وقتی صحبت از بهره وری و بهبود مستمر وسط باشد، حتماً اسمی از «چرخه دمینگ» هم خواهیم شنید. در واقع چرخه دمینگ، مدل یا ابزاری برای بهبود مستمر در کسبوکارها میباشد.
کار این چرخه هم مانند دیگر مدلها و ابزارهای مدیریت این است که با یادآوری مسیری که باید طی کنیم، کمک کند تا کار درست را، به درستی انجام دهیم.
مدلها در هر حوزهای که باشند، کارشان مستندسازی چیزی است که تقریباً خوب جواب داده است.
مثلاً از مدلهای مختلف شخصیتشناسی (مثل DISC) میتوان برای شناخت بهتر خودمان و دیگران کمک بگیریم.
در واقع مدلها، مثل عینک یا چارچوبی هستند که از داخل آنها به سوژه مشخصی نگاه میکنیم.
اگر بخواهید چیزی را بهبود دهید، میتوانید از این مدل استفاده کنید. این مدل، 4 بخش اصلی دارد:
اگر ابتدای کلمات انگلیسی را کنار هم قرار دهیم، PDCA ایجاد میشود و به این مدل PDCA Circle هم میگویند.
مخفف این کلمات در فارسی هم میشود «بابا» ولی معولاً از آن در جایی استفاده نمیکنند!
این مدل در ایران معمولاً با نام مبدع آن (آقای ویلیام ادوارد دمینگ) همراه میشود و اینجوری میشود: چرخه دمینگ!
شاید بتوان گفت این مدل 2 مزیت اصلی دارد:
1 – سادگی
2 – عملگرایی
خیلی از ما میخواهیم یک مدل را کامل و کاملتر کنیم و انقدر این کار را ادامه میدهیم که هم وقت زیادی از دست میرود و هم اینکه آنقدر مدلمان بزرگ میشود که نمیدانیم از کجا باید شروع کنیم!
اما مدل PDCA فقط 4 جزء دارد و بعد از برنامهریزی اولیه، ما را به سمت عمل کردن، سوق میدهد.
1 – برنامه (Plan) :
ابتدا باید بدانیم چه چیزی را میخواهیم بهبود دهیم و اوضاعمان در این مورد، چطور است. مثلاً میخواهیم فرایند بازاریابیمان را بهبود دهیم. در گام برنامهریزی، مشخص میکنیم که میخواهیم روی فرایند بازاریابی کار کنیم و نه هر چیز دیگری. پس شفافیت را وارد کارمان میکنیم.
و بعد به این میپردازیم که در حال حاضر از چه فرایندها، روشها، تکنیکها و ابزارهایی برای بازاریابی استفاده میکنیم.
در همین مرحله، باید برای بهبود، برنامهریزی کنیم. مثلاً شاید تصمیم بگیریم که بهتر است استراتژی بازاریابیمان را تغییر دهیم و یا از بازاریابی اینترنتی، بیشتر استفاده کنیم.
در این مرحله ممکن است بخواهیم از روشهایی مثل «طوفان فکری» برای پیدا کردن راهحلهای کاربردی، استفاده کنیم. برای اینکه افراد سازمان با برنامههای ما هماهنگتر باشند و به اجرای فرایند کمک کنند، پیشنهاد میکنیم که تا جای ممکن آنها را در چرخه دمینگ مشارکت دهید.
اگر ذهنتان در مرحله برنامهریزی بهتری گیر افتاده و جلو نمیرود، شاید بد نباشد این سوالات را از خودتان بپرسید:
2 – انجام (Do) :
در مرحله قبل به این نتیجه رسیدیم که بازاریابی اینترنتی را هم وارد فرایندهای بازاریابیمان کنیم. حالا وقت اجراست. باید برای اجرایی کردن ایدهمان، دست به کار شویم.
دو پیشنهاد ما برای این بخش این است که:
یک: کوچک شروع کنید و حتیالامکان بصورت MVP (کمینه محصول پذیرفتنی) اقدام نمایید. این مرحله، با کمترین اطلاعات موجود و تقریباً بصورت آزمایشی است.
دو: قبل از شروع، معیارهایی را برای ارزیابیهای بعدی در نظر بگیرید. مثلاً میزان تماسهای تلفنی. بدین ترتیب میتوانیم بگوییم الان روزی 10 تماس تلفنی ورودی داری و باید ببینیم بعد از پیادهسازی، چقدر خواهد شد.
3 – بررسی (Check) :
در مرحله سوم، باید نتایج ایدهها و اقدامات اولیهمان را بررسی و تحلیل کنیم.
بصورت کلی سه حالت اتفاق میافتد: اوضاع بهتر میشود؛ تغییری نمیکند و یا اینکه بدتر خواهد شد.
اگر اوضاع بهتر شود و به هدفی که میخواستیم نزدیکتر شویم، وارد مرحله بعد (اقدام) میشویم. در غیر اینصورت (بدون تغییر یا تغییر مخالف هدف) باید از اول شروع کنیم. شناسایی مشکل و فرصت، برنامهریزی، انتخاب و عمل به راهحل اولیه و در نهایت، گام سوم یا بررسی فرایند جدید.
گاهی به جای Check از Study به معنی مطالعه هم استفاده میشود و چرخه PDSA ساخته میشود. مراد از هر دو یکی است: مطالعه و بررسی نتایج راهکارهایی که در مرحله قبل عملی کردهایم.
4 – اقدام (Act) :
در چرخههایی که طی کردیم، راهحلهایی بودهاند که موفقیت آمیز بودهاند و بعضیها هم نه. در مرحله چهارم که اقدام نهایی است، راهحلهای موفقیتآمیزی که در آزمون دمینگ ما سربلند بیرون آمدهاند را در لیست کارهایمان برای بهبود مستمر قرار میدهیم.
در این مرحله ممکن است تصمیم بگیرید که از بین راهحلهای موفق هم دست به انتخاب بزنید و بهترینشان را انتخاب کنید. این مورد به استراتژی، امکانات و نظر شما بستگی دارد.
مورد دیگری که باید به آن اشاره کنیم این است که چرخه دمینگ، پایانی ندارد. بهبود مستمر، مستمر است! بنابراین در همین فرایندی که اوضاع بهتر شده است، باز هم میتوانید این چرخه را از ابتدا اجرا کنید و راهحلهای جدیدی را تست کنید.
برای اینکه بتوان چرخه دمینگ را برای بهبود مستمر در سازمان پیاده کنیم، باید به این موارد توجه کرد:
چرخه دمینگ در 2 جا کاربرد دارد:
1 – فرایند یا ساختاری نیست و میخواهیم از صفر، ایجاد کنیم. با این چرخه، یک بخش کوچک را برای شروع انتخاب میکنیم، برایش برنامه ریزی میکنیم. بصورت ساده اجرا میکنیم و بعد از بررسی نتایج، تصمیم میگیریم.
2 – فرایند یا ساختاری هست و میخواهیم بهبودش دهیم. پس مشکل را شناسایی میکنیم، راهکارهایی را برایش پیدا میکنیم، اجرا، بررسی و برای ادامهاش تصمیمگیری میکنیم.
با این نگاه، میتوان از این چرخه در بخشهای مختلف کسبوکار و حتی زندگی شخصی استفاده کرد.
اگر وضع زندگی من خوب نیست، ابتدا باید ببینم کدام مشکلات اصلی را دارم. یکی را مشخص کنم و به دنبال راه حلهایی برایش باشم.
خیلی از کسانی که در جلسات مشاوره یا کوچینگ ما حاضر میشوند، در بخش اول چرخه دمینگ مشکل دارند. نمیتوانند مشکلاتشان را بصورت دقیق مشخص کنند و یکی را برای بهبود وضعیت انتخاب کنند. وقتی میگوییم مشکل «الف»، میگوید پس مشکل «ب» چطور؟ مشکل «ب» را که انتخاب میکنیم، پای مشکل «ج» را وسط میکشند و خلاصه ذهنشان میخواهد همه مشکلاتشان را در یک ظرف بریزد و هم بزند! اما کمکم میتوانیم یکی را انتخاب کنیم و برایش راهکارهایی را بیابیم. بعد وارد مرحله اجرا میشویم و در جلسات بعدی، بررسی وضعیت و انتخابهای دیگر را خواهیم داشت.
اگر من بخواهم در زندگی شخصیام پیشرفت کنم و یا مهارتهایم را توسعه دهم، باز هم میتوانم طبق الگوی دمینگ پیش بروم. بررسی وضعیت فعلی و برنامهریزی برای بهبود. انجام ایدههای اولیه. بررسی وضعیت جدید. و در صورت موفقیتآمیز بودن کارهای انجام شده، ادامه دادن و انتخاب موضوع دیگری برای شروع چرخه.
در نقش مدیر یا صاحب یک کسبوکار، برای اینکه بخواهم وضعیت کسبوکارم را بهبود بدهم، اولین قدم این است که یک مشکل مهم را شناسایی کنم. حتی اگر همه بخشها هم مشکل دارند، باز هم باید از یک گوشه شروع کرد. پس یک مشکل که قابل حل است و میتواند راهبازکن حل مشکلات بعدی باشد را انتخاب میکنیم.
پس شاید از همه بخشها به بخش فروش برسیم و در بخش فروش، به یکی از مشکلات برسیم با این عنوان که: تبلیغات ما جذاب نیست.
پس برای بهبود وضعیت تبلیغات، برنامهریزی میکنیم. شاید به این نتیجه برسیم که از طرحهای مینیمال استفاده کنیم. این ایده را در مرحله دوم از چرخه، «آزمایش» میکنیم. در مرحله سوم، با مطالعه و بررسی نتایج آزمایشمان، باید نتیجه بگیریم که این کار خوب بوده است یا نه.
اگر خوب بوده، این کار را اجرایی میکنیم (گام 4) و مشکل دیگری را وارد چرخه دمینگ میکنیم. اگر هم نه، برای همین مشکل، از ابتدا شروع میکنیم تا بالاخره به نتیجه مطلوب برسیم.
این خاطره از آقای مهندس محمدرضا رحمانی، کارشناس مهندسی مکانیک و کارشناس ارشد مدیریت اجرایی برای مجموعه «مدیران ایران» ارسال شده است:
سال ۱۳۸۸ بود و شرکتی که من در آن زمان آنجا مشغول به کار بودم جهت انتقال تکنولوژی با یک شرکت ژاپنی معروف قرارداد منعقد کرده بود.
در جلسه ای که مدیران ارشد و میانی شرکت ما با مدیران ارشد شرکت ژاپنی حضور داشتند یکی از مدیران ما سوال کرد: چگونه ما میتوانیم راندمان تولید را افزایش دهیم؟
در پاسخ آقای هایاشی (ژاپنی) ماژیک وایت برد را برداشت تا چرخه بهبود مستمر دمینگ که یکی از راههای افزایش راندمان است را توضیح دهد، که در این زمان مدیر سوال کننده با حالتی مایوس گفت این مطلبی را که میخواهید توضیح دهید ما کاملا بلدیم و به آن اشراف داریم من از شما پرسیدم راه افزایش راندمان خط ما چیه؟
ایشان (آقای هایاشی) در حالتی که ماژیک وایت برد در دست داشت سر برگرداند و گفت باور بفرمایید یکی از راههای افزایش راندمان در شرکت ما اجرای چرخه بهبود مستمر است.
نکته آموزنده:
ما در سازمانهای خود ممکن است خیلی از مطالب مدیریتی و راهبردی را آموزش دهیم و همه مدیران کاملا به این موارد اشراف داشته باشند ولی تا زمانی که آنها را به اجرا در نیاورده ایم یعنی عملا هیچ کاری برای نیل به اهدافمان از طریق آموخته هایمان انجام نداده ایم.
افراد حرفهای همیشه کاری میکنند که سریعتر و بهتر به هدفشان برسند. آنها معمولاً از تجربه دیگران استفاده میکنند تا خودشان بابت آزمون و خطا، هزینه زیادی نکنند.
اگر بهبود وضعیت برای شما مهم است، ما هم به شما پیشنهاد میکنیم از حضور یک کوچ یا مشاور حرفهای کمک بگیرید تا درستتر، بهتر، سریعتر و با هزینه کمتری به پیش بروید.
کافیست با ما تماس بگیرید (02144841991 – 09383644531) و یا فرم زیر را پر کنید تا فرایند بهبود «شخصی/ کسبوکاری» شما شروع شود.
نکات کوتاه و کاربردی
در کانال «بله» مدیران ایران
آموزش پیشنهادی