تکنیکهای اولویت بندی – بحث تلخ اولویت‌ها

خیلی از ما، بارها آرزو کرده‌ایم که ای کاش روزمان مقداری بیشتر از 24 ساعت بود!

آن روزهایی که مشغول درس‌خواندن بودیم؛ وقت‌هایی که باید کاری را به موقع تحویل می‌دادیم و یا حتی وقتی می‌خواستیم خانه را قبل از آمدن مهمان‌ها، مرتب‌تر کنیم.

چه کسی هست که به مدیریت زمان، نیاز نداشته باشد؟

اما این مدیریت زمان، چه چیزی هست؟

یک تعریفش شاید این باشد:

بتوانیم وقتی که داریم را طوری مدیریت کنیم که به کارهایمان برسیم.

و یا اینکه:

انجام کار درست، به میزان درست، در زمان درست و توسط شخص درست (مناسب) اما مشکل از جایی شروع می‌شود که نمی‌دانیم کدام کارها را و در چه زمانی باید انجام دهیم.

محمدرضا شعبانعلی عزیز در جایی گفته بود که «مدیریت زمان، بحث تلخ اولویت‌ها است.»

در واقع، همه ما زمان کافی را در اختیار داریم. اما مشکل‌مان این است که نمی‌توانیم آن را به کارهای اصلی و مهمترمان اختصاص دهیم. و شاید مشکل‌مان این باشد که دلمان نمی‌آید به بعضی از کارها، «نه» بگوییم و با این بله گفتن‌ها، وقت زیادی را به کارهایی اختصاص می‌دهیم که نباید می‌دادیم.

در کنار مواردی مثل مدیریت انرژی که بسیار به مدیریت زمان مرتبط است، اجازه دهید این بار کمی در مورد اولویت‌ها با هم صحبت کنیم و به این بپردازیم که:

• اولویت‌ها چه هستند؟
• چطور اولویت‌بندی کنیم؟
• چطور اولویت‌ها را مدیریت کنیم؟

اولویت بندی یعنی چه؟

اولویت، از اول می‌آید. اولویت‌بندی یعنی کارهایمان را به ترتیب از اول به آخر مرتب کنیم.

و همه ما باید اولویت‌هایمان را بشناسیم.

اما اجازه بدهید یک سوال ساده و ابتدایی‌تر بپرسم: « ما چند تا اول داریم؟ »

قطعاً فقط یک «اول» وجود دارد و بقیه کارها می‌شوند دوم، سوم و …

پس عبارت «اولویت‌ها» اشتباه است! ما فقط یک اولویت داریم.

کتاب «آن یک چیز» به زیبایی به این موضوع پرداخته و یک سوال ساده و اساسی از ما می‌پرسد:

آن یک کار، کدام است که اگر انجامش دهیم، بقیه کارها ساده‌تر یا غیرضروری می‌شوند؟

 اگر ما فقط «یک چیز» را در اولویت‌مان قرار دهیم، و البته اگر بدانیم کدام «یک‌چیز» را، زندگی‌مان عوض می‌شود.

فرض کنید شما می‌خواهید کارمند نمونه باشید. در کنارش می‌خواهید کسب‌وکار شخصی خودتان را هم راه بیندازید و می‌خواهید در بازار سرمایه‌گذاری هم وارد شوید و اصطلاحاً خرید و فروش یا Trade کنید.

سوال ساده من این است:

اولویت شما کدام است؟ آن یک چیز شما چیست؟

کدام کار است که اگر انجام دهید، بقیه کارها ساده‌تر شده و یا حتی حذف می‌شوند؟

این سوال ساده، ممکن است شما را مدت‌ها درگیر خودش کند و بعد، شاید با مقایسه علایق، شخصیت، داشته‌ها، توانایی‌ها، تجربیات، وضعیت خانواده، جامعه و بازار و … به این نتیجه برسید که آن یک چیز شما و یا همان اولویت اصلی‌تان، راه‌اندازی کسب‌وکار شخصی است.

تا اینجا عالی پیش رفته‌اید و به شما تبریک می‌گویم! اما خبر خوب اینکه باز هم می‌توانید سوال اصلی «آن یک چیز» را از خودتان بپرسید:

آن یک چیز (در راستای راه‌اندازی کسب‌وکارم) چیست که اگر انجامش دهم، بقیه کارها ساده‌تر و یا غیرضروری می‌شوند؟

حالا با این سوال مشخص‌تر در راستای یک چیز اصلی‌تان، می‌توانید موارد جزئی‌تری را شناسایی کنید.

مثلاً ممکن است لیستی از کارهایی که باید در راستای راه‌اندازی کسب‌وکارتان انجام دهید تهیه کنید. و بعد، با سوال کلیدی «یک چیز» ، به اصلی‌ترین کار بپردازید.

چطور اولویت‌بندی کنیم؟

گفتیم که مدیریت زمان، داستان اولویت‌ها است. در مورد آن یک چیز هم صحبت کردیم. اما نمی‌شود تا انجام آن یک چیز، بیکار بنشینیم! برای کارهای روزانه و یا کم‌اهمیت‌تر چطور؟ آنجایی که ممکن است سوال یک‌چیز، خیلی کاربردی نباشد، چه باید بکنیم؟

برای اولویت‌بندی لیست کارهایمان، تکنیک ساده‌ای وجود دارد که در انگلیسی به آن 4D هم می‌گویند. این 4 اقدام، در ماتریس مدیریت زمان هم هستند.

تکنیک 4D :

طبق قانون 4D ، ما با لیست کارهایمان می‌توانیم 4 کار انجام دهیم:

1. حذف – delete
2. واگذاری – delegate
3. زمان‌بندی یا به‌تأخیر انداختن – delay
4. انجام – do

مشکل ما با لیست کارهایمان وقتی است که نمی‌دانیم چه کنیم. هنگامی‌که لیست بلندی از کارها و وظایف به ما هجوم می‌آورند، مغز ما می‌ترسد و عقب نشینی می‌کند.

اما اگر به مغزمان بگوییم که 4 راه‌حل برای هر کدام از این کارها داری، مغز محترم و ترسیده ما از مخفیگاهش بیرون می‌آید و شروع به کار می‌کند.

چطور اولویت‌ها را مدیریت کنیم؟

البته گفتیم که «اولویت‌ها» نداریم و این کلمه، یک اشتباه مصطلح بوده و منظورمان کارهای مهمتر است.

اما چطور همین کارهای مهم را مدیریت و اولویت‌بندی کنیم؟

وقتی لیستی از کارهای روزانه برای خودمان می‌نویسیم، ابتدا در یک نگاه کلی، باید آن یک چیزی که از همه مهمتر است را انتخاب کرده و انجام دهیم. مثلاً امروز باید حساب‌مان را پر کنیم تا چکی که کشیده بودیم، پاس شود.

اگر این کار در انتهای لیست ما باشد و نوبت خواندنش هم نرسد، چک ما برگشت می‌خورد!

بعد از بررسی کلی، باید تک تک کارها و وظایف‌مان را با قانون 4D بررسی کنیم.

بنابراین کار اول را نگاه می‌کنیم و به ترتیب زیر، با پرسیدن سوالاتی از خودمان، در مورد آن کار تصمیم‌گیری می‌کنیم:

1. حذف:
   آیا می‌توانیم این کار را حذف کنیم؟
   این کار برای ما مهم و ارزشمند است؟ سودی به ما می‌رساند؟ 
   بود و نبودش تفاوتی دارد؟
   در راستای اهداف ما است؟
   اگر پاسخ‌مان به سوالات بالا منفی بود، این کار را حذف می‌کنیم و سراغ کار بعدی می‌رویم. اما اگر قابل حذف نبود، به مرحله بعدی تکنیک می‌رویم.
2. واگذاری:
   آیا می‌توانیم این کار را به شخص دیگری واگذار کنیم تا وقت بیشتری برای کارهای مهمتر و اصلی‌ترمان داشته باشیم؟
   آیا حتماً باید این کار را خودمان انجام دهیم؟
   اگر پاسخ‌مان منفی است، این کار را به دیگران واگذار می‌کنیم و به سراغ کار بعدی می‌رویم و در غیر اینصورت، به مرحله سوم می‌رویم.
3. زمان‌بندی:
   آیا این کار باید همین الان انجام شود؟
   اگر پاسخ منفی است، کار مورد نظر را به وقتی که بهتر است انجام شود، موکول می‌کنیم و برای انجام به موقعش، از ابزارهای «یادآور» کمک می‌گیریم. و اگر نمی‌توانیم آن را به زمان دیگری موکول کنیم، به مرحله آخر تکنیک می‌رویم.
4. انجام
   این مرحله دیگر سوال ندارد! فقط باید انجام شود.
   مثل چکی که همین الان باید موجودی حسابش را تأمین کرد؛ مثل غذایی که دارد می‌سوزد! و مثل کارمندی که اگر الان با او صحبت نکنیم، ممکن است شرکت ما را ترک کند.

یکی از دلایلی که با وجودِ داشتن لیست وظایف، کارهایمان را شروع نمی‌کنیم، لیست بلندبالای آنهاست.

لیست بلند وظایف، مانند تونل بلند، تاریک و ترسناکی است که انتهایش پیدا نیست.

بنابراین باید به مغزمان حق بدهیم که بترسد و وارد این تونل ترسناک وظایف نشود.

اما اگر این تکنیک، در راستای «آن یک چیز» اجرا شود، لیست ترسناک ما تبدیل می‌شود به لیستی کوتاه‌تر که فقط قرار است یک کارش را انتخاب کرده و انجام دهیم.

با این تکنیک‌ها، می‌توانیم از سردرگمی و تعلل، نجات پیدا کنیم.

بازهم در مورد روش عملیاتی اجرای این تکنیک، گفتگو خواهیم کرد.

شاهین شاکری | مربی توسعه مهارت‌های فردی مدیران ارشد

شاید مطالب زیر هم برای شما جذاب باشند:

• متمرکزها به بهشت می‌روند، غیرمتمرکزها به همه جا
• چک لیست حفظ تمرکز
• ۲ ابزار برای حفظ تمرکز که حتما برای شما مفید خواهد بود
• معجون مدیریت زمان
• کتاب چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد؟