یکی از تفاوت‌های مهم بین افراد موفق و افراد عادی، توانایی مدیریت زمان در افراد موفق است.
یکی از فرمول‌های موفقیت این است:
هدفگذاری + برنامه‌ریزی + مدیریت زمان + انضباط فردی = موفقیت
اگر مدیریت زمان را از این فرمول برداریم، موفقیت از بین می‌رود. بنابراین اگر می‌خواهید در حوزه‌ای که فعالیت می‌کنید، موفق‌تر عمل کنید، پیشنهاد ما این است که در کنار هدف و برنامه، زمانتان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
اما سوالی که خیلی وقت‌ها مطرح می‌شود این است که مگر می‌شود زمان را مدیریت کرد؟
شاید عبارت «مدیریت زمان» خیلی هم مناسب نباشد. اما منظور از آن، مدیریت کردن وقتی است که در اختیار داریم. یعنی مدیریت کردن همان 24 ساعت شبانه‌روز، برای رسیدن به بهترین نتیجه.
اگر نتوانیم وقت مشخص و محدودی که در اختیار داریم را مدیریت کنیم، از لحاظ فردی یا سازمانی دچار مشکلات جدی می شویم. اما چطور باید زمانمان را مدیریت کنیم؟
امیدواریم در این مطلب پاسخ مناسبی برای این سوال مهم ارائه دهیم.
در این مطلب می‌خواهیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- مدیریت زمان چیست
- هدفگذاری و مدیریت زمان
- اصول مدیریت زمان
- جدول مدیریت زمان آیزنهاور
- تکنیک های مدیریت زمان
- قانون پارکینسون در مدیریت زمان
- مدیریت زمان و تعلل (اهمالکاری)
- ابزارهای مدیریت زمان
- کتاب مدیریت زمان
- دوره آموزشی مدیریت زمان
مدیریت زمان چیست ؟
مدیریت زمان یعنی برنامه‌ریزی و مدیریت کردنِ وقتی که برای رسیدن به برنامه مشخصی، در اختیار داریم.
همه ما در طول شبانه‌روز 24 ساعت وقت در اختیار داریم. آخر شب که می‌شود، ناخودآگاهمان بررسی می‌کند که از این وقت به خوبی استفاده کرده‌ایم یا نه. اگر حس خوبی از این بررسی آخر وقتی داشته باشیم، احتمالاً به این معنی است که در جهت اهدافمان پیش رفته باشیم و احتمالاً دلیلش مدیریت کردن زمانمان بوده است.
تا اینجا دو سه بار به «هدف»، «برنامه» و «برنامه‌ریزی» اشاره کردیم. برای اینکه مدیریت زمان جواب دهد، مهمترین گام این است که هدف و برنامه خوبی برای خودمان تعریف کرده باشیم.
راستش را بخواهید، مدیریت زمان بحث پیچیده ای نیست. ابزارهای خاصی هم لازم ندارد. فقط نیاز به کمی برنامه ریزی دارد و بعدش: توجه، تمرکز و اقدام.
هدفگذاری و مدیریت زمان
خیلی‌ها اصول مدیریت زمان را می‌دانند، ولی زمانشان را مدیریت نمی‌کنند. شاید مهمترین دلیل این کار، نداشتن هدف و برنامه‌ای خوب و قابل انجام است.
برای اینکه در کار و زندگی بهتر عمل کنیم، باید بدانیم می‌خواهیم چه کار کنیم و کجا برویم. اگر روال 30 سال آینده من این باشد که صبح‌ها بیدار شوم و بروم اداره، عصر برگردم خانه و استراحت کنم و دوباره فردا همین داستان را تکرار کنم، راستش مدیریت زمان هیچوقت به درد نمی‌خورد! چون اصلاً هدف و برنامه‌ای در کار نیست.
اما اگر قرار باشد تا ماه آینده یک کتاب بنویسید، برای وضعیت سلامتی‌تان کاری بکنید، یک کسب‌وکار راه بیندازید، مهارت‌های مدیریتی‌تان را ارتقاء دهید و یا برای رشد یا نجات کسب‌وکارتان اقدام موثری انجام دهید، آن وقت است که قدر «مدیریت زمان» را می‌دانید و البته که «مدیریت زمان» هم جواب می‌دهد!
پس اگر هدف و برنامه‌ای در کار یا زندگی‌تان دارید و می‌خواهید شانس موفقیت‌تان را افزایش دهید، باید Time management داشته باشید و ادامه این مطلب برای شماست.
اصول مدیریت زمان
مهمترین اصل مدیریت زمان این است که چه کاری را چه زمانی انجام دهیم.
و اسم این اصل را گذاشته‌اند اولویت بندی.
اولویت‌بندی یعنی چطور از بین کارها، آن کاری که باید اول انجام دهیم را انتخاب کنیم؟ همه هنر مدیریت زمان همین است!
برای اینکه بتوانیم اولویت‌بندی خوبی داشته باشیم، با فرض اینکه ابتدا لیست کارهایمان را مشخص کرده‌ایم، می‌توان از قواعد مختلفی پیروی کرد.
مدیریت زمان، اولویت‌بندی و خوردن قورباغه!
برایان تریسی در کتاب مشهور «قورباغه‌ات را قورت بده» اشاره می‌کند که برای اولویت‌بندی کارها، اول آن کاری که از همه بزرگتر و سخت‌تر است را انتخاب کنید. بعد از خوردن آن قورباغه زشت، انجام کارهای بعدی ساده‌تر و شدنی‌تر خواهند بود.
مدیریت زمان، اولویت‌بندی و 3 کار بزرگ
برایان تریسی در جای دیگری اشاره به قاعده 3 big می‌کند و می‌گوید هر روز 3 کار اصلی و مهم برای خودتان مشخص کنید و فقط تلاش کنید تا همان 3 کار را انجام دهید.
مدیریت زمان و اولویت‌بندی با راهکار وارن بافت
آقای وارن بافت، یکی از ثروتمندان مشهور دنیا توصیه می‌کند که 25 کار اصلی خودتان را لیست کنید. سپس 20 تا از آنها را خط بزنید و فقط روی 5 کار اصلی‌تر وقت بگذارید. تا وقتی که آن 5 کار انجام نشده‌اند، سراغ بقیه نروید.
می‌توان نام آن را قاعده 25 – 5 گذاشت.
مدیریت زمان و اولویت‌بندی بر اساس اصل پارتو یا 80-20
آقای «پارتو» اقتصاددان و جامعه‌شناسی بود که در تحقیقاتش به این نتیجه رسید که 20 درصد ورودی‌ها، 80 درصد نتایج را ایجاد می‌کنند. مثلاً 20 درصد افراد یک جامعه، 80 درصد ثروت آن جامعه را در اختیار دارند. و یا 20 درصد مشتریان ما، 80 درصد سفارشات را انجام می‌دهند.
با همین نسبت، احتمالاً 80 درصد نتایج مورد انتظار ما، از 20 درصد کارهایمان حاصل می‌شود.
بنابراین می‌توان 20 درصد کارهای مهمتر را انتخاب کنیم و انتظار رسیدن به 80 درصد از نتایج را داشته باشیم.
برای اطلاعات بیشتر در مورد این قاعده، می‌توانید مطلب اصل پارتو را هم بخوانید.
مدیریت زمان و اولویت‌بندی با «آن یک چیز»
اولویت، از اول می‌آید. اولویت‌بندی یعنی کارهایمان را به ترتیب از اول به آخر مرتب کنیم.
اما اجازه بدهید یک سوال ساده و ابتدایی‌تر بپرسم: « ما چند تا اول داریم؟ »
قطعاً فقط یک «اول» وجود دارد و بقیه کارها می‌شوند دوم، سوم و …
پس عبارت «اولویت‌ها» اشتباه است! ما فقط یک اولویت داریم.
کتاب «آن یک چیز» به زیبایی به این موضوع پرداخته و یک سوال ساده و اساسی از ما می‌پرسد:
آن یک کار، کدام است که اگر انجامش دهیم، بقیه کارها ساده‌تر یا غیرضروری می‌شوند؟
بنابراین شاید بد نباشد به جای موارد مختلف برای انجام، فقط دنبال یک چیز بگردیم. اما یک چیزی که مهمترین است.
اولویت‌بندی – ماتریس آیزن هاور
ماتریس یا جدول مدیریت زمان آیزن هاور که بعدها استفان کاوی هم آن را نقل کرد و گاهی به ماتریس استفان کاوی یا ماتریس مدیریت زمان مشهور است، الگوی خوبی به ما می‌دهد که نه تنها بدانیم الان چه کارهایی باید انجام دهیم، که بتوانیم بعضی کارها را به زمان یا فرد دیگری هم واگذار کنیم. با این الگو می‌توانیم تکلیف کارهای زیادی که سرمان خراب شده‌اند را مشخص کنیم!
اساس کار این ماتریس این است که کارهایمان را بر اساس اهمیت و فوریت، به 4 دسته زیر تقسیم می‌کنیم. :
- غیر مهم و غیر فوری
- غیر مهم ؛ اما فوری
- مهم ؛ اما غیر فوری
- مهم و فوری.
برای این چهاردسته کار، چهار تصمیم مختلف باید گرفت که در بخش بعدی (هرم مدیریت زمان) به آن می‌پردازیم.
اولویت‌بندی با هرم مدیریت زمان
اینکه برای کاری که الان داریم، چه تصمیمی باید بگیریم، کار سختی است! برای همین، ما در مجموعه مدیران ایران ابزاری را برای این کار ساخته‌ایم به نام «هرم مدیریت زمان»
هرم مدیریت زمان بر اساس ماتریس آیزن هاور ساخته شده و روی 4 وجه آن، به ترتیب اینها نوشته شده است:
- حذف
- واگذاری
- زمان‌بندی
- انجام
بنابراین وقتی به لیست کارهایمان نگاه می‌کنیم، آنها را با وجوه این هرم تطبیق می‌دهیم و هر وجه (تصمیم) که مناسبش بود را انتخاب می‌کنیم:
- حذف:
آیا می‌توانیم این کار را حذف کنیم؟
این کار برای ما مهم و ارزشمند است؟ سودی به ما می‌رساند؟
بود و نبودش تفاوتی دارد؟
در راستای اهداف ما است؟
اگر پاسخ‌مان به سوالات بالا منفی بود، این کار را حذف می‌کنیم و سراغ کار بعدی می‌رویم. اما اگر قابل حذف نبود، به مرحله بعدی تکنیک می‌رویم. - واگذاری:
آیا می‌توانیم این کار را به شخص دیگری واگذار کنیم تا وقت بیشتری برای کارهای مهمتر و اصلی‌ترمان داشته باشیم؟
آیا حتماً باید این کار را خودمان انجام دهیم؟
اگر پاسخ‌مان منفی است، این کار را به دیگران واگذار می‌کنیم و به سراغ کار بعدی می‌رویم و در غیر اینصورت، به مرحله سوم می‌رویم. - زمان‌بندی:
آیا این کار باید همین الان انجام شود؟
اگر پاسخ منفی است، کار مورد نظر را به وقتی که بهتر است انجام شود، موکول می‌کنیم و برای انجام به موقعش، از ابزارهای «یادآور» کمک می‌گیریم. و اگر نمی‌توانیم آن را به زمان دیگری موکول کنیم، به مرحله آخر تکنیک می‌رویم. - انجام
این مرحله دیگر سوال ندارد! فقط باید انجام شود.
مثل چکی که همین الان باید موجودی حسابش را تأمین کرد؛ مثل غذایی که دارد می‌سوزد! و مثل کارمندی که اگر الان با او صحبت نکنیم، ممکن است شرکت ما را ترک کند.
برای اطلاعات بیشتر در مورد اولویت‌بندی، می‌توانید اینجا را ببینید: تکنیکهای اولویت بندی
اما بد نیست بعد از بررسی اصول، چند تکنیک و راهکار را هم با هم بررسی کنیم.
قوانین و تکنیک های مدیریت زمان
اگر با جدول یا هرم مدیریت زمان پیش رفته باشید، یک سری از کارها را می‌یابید که مهم و فوری هستند و باید خودتان، همین الان انجامشان دهید.
برای انجام بهتر این کارها، می‌توانیم از بعضی تکنیک‌ها کمک بگیریم.
تکنیک پومودورو
یکی از معروفترین تکنیک های مدیریت زمان، تکنیک پومودورو ، pomodoro یا گوجه فرنگی است. این تکنیک از کار یک آشپز ایتالیایی که برای نگهداشتن زمان از زمان‌سنجی شبیه گوجه فرنگی استفاده می‌کرده، حاصل شده است و اسم عجیبش به همین خاطر است.
در این تکنیک، زمان سنج را برای 25 دقیقه تنظیم می‌کنیم و در این 25 دقیقه، فقط کار می‌کنیم. یک کار، آن هم با تمرکز کامل. بعد از پایان 25 دقیقه، به مدت 5 دقیقه فقط استراحت می‌کنیم. تأکید می‌کنیم که نباید به کار قبلی ادامه دهیم تا مغزمان بتواند استراحت کند.
دوباره 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت. دفعه چهارم که نوبت استراحت رسید، کمی وقت آن را بیشتر می‌کنیم و مثلاً 15 دقیقه استراحت می‌کنیم.
این تکنیک خیلی ساده است؛ اما می‌تواند تحولی در بهره‌وری و مدیریت کردن زمان شما ایجاد کند. کافی است یکبار امتحانش کنید.
برای اجرای تکنیک پومودورو می‌توانید از ساعت موبایل‌تان یا نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های رایگان فراوانی که برای آن ایجاد شده، کمک بگیرید.
تکنیک نقشه ذهنی
نقشه ذهنی به ما کمک می‌کند تا ذهن شلوغ و افکار به هم ریخته‌مان را سروسامان دهیم و جای بیشتری برای فکر کردن و انجام متمرکز کارها ایجاد کنیم.
از این تکنیک بی‌نظیر برای اهداف مختلفی استفاده می‌شود و چون بحثش کمی طولانی است، پیشنهاد می‌کنیم مطلب زیر را در موردش بخوانید:
قانون پارکینسون
قانون پارکینسون می‌گوید کارها تا وقتی ادامه پیدا می‌کنند که زمانِ در اختیارشان را پر کنند.
به‌عبارتی‌دیگر، قانون پارکینسون می‌گوید که هر کاری به اندازه زمانی که برای آن کار در نظر گرفته شود، طول می‌کشد.
خیلی وقت‌ها، می‌دانیم که فقط فرصت کوتاهی برای انجام یک کار داریم. با آنکه شاید باور نکنیم، ولی بعداً می‌بینیم که بازدهی ما خیلی بیشتر بوده و توانسته‌ایم در همان زمان کم، کارمان را انجام دهیم و نتیجه خوبی هم بگیریم.
روش استفاده از قانون پارکینسون در مدیریت زمان اینگونه است که در برنامه‌ریزی‌ها و مخصوصاً تفویض اختیار به دیگران، ابتدا زمان کمتری از آنچه تصور می‌کنیم را به آن کار اختصاص دهیم و بعد، اگر کار مورد نظر در زمان مقرر انجام نشد، کمی به زمان نهایی اضافه کنیم.
تکنیکهای مدیریت ایمیل در مدیریت زمان
رسانه‌های اجتماعی و ایمیل، مواردی هستند که این روزها وقت زیادی را از ما تلف می‌کنند. اما زندگی امروزی بدون این ابزارها بسیار سخت است. پس بهتر است بتوانیم آنها را هم مدیریت کنیم.
در این فایل صوتی کوتاه ( حدوداً ۶ دقیقه ای ) ، ۷ نکته بیان می شود که به مدیریت زمان بهتر در برخورد با ایمیل ها به ما کمک می کند:
Download “فایل صوتی – مدیریت زمان در برخورد با ایمیلها”
مطالب مشابه برای مدیریت ایمیل و زمان:
مدیریت زمان، تعلل و به تعویق انداختن کارها
اما بعد از بررسی همه این اصول و تکنیک‌ها، گاهی بازهم کارهایمان را شروع نمی‌کنیم و یا اگر شروع کرده‌ایم، به اتمام نمی‌رسانیم.
به این حالت می‌گویند تعلل یا به تعویق انداختن کارها.
چند دلیل برای عدم شروع کارها بیان می‌شود:
- بی انگیزگی: دلیل و انگیزه کافی برای شروع نداریم.
- ترس از شروع: نگرانیم که موفق نشویم. پس اصلاً شروع نمی‌کنیم.
- ناآگاهی از مسیر: نمی‌دانیم چطور باید در این مسیر حرکت کنیم. پس اصلاً شروع نمی‌کنیم.
- نداشتن اولویت: کارهای مهم دیگری داریم که هنوز تمام نشده‌اند. و یا نمی‌دانیم کدام کار ما اولویت بیشتری دارد؛ پس منتظر می‌مانیم.
- تضاد منافع: اگر این کار را شروع کنیم، ممکن است نتیجه ای بگیریم که دوستش نداریم.
- و …
به اتمام نرساندن کارها هم تقریباً به همین دلایل اتفاق می‌افتد.
تکنیک «5 چرا» برای مقابله با تعلل
تعلل، علتی بنیادین دارد. معمولاً تناقضی در باورها و افکار ما هست که مانع انجام کارها می‌شود. «وقت ندارم» ، سطحی‌ترین و بی‌اعتبارترین دلیلی است که برای انجام نشدن کارها می‌آوریم.
تا آن دلیل و تناقض ریشه‌ای پیدا و برطرف نشود، تعلل به قوت خودش باقیست!
یک تکنیک برای پیدا کردن ریشه اهمالکاری یا تعلل این است که تا 5 مرحله از خودمان بپرسیم «چرا؟» یا «که چی بشه؟»
مثلاً من می‌خواهم صبح‌ها زودتر بیدار شوم اما نمی‌توانم.
- چرا می‌خواهی زودتر بیدار شوی؟ برای اینکه به کارهای عقب‌افتاده‌ام برسم.
- چرا به کارهای عقب‌افتاده‌ات برسی؟ تا وقت آزاد برای کارهای دیگرم پیدا کنم.
- وقت آزاد پیدا کنی که چی بشه؟ تا پول بیشتری در بیاورم.
- پول بیشتر در بیاوری که چی بشه؟ که زندگی راحت‌تری داشته باشم.
- زندگی راحت‌تری داشته باشی که چی بشه؟ که کار نکنم.
در همین مثال ساده، از انجام کار بیشتر رسیدیم به کار نکردن. یعنی یک تناقض.
البته که پیدا کردن این دلایل ریشه‌ای معمولاً به کمک یک کوچ حرفه‌ای انجام می‌شود. ما هم همین پیشنهاد را به شما داریم. (کمک گرفتن از یک کوچ حرفه‌ای)
مطالب زیر هم در مقابله با تعلل می‌تواند مفید باشد:
- ۲۴ روش برای سرکوب تنبلی و به تعویق انداختن کارها
- فایل صوتی حکایتی انگیزشی برای اتمام کارها
- دوره آموزشی خداحافظی با تنبلی و تعلل
ابزارهای مدیریت زمان
برای اینکه بتوانیم کارها و زمانمان را بهتر مدیریت کنیم، باید حداقل یک ابزار غیر از حافظه‌مان داشته باشیم.
آنهایی که برای یادآوری و انجام کارهایشان فقط به حافظه خود تکیه می‌کنند، به زودی متوجه می‌شوند که چه اشتباه بزرگی مرتکب شده‌اند!
ابزارهای پیشنهادی ما:
گوگل کلندر یا تقویم گوگل
سررسیدهای کاغذی معمولی
نرم‌افزار ترلو
کتاب چرا مدیریت زمان جواب نمی دهد :
مطلبی که خواندید، نوشته دکتر شاهین شاکری، مدیر باشگاه مدیران ایران بود و خبر خوب اینکه کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی دهد» به قلم ایشان منتشر شده و شما می توانید نسخه چاپی و یا دانلودی آن را از لینک زیر تهیه بفرمایید:
کتابِ الکترونیکی «چرا مدیریت زمان جواب نمی دهد؟»
کتاب کاغذی «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد؟»
و اما برای اینکه ۲ فصل از کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد» را دانلود کنید، می‌توانید فرم زیر را تکمیل بفرمایید:
در کنار کتاب، می‌توانید از دوره «معجون مدیریت زمان» هم برای یادگیری هرچه بهتر اصول و تکنیکهای کاربردی مدیریت زمان، بهره‌مند شوید:
دوره آموزشی مدیریت زمان :
شاهین شاکری، چند سال است که دوره مدیریت زمان را برگزار می کند. و پس از تغییرات زیاد، الان این دوره بصورت اینترنتی و در کمتر از ۲ ساعت ارائه می شود.
در هر جایی که باشید و با هر وسیله ای که به اینترنت وصل می شود، می توانید در این دوره ثبت نام کنید و با صرف هزینه ای بسیار کم، مطالبی فوق العاده را بیاموزید و زمانتان را مدیریت کنید.
مهمترین نکاتی که باید رعایت کنید و کاربردی ترین تکنیک هایی که می تواند به مدیریت زمان کمک کنند، در این دوره قرار گرفته اند.
همین الان در این دوره ثبت نام کنید، نگاهتان را به مدیریت زمان تغییر دهید و کارهای مهمتر را به خوبی انجام دهید:
کمتر از ۲ ساعت وقت بگذارید و با کمترین هزینه، یک الگوی خوب برای مدیریت زمانتان پیدا کنید.
برای سفارش دوره های کاربردی مدیریت زمان در سازمان و شرکت تان باما تماس بگیرید .
تلفن تماس : 02634209344 -02144841991- 093836444531
