۴۰ گام برای استفاده ی بهتر از IT برای مدیران
گام ۱ : انتظار یک BMW مدل جدید رانداشته باشید. این ماشین مدل مدل ۱۹۸۵ است.
چرا؟
۲۰ سال پیش البته اگر سن شما به آن دوران بخورد ! ممکن بود یک ماشین مدل ۱۹۸۵ داشته باشیدو ضمنا به خاطر میآورید که بعضی از روزهای سرد زمستان هر چقدر استارت میزدید ماشین روشن نمیشد. اما امروزه اگر ماشین BMW مدل جدید داشته باشید در هر هوایی ماشین با یک استارت روشن می شود و اگر این اتفاق نیفتد واقعا مات و مبهوت میشوید. شما باید هنگام کار با کامپیوتر فکر کنید با یک ماشین مدل ۱۹۸۵ روبه رو هستید.
چگونه؟

انتظار نداشته باشید که IT همواره آماده خدمت به شما باشد. به فکر احتمالات و پیشامدها هم باشید. اگر اتفاق غیر منتظره ای افتاد غافلگیر نشوید. سر و صدا راه نیندازید و همواره آماده باشید.
گام ۲: کامپیوترتان را به عنوان سرمایه گذاری تلقی نمایید نه به عنوان هزینه.
چرا؟
به سادگی میتوان گفت کامپیوتر یک کالای بادوام نیست زیرا بر خلاف اغلب سرمایه گذاری های اقتصادی در مدت کمی پس از خریداری به یک کالای تاریخ مصرف گذشته تبدیل میشود. شما باید هزینه های سالانه IT (سخت افزار ،نرم افزار ،پشتیبانی و آموزش ) را جزء سرمایه گذاری های ضروری تلقی نمایید.
چگونه؟
بودجه ای که برای هزینه های سالانه IT در نظر گرفته میشود باید حداقل ۳ درصد گردش مالی هر شرکت باشد (البته اگر ۵ درصد باشد بسیار بهتر است )، تجهیزات خریداری شده IT حداکثر ۳ سال دوام می آورند نه بیشتر . بنابراین مجموع هزینه های سالانه IT را جزء سرمایه گذاری محسوب نمایید.هزینه های IT شامل خرید تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری ،خدمات پشتیبانی ،تعمیر و نگهداری،ارتقاء سخت افزار و نرم افزار و سایر هزینه های اداری مرتبط است که معمولا در یک دوره ۳ ساله مستهلک میشوند.
گام ۳ : IT یک ابزار است اجازه ندهید دم ،سگ را بجنباند !
چرا؟
شما که نمیخواهید یکی از افرادی باشید که اتومبیل شیک و گران قیمت خود را در تمام طول سال در گاراژ نگهداری مینمایند تا مبادا کثیف شود . اتوموبیل ها برای رانندگی هستند و نه برای نمایش و فخر فروشی ،کامپیوتر نیز ابزاری برای انجام کارهای اداری است ،یک ابزار کلیدی ،اما فراموش نکنید که تنها یک ابزار است.
چگونه ؟
همیشه ابتدا به نیاز هایی که در فعالیت های کاری خود دارید فکر کنید و بعد از آن به راه حل هایی که IT برای آن ارائه مینماید ،توجه نمایید. به عنوان مثال اگر ارائه ۲ گزارش شما را به هدف میرساند لازم نیست ۴۸ گزارش تهیه نمایید ،آن همه به خاطر آنکه نرم افزاری که خریداری کرده اید میتواند ۴۸ نوع گزارش تهیه نماید ! لازم نیست فقط به خاطر آنکه بلد هستید همیشه گزارشات را به صورت گرافیکی تهیه نمایید. فراموش نکنید اول به نیاز های کاری فکر کنید و بعد به راه حل های کامپیوتری.
گام ۴ : قرار گرفتن یک لپ تاپ خوب را روی میز هر کارمند کلیدی را هدف خود قرار دهید.
چرا؟
بنا به تعریف ، اگر کارمندانی جزء کارمندان کلیدی محسوب میشوند ، کلید انجام امور در محل کار هستند و استحقاق داتن بهترین ابزار کار را نیز دارند. دانشی که به آن عمل شود قدرت است. اطلاعات ،اگر به سهولت ،با سرعت و به موقع در اختیار قرار گیرد به کارمندان کلیدی اختیارات و قدرت لازم را میدهد.
چگونه؟
برنامه استراتژیک شما باید این باشد که ،یک شبکه کامل کامپیوتری در محیط کار خود ایجاد نمایید به گونه ای که روی میز هر کارمند یک لپ تاپ خوب و مناسب قرار داشته باشد. اگر اکنون امکانات مالی لازم برای انجام این کار وجود ندارد نگران نباشید ، برنامه ریزی خود را برای یک زمان مناسب انجام دهید.
گام ۵ : تعمیر و نگهداری منظم سیستم های کامپیوتری ،اطمینان به آنها را افزایش میدهد.
چرا؟
خرید تجهیزات کامپیوتری مانند خرید میز و صندلی نیست . حتی یک BMW مدل جدید نیز هنگامی که به شکل مناسبی تعمیر و نگهداری شود بهتر کار میکند. تازه فراموش نکنید که گفتیم کامپیوتر یک ماشین مدل جدید نیست بلکه یک ماشین مدل ۱۹۸۵ است ! بنابراین تعمیر و نگهداری منظم تجهیزات کامپیوتری باعث افزایش کارایی و ضریب اطمینان آنها میشود.
چگونه ؟
بابه خدمت گرفتن افراد متخصص ،نگهداری شبکه و تجهیزات کامپیوتری خودرا به آنها بسپارید. سیتم هایی برای بازدید و نظافت منظم و سالیانه تجهیزات کامپیوتری ایجاد نمایید. این هزینه ها را به عنوان جزیی اط هزینه های سرمایه گذاری در بودجه سالانه IT منظور نمایید.
گام ۶: به نرم افزار های امتجان پس داده تکیه کنید.
چرا؟
احتمالا شما یک برنامه نویس کامپیوتری نیستید اگر باشید ،من نمیتوانم باور کنم که تا اینجای کتاب همراه ما آمده باشید ! لازم نیست که شما در کسب و کارتان چرخ را دوباره اختراع کنید. اجازه دهید که دیگران نرم افزار های جدید را امتحان کنند. آنچه در دسترس است برای شما کفایت میکند. چندی پیش در دوره ای که توسط یکی از مهندسین مایکروسافت برگزار میشد شرکت کرده بودم ،او میگفت به طور متوسط تنها ۱۵ درصد از امکانات نرم افزاری آنان توسط کارمندان ادارات مورد استفاده قرار میگیرد. من خیلی تعجب کردم زیرا ۱۵ درصد به نظرم خیلی زیاد آمد!
چگونه؟
عاقلانه است نرم افزاری را که برای کارهای حسابداری به آن نیاز دارید بخرید. این نرم افزارها امکاناتی دارند که نیازهای شما را برآورده میسازند. برای سایر کارهای روزمره نیز مایکروسافت office را تهیه نمایید. اگر برای کارتان به نرم افزار های فنی _ مهندسی نیاز دارید تنها از نرم افزار هایی که توسط دیگران مورد استفاده قرار گرفته و مناسب تشخیص داده شده اند استفاده نمایید.
گام ۷ : کتاب های ساده ی کامپیوتری را مطالعه نمایید.
چرا؟
لازم است که هنگام کار با کامپیوتر شما باید بدانید چه کار میکنید. وحشت نکنید زیرا منظور من این نیست که شما باید متخصص کامپیوتر شوید ،کتاب های ساده ای را که معمولا تحت عنوان “راهنمای آسان ” و یا “خود آموز گام به گام ” در بازار وجود دارند بخرید. حداقل کتبی در مورد نرم افزار های windows, word, exel, powerpoint را بخرید و مطالعه نمایید. این گونه کتاب ها بسیار ساده نوشته شده اند و با تصاویر گوناگون شما را راهنمایی میکنند.
چگونه ؟
کتاب ها را از کتابفروشی معتبر محل خود بخرید. کتاب ها را صفحه به صفحه بخوانید و هم زمان مطالب هر صفحه را روی کامپیوتر خودتان امتحان کنید تا کاملا به مطلب مسلط شوید. هر نکته مفید و جدیدی را یادداشت کنید. اگر برخی مطالب را فراموش کردید نگران نشوید. اما باید همواره در حال یادگیری باشید. زمان های یادگیری را به عنوان سرمایه گذاری برای خودتان در نظر بگیرید.
گام ۸ : cd هایی را که روی آنها تصاویر کامپیوتری و کلیپ های ویدیویی ذخیره شده است بخرید.
چرا؟
افرادی که به صورت مرتب با برنامه های مایکروسافت کار میکنند با کلیپ ها و پس زمینه های (background) اصلی مایکروسافت آشنا هستند . سعی کنید با دیگران متفاوت باشید، متفاوت بودن از دیگران به راستی ساده است. یک cd که حاوی ۱۰۰۰ کلیپ تصویری باشد با قیمت ۱۰۰۰ تومان در دسترس شما قرار دارد.
چگونه؟
به فروشگاه های کامپیوتری و یا نشریات کامپیوتری سری بزنید و یا در اینترنت به جستجو بپردازید. حداقل یک cd برای کلیپ ها و تصاویر بخرید. انتخاب cd را بر اساس سلیقه خودتان انجام دهید.
گام ۹: یک لپ تاپ و یک گوشی هوشمند مناسب داشته باشید و ازآنها واقعا استفاده کنید.
چرا؟
شما نیاز دارید مطالب جدید را امتحان کنید و این امر نیاز به زمان دارد. من مطمئنم که این زمان را در محل کار ندارید. شما میتوانید یادگیری لذت بخشی را در منزل یا ساعات استراحت خود تجربه کنید.
چگونه؟
تنها لازم است به کمک بخشی از پس اندازتان بک لپ تاپ و یک گوشی هوشمند مناسب بخرید .توجه کنید که هیچ نیاز نیست که گرانقیمترین مدل بازاررا بخرید . آنچه مهم است استفاده ی شما به شکل واقعی از آنهاست.
گام ۱۰ : هیچ گاه نمیتوانید همگام با سرعت تغییرات IT حرکت کنید.
چرا؟
سرعت تغییر و تحولات در دنیای IT شگفت انگیز و باورنکردنی است. برخی میگویند امروزه این سرعت ۱۰ برابر سرعت تغییرات در ۳۰ سال پیش است. پس چگونه شما میتوانید پا به پای این تغییرات حرکت کنید؟ مطمئنا نمیتوانید.
چگونه ؟
خونسرد باشید. شما نمیتوانید با این سرعت حرکت کنید اما اجازه ندهید دیگران در این مورد شما را سرزنش کنند. به IT ایمان داشته باشید. در حدی که توان مالی شما اجازه میدهد بر روی IT سرمایه گذاری کنید. همواره به سمت جلو حرکت کنید.
گام۱۱ : IT یک مساله سطحی وبی اهمیت نیست وتفاوتی باسایرفعالیت های شغلی شماندارد.
چرا ؟
بنابر پاره ای از دلایل ،برخی از افراد کامپیوتر را در محل کار به منزله یک وسیله لوکس و تفریحی تلقی میکنند.شماباید با این دیدگاه مقابله نمایید. استفاده موثر از کامپیوتر نیازمند توجه جدی و دقیق است نه نگاهی سطحی و تفریحی ، کامپیوتر نباید در محل کار به یک بازیچه تبدیل شود . شما که نمیخواهید به کارکتلت خود اجازه بدهید که به جای پاسخگویی به ارباب رجوع با کامپیوتر فوتبال بازی کتتد !میخواهید؟
چگونه؟
انجام بازی های کامپیوتری و مطالعه email های شخصی در محل کار را ممنوع کنید زیرا این کار باعث اتلاف وقت و سایر منایع اتلاف وقت و سایر منابع میشود و یک روحیه کاری نامناسب را تشویق و ترویج میکند.
گام ۱۲ : یک هدفون برای شنیدن فایل صوتی داشته باشید
چرا؟
صوت و تصویر از ابزار های قوی ارتباطی محسوب میشوند. برای آماده سازی و یا دریافت برنامه های ارائه اطلاعات که دارای کیفیت خوب باشند شما نیاز به یک هدفون برای شنیدن فایل صوتی مختلف دارید . فایل های صوتی مختلف مفید را بیابید و ازآنها استفاده کنید . استفاده از فایلهای صوتی در اوقات مرده می تواند یک انتخاب عالی مدیریتی باشد.
چگونه ؟
معمولا همراه گوشی های هوشمند یک هدفون وجود دارد که در لپ تاپ هم قابل استفاده است …اگر هم نبود تمام فروشگاه های لوازم کامپیوتری برای تهیه ی آن می توانند به شما کمک کنند .
گام ۱۳: یک flash memory بخرید.
چرا؟
تا مدتی قبل فلاپی دیسک ها و cd ها حافظه رایج برای ذخیره اطلاعاتی بودند که لازم بود شما آنها را همراه خود داشته باشید. این اطلاعات به عنوان مثال میتواند شامل فایل powerpoint مربوط به سخنرانی یا گزارش شما باشد که میخواهید همراه خود داشته باشیدو امروزه flash memory ها در اندازه و شکلی همانند یک جاسویچی و با ظرفیتی غیر قابل تصور ( به عنوان مثال یک گیگا بایت معادل ظرفیت ۷۰۰فلاپی دیسک) با قیمتی در حدود ۱۰ الی ۲۰ هزار تومان به خوبی این وظیفه را برای شما انجام میدهند. داشتن فلش مموری با حافظه حداقل ۸ گیگ برای شما مدیران توصیه می شود و قیمت آن کمتر از ۵۰ هزارتومان خواهد بود.
چگونه؟
باراهنمایی مسئول پشتیبانی کامپیوتر های شرکت و یا حتی با کمک گرفتن از فرزند خود (فرزندان امروزه نسبت به والدین ،اطلاعات دقیقتر و به روزتری درمورد IT دارند!) یک flash memory با مارک معتبر خریداری نمایید و اطلاعات ضروری راکه لازم است همراه خود داشته باشید روی آن ذخیره کنید. اگر در جایی روی کامپیوتری اطلاعاتی وجود داشت که برای شما نیز مفید بود میتوانید با کسب اجازه از صاحب آن اطلاعات و با اطمینان از ویروسی نبودن آن کامپیوتر این اطلاعات را روی flash memory خود ذخیره نمایید.
بخش دوم :تکنیک ها
دوران گذشته همانند یک کشور بیگانه است .آنجا کارها را به صورت متفاوتی انجام میدهند.
ال پی هارتلی _۱۹۵۳
گام ۱۴ : از e-mail برای ارتباطات گسترده استفاده نمایید.
چرا؟
اگر تا کنون امکان استفاده از e-mail (پست الکترونیک) را نداشته اید ویا با آن آشنا نیستید ، از اثرات استفاده از آن در محل کار و ارتباطات خود شگفت ده خواهید شد. e-mail یک ابزار سریع ارتباطی است. آن را به شیوه صحیح مورداستفاده قرار دهید. فراموش نکنید ارتباطات یک امر حیاتی در فعالیت های کاری شما است.
چگونه؟
اگر آدرس e-mail ندارید فورا یک ادرس e-mail و امکان دسترسی به اینترنت را برای خود فراهم نمایید و اگر آدرس e-mail دارید از آن استفاده کنید. همیشه در اولین فرصت (حتی المقدور بلافاصله ) به e-mail هایی که دریافت میکنید پاسخ دهید. e-mail هایناخواسته (spam) و تبلیغاتی را از صندوق پستی خود حذف کنید. دستور زبان را در نامه های خود مراعات نموده و مراقب باشید اشکالات املایی تداشته باشید. سعی کنید با استفاده از نشانه های دستور زبان و امکانات کامپیوتر نامه خود رابه شکل زیباتری تهیه نمایید. این مساله نکته مهمی است که اغلب افراد نسبت به آن بی توجه هستند.
گام ۱۵ : به صورت منظم نسخه های پشتیبان تهیه کنید.
چرا؟
اگرچه این مساله خیلی واضح است اما به هر حال یادآوری این نکته لازم است که برخی مواقع مشکلاتی برای اطلاعاتی که در کامپیوتر ذخیره کرده اید به وجود می آید. بنابراین ذخیره اطلاعات موجود در کامپیوتر طبق یک برنامه منظم (در پایان روز یا حداقل پایان هفته ) کمک میکند که زحمات شما هدر نرود.
چگونه؟
افراد مشخصی در محل کار باید مسئولیت تهیه نسخه های پشتیبان اطلاعات روزانه یا هفتگی را بر عهده داشته باشند. نسخه های پشتیبان هر روز یا هر هفته را روی دیسک های جداگانه ذخیره نمایید. مطمئن شوید دیسک های پشتیبان در جای مطمئنی و دور از کامپیوتر ها نگهداری می شوند.
گام ۱۶ : در محل کار ،بازی نکنید.
چرا؟
شرکت شما محل کار است نه محل تفریح ! حذف نمودن باری های کامپیوتری این تصور را که کامپیوتر یک وسیله ی بازی و تفریح است را از بین میبرد. شک نداشته باشید اگر بازی روی کامپیوتر نصب شده باشد ،حتما مورد استفاده هم قرار میگیرد و این امر باعث اتلاف وقت و ایجاد تصورات اشتباه در زمینه مفید بودن کامپیوتر در محل کار میگردد.
چگونه؟
بازی نکردن با کامپیوتر را به صورت یک قانون درآورید و این قانون را به صورت جدی مراعات نمایید. تمام بازی های کامپیوتری را که روی کامپیوترها وجود دارند حذف نمایید . اگر در مجموعه های نرم افزار ی اداری مورد استفاده نیز بازی هایی وجود دارد آنها را نیز حذف نمایید. این کار بر خلاف ظاهر بیاهمیت آن بسیار مهم است.
گام ۱۷ : به نرم افزار هایی که میخرید گام به گام نزدیک شوید.
چرا؟
شهر رم در یک روز ساخته نشده است.بنابراین شما هم نمیتوانید روز اولی که یک ماشین میخرید بپرید توی آن و در خیابان های شلوغ شهر رانندگی کنید ، بلکه رانندگی را مرحله به مرحله و در حین رانندگی آرام و با احتیاط می آموزید. تمرین ، تجربه کردن و یادگیری و باز هم تکرار و تکرار این مراحل است که شمارا به یک راننده مجرب تبدیل مینماید. همین مساله برای نرم افزار های جدید نیز صدق میکند و باید همین رویکرد را در کار با آنها به کار بگیرید. البته این نکته را نیز فراموش نکنید که امکانات موجود در نرم افزار های کامپیوتری بسیار زیاد و گسترده هستند و احتمالا هیچ گاه شما همه ی آنها را مورد استفاده قرار نخواهید داد.
چگونه ؟
یک برنامه ریزی گام به گام و رو به جلو را برای استفاده از نرم افزار انجام دهید. نگران نباشید. یاد بگیرید و همواره به سوی استفاده ی بهتر و کاراتر از نرم افزار حرکت نمایید. هرگز در این کار عجله نداشته باشید.
گام ۱۸ :کار با Exel را فرا گیرید.
چرا؟
به عنوان مسئول یک کار شما نیازمند آن هستید اطلاعات کلیدی و مرتبط با کار خود را به صورت کارا و موثری مدیریت نمایید. بعضی وقت ها لازم است شخصا در گیر انجام محاسبات لازم روی اطلاعات کلیدی و شاخص های مهم شوید. بهترین روش برای انجام این کار استفاده از صفحات گسترده ساده نرم افزار Exel است.
چگونه؟
برنامه ریزی کنید که اصول اولیه کار با Exel را یاد بگیرید. با خریدن کتاب های خود آموز Exel و تمرین با کامپیوتر (به ویژه منزل) و سعی و خطا این اصول را فرا بگیرید. اطلاعات کلیدی مربوط به کار خود را در صفحات Exel وارد نمایید. به عنوان مثال (سود ماهانه شرکت در ۵ سال گذشته) و یا (نمایش کل درآمد سالانه شرکت در چند سال گذشته در یک نمودار) و یا هر اطلاعات دیگری که برایتان مهم است.البته ممکن است ا شتباهاتی هم داشته باشید ،اما سعی کنید با ایجاد انگیزه هایی برای رسیدن به نتایج مثبت پایانی خود را برای یادگیری بیشتر ترغیب نمایید.
گام ۱۹ : در استفاده از word مهارت پیدا کنید.
چرا؟
زیرا بالاخره روزی نیازمند آن میشوید که یک نامه فوری را برای شخصی ارسال نمایید و هیچ کس نیست که این نامه را برای شما تایپ نماید. گاهی اوقات نیز یک نیاز ضروری پیش می اید که نامه ای را که شخص دیگری آماده کرده است تصحیح نمایید. بنابراین لازم است اطلاعاتی در مورد کار با برنامه word داشته باشید. یکی از همکاران من میتواند در هر دقیق بیش از ۱۰۰ حرف را تایپ کن. البته نه من و نه شما نمیتوانیم با او رقابت کنیم ! برنامه هایی که سخنان شما را تایپ کنند نیز هنوز رایج و تکمیل نشده اند.
چگونه؟
تنها کافی است مدتی با word بازی کنید و گه گاه در مورد اشکالاتتان از تایپیست قسمت کمک بگیرید. همین که بتوانید کارهای ضروری خود را انجام بدهید کفایت میکند.اما اگر مدتی از روی اصول تمرین کنید میتوانید به همان سرعتی که با خودکار روی کاغذ مینویسید با کامپیوتر تایپ کنید و این انگیزه کافی برای تمرین بیشتر شما خواهد بود.
گام ۲۰ : از powerpoint برای ارائه بهتر مطلب استفاده نمایید.
چرا؟
تصاویر پیام های قدرتمندی برای مغز ارسال میکنند . رنگ و گرافیک میتوانند تاثیرات شگرفی بر ارائه یک “گزارش فروش” ، “معرفی شرکت” و سایر گزارشات مدیریتی داشته باشند. استفاده از powerpoint بسیار ساده است ،اما آگاه باشید که هیچ گاه تنها به خاطر اینکه powerpoint وجود دارد از آن استفاده نکنید ،گاهی اوقات یک تابلوی مقوایی کاربرد بسیار مفید تری دارد.
چگونه؟
باpowerpoint سروکله بزنید ،اشکالات خود را از افرادی که با این برنامه آشنا هستند ،بپرسید . کتاب های ساده آموزشی در این زمینه را بخرید و بخوانید و استفاده از powerpoint را تجربه و تمرین کنید.
گام ۲۱ : همانگونه که قبلا پرونده ها را در کشوهای فلزی بایگانی میکردید آنها را در کامپیوتر بایگانی کنید.
چرا؟
به نظر می رسد برخی از افراد هنگامی که کارهای خود را به کامپیوتر منتقل میکنند خیلی از اصول اولیه کارهای اداری را فراموش میکنند این امر به ویژه در زمینه بایگانی پرونده ها چشم گیر تر است.شما غالبا میبینید هنگامی که افراد یک فایل را در کامپیوتر ذخیره میکنند ،آن را در محل نامعلومی که در آن لحظه به نظرشان جای خوبی میرسد قرار میدهند. درست مثل اینکه نامه ای را در جایی پنهان کنید و انتظار داشته باشید که دیگر افراد سازمان هر زمان که به ان نیاز داشتند آن را سریعا پیدا کنند.
چگونه ؟
یک سیستم برای نگهداری فایل ها در کامپیوتر ایجاد نمایید . فایل های مشتریان در یک محل ،فایل های پرو/زه ها در محل دیگر و الی آخر ، درست همانند یک بایگانی منظم اداری.
گام ۲۲ :اگر به دردسر افتادید…
چرا؟
گاهی اوقات به نظر میرسد که کامپیوتر به هیچ یک از دستورات شما گوش نمیدهد و شما در مقابل آن مستاصل میشوید همانگونه که در ابتدای کتاب گفتم من یک متخصص کامپیوتر نیستم. من میدانم حتما دلایلی برای مشکلی که در کامپیوتر پیش آمده است وجود دارد اما نمیدانم این دلایل چه هستند. هنگامی که این اتفاق برای شما می افتد باید بدانید چه کار بکنید تا ترس شما بریزد.
چگونه؟
کلید های ctrl , alt ,delete را که روی صفحه کلید قرار دارند هم زمان فشار دهید و گزینه ی shutdown (برای خاموش کردن کامپیوتر) را انتخاب کنید. این کار ساده است و اعتماد به نفس شما را زیاد میکند. در مورد من که این گونه بوده است.
گام ۲۳ : نکات تازه و باارزشی را که یاد میگیرید یادداشت کنید.
چرا؟
بدون اغراق ،دریایی از اطلاعات ،فعالیت ها و ابزار ها در برنامه های کامپیوتری از جمله در مجموعه نرم افزاری office وجود دارد که بعید است شما هر زمان که نیاز داشتید انها را به خاطر بیاورید . حتی اگر در کار با office تبحر زیادی داشته باشید ، یادداشت کردن نکات جدید و باارزش هیچ مشکلی برای شما ایجاد نمیکند.
چگونه؟
همیشه یک دفترچه سیمی کوچک در کنار کامپیوتر داشته باشید. هر نکته جدیدی را که یاد میگیرید و یا هر مطلب جدیدی که به شما گفته میشود را در این دفترچه یادداشت کنید. این مطالب میتوانند مرجع شما در کارهایی که بعدا میخواهید انجام دهید باشند.
گام ۲۴ : مشتاقانه از اینترنت برای جستجوی اطلاعات استفاده کنید.
چرا؟
ما اکنون در عصر انقلاب دیجیتالی زندگی میکنیم . تکنولوژی دیجیتال ،باعث شده این انتقال اطلاعات با سرعت بسیار زیاد در محدوده جهانی انجام شود. حتما شنیده اید که اینترنت بزرگراه جهانی اطلاعات است. این اطلاعات هیچ فایده ای ندارند مگر آنکه به عنوان منبع اطلاعات مورد نیاز شما مورد استفاده قرار گیرند. بنابراین شما باید یک جستجوگر مشتاق در اینترنت باشید.
چگونه؟
اینترنت رابه عنوان یک ابزار تحقیقاتی مورد استفاده قرار دهید. بدانید که چه اطلاعاتی مورد نیاز شماست و همان ها را جستجو کنید . از موتورهای جستجوی معروف و معتبر کمک بگیرید و در این زمینه به توصیه های دیگران گوش دهید. اسامی سایت های معتبر جستجو را در لیست سایت های مورد علاقه (favorits) کامپیوتر خود قرار دهید. تحقیقات شما میتواند در زمینه فعالیت های رقبا ،سمت و سوی بازار ،اطلاعات عمومی و یا دیگر زمینه های تجاری و اداری باشد . یک جمله هم به عنوان هشدار : هرکسی میتواند عقیده خود را در مورد یک موضوع در اینترنت اعلام کند. اما شما باید تنها به تحقیقات معتبر و مستند اتکا کنید.
گام ۲۵ : برای استفاده از یک تصویر مشترک برای محافظ صفحه ی نمایس (screen saver) (تمام کامپیوتر های شرکت) تاکید کنید.
چرا؟
اعتبار نام و عنوان شرکت شما مهم است. اگر هر کدام از پرسنل شرکت شما از تصاویر عجیب و غریب به عنوان محافظ صفحه نمایش کامپیوتر خود استفاده کند ، این امر در نظر مراجعین به شرکت ،چندان خوشایند جلوه نمیکند. وجود فرهنگ یکسان و یکپارچه در یک شرکت امر بسیار مهمی است. منظور از محافظ صفحه نمایش (screen saver) تصاویر متحرکی است که هنگامی که مدتی مثلا ۵ دقیقه از صفحه کلید یا ماوس کامپیوتر استفاده نشود ،روی صفحه نمایش ظاهر میشود و استهلاک آن را کاهش میدهد.
چگونه؟
با تاکید و اصرار ، محافظ صفحه نمایش ویژه شرکت خودتان را روی تمام کامپیوتر ها قرار دهید . پیشنهاد میکنم برای این کار از آرم شرکت به همراه یک پیام در زمینه فعالیت های شرکت استفاده کنید. البته بهتر است هر سه ماه یک بار این پیام را تغییر دهید.
گام ۲۶ : نکات و پیام هایی را که روی صفحه نمایش ظاهر میشود بخوانید تا مطالب جدیدی را یاد بگیرید.
چرا؟
بسیاری از پیام هایی که روی صفحه نمایش کامپیوتر ظاهر میشوند ، مسیرهای موتاه و سریعی برای انجام ساده بعضی از کارها را به شما یاد میدهند . یک بار به این امر دقت کنید میبینید چقدر در وقت شما صرفه جویی شده است.
چگونه؟
با کمی جستجو در اینترنت میتوانید سایت هایی را پیدا کنید که به صورت مرتب مطالب مفید و کاربردی آموزشی را برای شما ارسال میکنند. برخی از نرم افزار های کاربردی نیز پیام های روزانه را برای شما نمایش میدهند . آنها را بخوانید زیرا این پیام ها ،اطلاعات و دانش شما را افزایش میدهند. با کمی جستجو موارد جالبی را در این زمینه پیدا خواهید کرد.
گام ۲۷ : اگر شک دارید ،کلیک راست کنید.
چرا؟
اگر میخواهید از کامپیوتر به خوبی استفاده کنید ، لازم است که در کار با آن احساس راحتی کنید . شما میتوانید به راحتی و بدون نگرانی در کوچه های تاریک کامپیوتر راه بروید، همان گونه که بارها در این کتاب گفته ام ، شما باید همواره آماده روبه رو شدن با تجربیات جدید باشید.
چگونه ؟
به سادگی هر زمانی که دچار دردسر شدید دکمه سمت راست ماوس را کلیک کنید. خیلی وقت ها در لیستی که ظاهر میشود آنچه را که به آن نیاز دارید پیدا میکنید. این کار همواره ارزش امتحان کردن را دارد.
بخش سوم :نکته ها
هیچ نکته جدیدی وجود ندارد ،تنها برخی مطالب تاکنون یاد گرفته نشده اند . ریچارد والترز
گام ۲۸ : نرم افزار کشف ویروس بخرید.
چرا؟
ویروس های کامپیوتری همه جا هستند . من غالب فایل های آلوده به ویروس را از دیگران دریافت کرده ام.البته باید اذعان نمود که بسیاری از ویروس ها کم و بیش بی ضرر هستند . اما برخی از آنها اینگونه نیستند. برخی ویروس ها میتوانند هارد دیسک شما را خراب کنند و این یعنی نابودی همه اطلاعات و یا همه چیز. تنها اشتباه شما که باعث وارد شدن ویروس به کامپیوترتان میشود این است که فایلی را که برایتان فرستاده اند باز میکنید و یا اینکه یک برنامه آلوده به ویروس را اجرا میکنید.
چگونه؟
یک برنامه ضد ویروس بخرید و روی کامپیوترنصب کنید این برنامه ها اغلب ویروس ها را کشف و نابود میکنند. البته هوشیار باشید که برنامه های ضد ویروس را باید مرتبا به روز نمایید (نسخه جدید آن را تهیه نمایید).
گام۲۹: پیام پایانی e- mail خودرا با دقت انتخاب کنید.
چرا؟
به دلیل آنکه e- mail های ارسالی از طرف شما ،بخش مهمی از ارتباطات کلیدی شما با مشتریان ،ارائه دهندگان خدمات و دیگران را شکل میدهد. چگونگی پایان دادن به یک e- mail میتواند وجه تمایز شما از دیگران باشد و نوعی ارتباط خاص تلقی میگردد . من افراد زیادی را دیده ام که e- mail خود را به صورت کاملا غیر حرفه ای به پایان می رسانند که تاثیر جالبی بر مخاطب ندارد.
چگونه ؟
یک پیام استاندارد برای انتهای تمام e- mail های خود بنویسید که بتوانید تاثیر مورد نظر شما را بر مخاطب بگذارد ،این پیام را در برنامه e- mail خود نصب کنید والبته هر چند وقت یک بار (مثلاه سه ماه یک بار) آن را تغییر دهید.
گام۳۰ : صفحه کار ویژه خودتان را ایجاد نمایید.
چرا؟
هنگامی که کامپیوتر خود را روشن میکنید ، ابتدا صفحه کار (Desktop) را مشاهده میکنید. بنابراین باید تا آنجا که امکان دارد آن را به شکل چشم نوازی در بیاورید. ضمن اینکه میتوانید کلید های میان بر مربوط به کارهایی که غالبا هرروزه آنها را انجام میدهید در صفحه کار قرار دهید.
چگونه؟
یک شیوه منظم و مرتب برای قرار دادن اجزاء در صفحه کار انتخاب نمایید. موارد مربوط به یکدیگر را در یک گروه (یک پوشه) قرار دهید. نام هایی که برای کلید های میان بر انتخاب میکنید باید گویا باشند. اگر میخواهید کلید میان بر جدیدی ایجاد نمایید روی صفحه کار، کلیک راست کنیدو از فهرستی که ظاهر میشود گزینه New و بعد Shortcut (میانبر) را انتخاب کنید و در نهایت مکان ونام مناسب را برای کلید میان بر انتخاب کنید.
گام ۳۱ : از زمینه های ابتکاری برای اسلایدهای PowerPoint استفاده کنید.
چرا؟
امروزه ارائه هایی که به وسیله PowerPoint تهیه و نمایش داده میشوندو در همه جا به چشم میخورند اما اغلب افراد از زمینه های استانداردوتکراری برای اسلاید های خود استفاده میکنند. اما شما باید همیشه متفاوت باشید. پس چرا در انتخاب زمینه های ابتکاری و جدید برای اسلاید های PowerPoint تفاوت و خلاقیت خود را نشان ندهید؟
چگونه؟
شما میتوانید از تصاویر موجود در cd های حاوی تصاویر استفاده کنید و یا اینکه از دوربین دیجیتال خود کمک بگیرید و تصاویر زمینه های ناب و ابتکاری برای اسلایدهای PowerPoint ایجاد کنید. این کار بسیار ساده است اما در متمایز ساختن شما از دیگران تاثیر بسزایی دارد.
گام۳۲ : هرگز در محیط کار با اینترنت تفریح نکنید!
چرا؟
زیرا این یک عادت بد است. گشت و گذار تفریحی در اینترنت کاملا اعتیاد آور است. اداره محل تفریح نیست ، حتی تفریح در اینترنت. صرف نظر از هر مورد دیگری ،این کار میتواند الگوی بسیار بدی برای دیگر افراد همکار شما باشد.
چگونه؟
تعهد برای انجام ندادن جستجوهای تفریحی و بی هدف در اینترنت را به عنوان یک قانون همگانی و جدی در نظر بگیرید. هرگز این کار را نکنید ، هرگز یعنی هیچ گاه یعنی حتی هنگامی که حوصله شما سر رفته است حق انجام این کار را ندارید. بنابر این خیلی مواظب خودتان باشید که فریب اینترنت را نخورید!
گام ۳۳ : روشی برای جلوگیری از استفاده غیر مجاز از اینترنت ایجاد کنید.
چرا؟
زیرا اکنون بسیاری از مردم اینترنت را تنها یک تفریح تلقی میکنند ، اگر چه حقیقت این است که اینترنت میتواند هر چیزی باشد که شما بخواهید. پیشنهاد من این است که در محیط کاری خود IT و اینترنت را تنها به عنوان ابزاری برای افزایش کارایی و بهره وری مورد استفاده قرار دهید.
چگونه ؟
یک آیین نامه برای استفاده از اینترنت تهیه نمایید و کاری کنید که همه عواقب تخلف از این آیین نامه را جدی بگیرند. در این مورد با چشم و گوش باز عمل کنید.
گام۳۴: هر چند وقت یک بار سطل بازیافت (Recycle Bin) را خالی کنید.
چرا؟
اگر شما روغن و فیلتر روغن ماشین خودرا به موقع عوض نکنید اتومبیل شما باز هم کار میکند، اما تعویض به موقع آنها کارایی و قدرت اتومبیل را افزایش میدهد ،پاکسازی و بررسی سطل بازیافت (recycle bin) (که محل نگهداری فایل های حذف شده برای روز مباداست ) طی یک روال منظم نیز همین حالت را دارد.
چگونه ؟
برنامه ریزی کنید که هر ماه یک بار سطل بازیافت را بررسی و پاکسازی نمایید. پایان هر ماه زمان مناسبی برای انجام این کار است. دقت کنید که هنگام پاکسازی فایل هایی را برای همیشه حذف کنید که هیچ گاه به آنها نیاز ندارید.
گام ۳۵ : بررسی پست الکترونیک خودرا به عنوان یک “باید” تلقی کنید.
چرا؟
بررسی و پاسخگویی به هنگام به e- mail های دریافتی ،نظم و به روز بودن شما را نشان می دهد. ضمن آنکه این کار احترام گذاشتن به افرادی است که با شما ارتباط برقرار نموده اند. اگر برای شما یک e-mail فرستاده شد ، در اولین فرصت آن را بخوانید و اگر لازم است پاسخ آن را ارسال نموده و یاآن را بایگانی نمایید. اگر شخصی به شما تلفن بزند و پیامی برای شما بگذارد ،شما بلافاصله با او تماس میگیرید ، این رفتار را در مقابل e-mail های دریافتی نیز داشته باشید.
چگونه؟
دراولین فرصتی که پیدا میکنید ،تمام e-mail های دریافتی را بخوانید . سرعت ، جوهر و ذات IT است. اگر به کپی e-mail دریافتی نیاز دارید،آن را چاپ و یا در کامپیوتر ذخیره نمایید. در سریع ترین زمانی که ممکن است به آن پاسخ دهید ، حتی اگر e-mail از جانب همکاران اداره خودتان باشد. هنگامی که به یک e-mail پاسخ دادید میتوانید آن را حذف کنید. سعی کنید لیست e-mail هایی را که باید به آنها پاسخ دهید خیلی کوتاه باشد.
گام ۳۶ : به e-mail های ناخواسته متناسب با آنها پاسخ دهید.
چرا؟
یکی از مشکلات ناشی از استفاده نامناسب از e-mail ارسال نامه های الکترونیک ناخواسته برای شما است. این نامه ها ممکن است از طرف افرادی باشد که شما آنها را میشناسید و با از طرف افراد ناآشنایی باشد که سرخود برای شما نامه ارسال نموده اند. این گونه نامه ها شامل آگهی های تبلیغاتی ،جوک و لطیفه ،e-mail های زنجیره ای (که یک نفربرای نفر دوم ارسال میکند و او برای نفر سوم ،نفر سوم برای نفر چهارم و الی آخر) وحتی معرفی سایت های غیر اخلاقی نیز میشود. فرض بر این است که شما در محیط کار به این گونه اطلاعات نیازی ندارید،بنابراین باید عکس العمل مناسب با این موارد را داشته باشید.
چگونه؟
در این گونه موارد دو نوع پاسخ استاندارد وجود دارد ،یکی پاسخ به دوستان و همکارانی که نمیخواهید از دست شما ناراحت شوند و دیگری پاسخ به افراد ناآشنایی که e-mail های سرخود برای شما ارسال میکنند. پاسخ هر دو گروه باید گویای این نکته باشد که شما نمیخواهید این گونه نامه ها را دریافت نمایید. پاسخ هر گروه را باید متناسب با مخاطبین آن تهیه نمایید.
گام ۳۷ : اگر کامپیوتر از کار افتاد ناامید نشوید.
چرا؟
اگر کامپیوتر از کار افتاد ،خدارا شکر کنید که این مساله همانند مشکل از کار افتادن اتومبیل نیست. معمولا هنگامی که کامپیوتر از کار می افتد شما بخشی از کارهایی را که با کامپیوتر انجام دادهاید ذخیره نکرده اید ،اما نگران نباشید.
چگونه؟
بسیاری از برنامه های کامپیوتری به صورت خودکار در یک پوشه موقت کارهای شمارا ذخیره مینمایند لذا اگر کامپیوتر از کار افتاد بلافاصله آن را راه اندازی (restart) نمایید و برنامه ای را که با آن کار میکردید باز کنید. در این صورت به احتمال زیاد آنچه را که شما ذخیره نکرده بودید به صورت اتوماتیک از این پوشه موقت در فایل شما کپی میشود. البته یادتان باشد همیشه هم این قدر خوش شانس نیستید که همه آنچه را که ذخیره نکردهاید دوباره به دست آورید.
گام ۳۸ : از نمودار های Exel برای نمایش پیشرفت های کاری خود استفاده نمایید.
چرا؟
قبلا نیز گفتیم پیام های تصویری اثرات قوی و بسیار خوبی روی مغز دارند. ما بلافاصله ارائه ها و نمودار های تصویری را (به ویژه اگر رنگی باشند) درک میکنیم. هنگامی که میخواهید اطلاعات کلیدی فعالیت های خود را ارائه دهید از نمودار های رنگی صفحات گسترده Exel استفاده کنید. البته دقت کنید که این کار را تنها به خاطر اینکه آن را بلد هستید انجام ندهید.
چگونه؟
اگر اطلاعات مورد نظر شما در صفحه Exel قرار دارد ماوس را روی بخشی که میخواهید اطلاعات آن را به صورت نمودار نمایش دهید بکشید (drag کنید یعنی در حالی که کاید ماوس را پایین نگه داشته اید آن را روی بخش مورد نظر حرکت دهید تا انتخاب شود) و دکمه ی مربوط به ایجاد نمودار در نوار ابزار بالای صفحه را کلیک کنید. بعد از انتخاب نوع نمودار روی دکمه ی close (بستن) کلیک کنید. اکنون یک نمودار دارید. با کمی تمرین و سرو کله زدن با امکانات رسم نمودار در exel میتوانید نمودار های زیبایی ایجاد نمایید.
گام ۳۹ : از نوارهای ابزار Toolbars)) سفارشی استفاده کنید.
چرا؟
امکانات windows بسیار گسترده است. شما از برخی از این امکانات همیشه استفاده میکنید و برخی از آنها نیز ممکن است گاهی مورد استفاده شما قرار گیرد و برخی از این امکانات نیز هرگز مورد استفاده قرار نمیگیرند. عاقلانه این است که نوارهای ابزار windows را مطابق نیاز های خود سازمان دهی نمایید( آنهارا سفارشی کنید) به ویژه در نسخه های جدید windows .
چگونه؟
در یکی از برنامه های مجموعه office ، مکان نمارا در بالای صفحه روی view (نما) نگه دارید تا فهرست فرامین آن ظاهر شود. مکان نما را روی گزینه ی Toolbars (نوارهای ابزار) ببرید تا فهرست نوارهای ابزار پدیدار شود. در این فهرست ،نام نوارهای ابزار دیده میشود ،نوارهایی که در کنار نام آنها علامت قرار دارد روی صفحه نمایش دیده میشوند ، شما میتوانید با کلیک کردن روی نام نوار ابزار این علامت را بردارید یا بگذارید. آخرین گزینه در فهرست نوارهای ابزار customiz (سفارشی کردن) است. اگر روی آن کلیک کنید ،کادرهای مربوط به سفارشی کردن نوارهای ابزار ظاهر میشوند . در این کادرها گزینه های مختلف را بررسی و تمرین کنید تا بتوانید ابزار را مطابق میل خود سفارشی نمایید.
گام ۴۰ : و بالاخره…
چرا؟
اگر قبلا به این نکته توجه نداشتید امیدوارم اکنون متوجه شده باشید که IT چگونه میتواند تاثیر عظیمی در فعالیت های شغلی شما ایجاد نماید ، بدون آنکه لازم باشد یک متخصص IT باشید می توانید با استفاده از این نکات تحولی عظیم ایجاد کنید..
چگونه؟
دوباره این مطلب را بخوانید و حداقل ۵ کاری را که لازم است انجام دهید تا استفاده از IT کارایی فعالیت های شغلی شما را بهبود بخشد را یادداشت کنید.
نقل از کتاب جواهری به نام آی تی – مدیران ایران- www.Modiriran.ir
این مطلب چه میزان برای شما مفید بود؟
میانگین امتیاز 2.5 / 5. تعداد نظرات: 2
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
مدیریت مالی در شرایط بحرانی
بهره وری چیست و چطور بهره وری را افزایش دهیم؟
چطور در دام کلاهبرداری های جدید نیفتیم
در شرایط خاص فعلی، شرایط برای کلاهبرداری بسیار مهیا است!
در این مطلب و وبینار، روشهای کلاهبرداری و راههای تشخیص آن را با هم مرور میکنیم.
کاربردها و ابزارهای هوش مصنوعی
هوش مصنوعی این روزها جنبه های مختلف زندگی شخصی و حرفه ای همه ما را تحت تاثیر قرار داده است در این صفحه به مطالب و منابع مفیدی برای استفاده از هوش مصنوعی پرداخته ایم .
تحلیل هزینه – فایده چیست ؟
تحلیل هزینه – فایده روشی نظام مند برای تخمین زدن نقاط قوت و ضعف گزینه های مختلف و انتخاب و تصمیم گیری بین آنها باشد .
ناهماهنگی شناختی چیست؟ راههای کاهش ناهماهنگی شناختی
ناهماهنگی شناختی (تعارض شناختی) برای توصیف ناراحتی ذهنی استفاده میشود که ناشی از داشتن دو اعتقاد، ارزش یا نگرش متضاد با اعمال و واقعیت های بیرونی استفاده می شود. ناهماهنگی شناختی باعث ایجاد حس رنجش روحی درونی می شود ، تصمیم گیری های ما را ضعیف و بهره وری مان را در زندگی شخصی و حرفه ای کم می کند .
This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.
دیدگاهتان را بنویسید