ایمیلهایی که اطلاع‌رسان هستند و بعداً به آن‌ها نیازی پیدا نخواهید کرد را بعد از خواندن پاک کنید. این‌طوری حجمی که گوگل به شما اختصاص داده است، الکی اشغال نمی‌شود.

۳ – آرشیو کنید.

برای این کار، ابتدا باید چند موضوع را به‌صورت لیبل مشخص کنید که کمی نظم ایمیلهایتان بالاتر رود. بعد می‌توانید ایمیلها را لیبل بزنید و آرشیو کنید.

من خیلی از ایمیلها را بدون اینکه بخوانم، آرشیو کردم. چون متن ایمیل الآن به درد من نمی‌خورد، ولی از طرفی هم نمی‌خواستم آن‌ها را پاک کنم. به‌این‌ترتیب، اگر بعداً در ایمیلهایم جستجو کنم، می‌توانم این متن را بخوانم.

۴ – فوروارد کنید.

ممکن است این ایمیل برای شما ارزشمند نباشد، ولی برای دوست یا همکار شما، ارزش زیادی داشته باشد. پس می‌توانید با فوروارد کردن آن به دیگران، ضمن اینکه حسن نیت خودتان را نشان داده‌اید، بعدش هم ایمیل را پاک کرده و یا آرشیو کنید و این‌طوری از دستش خلاص شوید!

۵ – همان لحظه جواب دهید.

خیلی از نامه‌ها را می‌توانیم در همان لحظه جواب دهیم و برای آینده، کاری برای خودمان درست نکنیم.

معمولاً این کار زمان کمی از ما می‌گیرد؛ و لازمه‌اش هم این است که به خودمان سخت نگیریم. بعضی از نامه‌ها را باید در دو خط پاسخ داد. ولی اگر بخواهیم یک نامه رسمی و عالی بنویسیم، وقت بیشتری از ما گرفته خواهد شد.

اگر فکر می‌کنید نیاز به فرصت بیشتری برای پاسخ دادن دارید، به نکته بعدی بروید.

۶ – برای بعد، برنامه‌ریزی کنید.

یکی از دلایلی که باعث جمع شدن ایمیل در میل باکس می‌شود، این است که می‌خواهیم سر فرصت یک نامه را بخوانیم و یا جواب بدهیم.

برای اینکه لیست ایمیلها را خالی کنیم، من پیشنهاد می‌کنم که نامه‌ها را در طبقه‌بندی مربوطه آرشیو کنید ولی اگر باید کاری در مورد آن‌ها انجام شود (خواندن دوباره، پاسخ مفصل و …) یک وظیفه (TASK) برای آن‌ها تعریف کنید.

برای این کار، وقتی داخل متن نامه هستید، از کلیدهای میانبر Shift + T استفاده کنید. بدین ترتیب، پنجره وظایف جیمیل برای شما باز می‌شود و این ایمیل را در خودش به‌صورت لینک قرار می‌دهد.

می‌توانید یک توضیح و همین‌طور زمان انجام کار هم به آن اضافه کنید و پنجره را ببندید و فعلاً از دست این ایمیل هم خلاص شوید!

۷ – دانلود کنید.

بعضی وقت‌ها، ایمیل ها حاوی یک فایل پیوستی مهم (مثلاً یک کتاب) هستند و می‌خواهیم سر فرصت آن‌ها را دانلود کنیم و ببینیم.

پیشنهاد می‌کنم اول فایل پیوستی را دانلود کنید و در جای مناسبی قرار دهید و بعد هم ایمیل را آرشیو کنید. اگر فرصتش بعداً پیش آمد، می‌توانید فایلتان را مرور کنید؛ ولی الآن کار مهم دیگری کرده‌اید: از دست ایمیلتان خلاص شده‌اید!

۷ – از میانبرها استفاده کنید.

جیمیل میانبرهای خوبی دارد. برای مشاهده آن‌ها، کافی است وقتی پنجره جیمیل باز است، علامت ؟ را فشار دهید تا لیست آن‌ها را مشاهده کنید. با استفاده از میانبرها، می‌توانید مدیریت زمان بیشتری داشته باشید.

برای بعضی از نامه‌ها، من این کار را می‌کردم: وقتی در داخل متن نامه بودم، کلید L را می‌زدم تا منوی لیبل ها باز شود، بعد حرف اول لیبل را می‌زدم تا انتخاب شود و بعد هم حرف E برای آرشیو کردن در لیبل انتخاب‌شده.

بعضی وقت‌ها هم با فشردن # نامه‌ها را به‌سرعت پاک می‌کردم!

۸ – ستاره‌دار کنید.

بعضی نامه‌ها مهم هستند و باید همیشه جلوی چشمتان باشند. پیشنهاد من برای این نامه‌ها، ستاره‌دار کردنشان است. می‌توانید از کلید S هم برای این کار استفاده کنید.

۹ – از پاسخ‌های آماده استفاده کنید.

جیمیل این امکان را دارد که یک متن را از قبل آماده کنید و برای پاسخ دادن، از آن استفاده کنید.

برای فعال کردن این امکان، وارد آزمایشگاه جیمیل (lab) شوید و عبارت Canned responses را جستجو کنید.

امکان فوق را فعال کنید. بعد، یک ایمیل جدید برای ارسال باز کنید. از مثلث کوچکِ پایین، سمت راست، در نوار ادیتور، عبارت Canned responses را بزنید و متن جدیدی را ذخیره کنید.

بار بعد که خواستید به کسی یک جواب آماده بدهید، از همین راه، متن از پیش نوشته‌شده‌تان را بازیابی کنید.

این کار کمک زیادی به مدیریت زمان شما خواهد کرد.

۱۰ – بازی کنید.

گیمیفیکیشن یا بازی سازی، روش جدیدی است که برای انجام کارهای جدی از آن کمک زیادی می‌گیرند. همه بازی کردن را دوست دارند و حتی اگر کار خسته‌کننده‌ای مثل چک کردن ایمیلها به‌صورت بازی در بیاید، می‌تواند لذت‌بخش باشد.

برای اینکه کمی با نامه‌هایتان تفریح کنید، می‌توانید وارد سایت http://emailga.me بشوید و ایمیلتان را در آن ثبت کنید و کمی بعد، با ایمیل‌هایتان بازی کنید!

فقط بگویم که این سایت، از همکاران گوگل به حساب می‌آید و می‌توانید به آن اعتماد کنید. برای مشاهده روش کار هم یک ویدیو در سایت هست که پیشنهاد می‌کنم حتماً آن را ببینید.

بعد از چند روز سخت طاقت‌فرسا، ایمیلهای من به صفر رسیدند و حالا چند روزی است که تصمیم گرفته‌ام هر ایمیل جدیدی که می‌آید را همان لحظه رسیدگی کنم تا تبدیل به یکی از مشکلاتم نشود.

نوشته : شاهین شاکری | مدیران ایران