۲ ابزار برای حفظ تمرکز که حتما برای شما مفید خواهد بود

ابزارهای حفظ تمرکز

در مطلب چک لیست حفظ تمرکز، در مورد این صحبت کردیم که وقتی می خواهیم یک کار را با حفظ تمرکز انجام دهیم، چه کارهایی باید بکنیم؛ و به ابزارهای «ترلو» و «پومودورو» اشاره کردیم.

در این مطلب می خواهیم در مورد ابزارهای حفظ تمرکز و طرز کارشان بیشتر صحبت کنیم.

ترلو چیست ؟

ترلو یا Trello ، یک سایت و اپلیکیشن رایگان است که برای مدیریت پروژه ها بصورت تیمی کاربرد دارد.

شما می توانید کارهایی که قصد انجامشان را دارید، در این نرم افزار ثبت کنید و برای انجامش برنامه ریزی کنید.

بنابراین برای انجام همه کارهایتان – شخصی و سازمانی، تکی و گروهی –  می توانید از ترلو استفاده کنید.

مزیت دیگر ترلو این است که در فضای ابری کار می کند و با هر وسیله ای می توانید به پروژه هایتان دسترسی داشته باشید. فرقی نمی کند که می خواهید با موبایل اندرویدی به ترلو وصل شوید یا با کامپیوترتان.

کار کردن با ترلو بسیار ساده است و زبان فارسی را هم پشتیبانی می کند.

ترلو در دو نسخه رایگان و بیزینسی عرضه می شود که مسلماً دسترسی ها و امکانات متفاوتی دارد ولی راستش در این چند سالی که من با ترلو کار کرده ام، هنوز به امکانات پولی اش خیلی نیاز پیدا نکرده ام.

چطور از ترلو استفاده کنیم ؟

برای استفاده از ترلو، کافیست وارد سایتش شوید (www.Trello.com) و یک ثبت نام خیلی ساده در آن انجام دهید.

بعد از ورود به سایت، باید یک بورد (Board) ایجاد کنید. بورد، یک فضای کاری با موضوعی مشخص است که افراد مشخصی هم می توانند به آن دسترسی داشته باشند.

مثلاً می توانید یک بورد برای کارهای شرکت ایجاد کنید و همکارنتان را به آن دعوت کنید.

می توانید یک بورد خصوصی برای مطالعات شخصی تان ایجاد کنید و به هیچ فرد دیگری دسترسی ندهید و همینطور یک بورد برای پروژه جدیدتان ایجاد کنید و به همکار دیگرتان در این پروژه، دسترسی بدهید.

بعد از ورود به بورد، می توانید لیست های کاری را که موضوعی مشابه دارند، ایجاد کنید.

مثلاً لیست کارهایی که باید انجام شوند و یا لیست کارهای انجام شده. می توانید لیستی از منابعی که باید روی آنها کار کنید ایجاد کنید و یا لیستی از فروشندگان یا خریداران کالایی خاص درست کنید.

داخل لیست ها، کارت ها قرار می گیرند که اطلاعات کاملتر و دقیق تری را می توان در آنها ذخیره کرد. مثلاً کارت آقای رضایی، در لیست فروشندگان. یا کارت سایت های خارجی، در لیست منابع.

در این کارت ها می توانید چک لیست تعریف کنید. کامنت بگذارید. فایلهایی را پیوست کنید و …

پس به صورت خلاصه، ترلو شامل اینهاست:

بورد -> لیست -> کارت -> امکانات (چک لیست، کامنت، فایل، رای گیری، لیبل گذاری، مهلت انجام)

پومودورو چیست ؟

ابزار دیگری که برای حفظ تمرکز به آن اشاره شده بود، زمان سنج پومودورو بود.

جالب است بدانید که این تکنیک و ابزارش، در آشپزخانه تولید شده است!

ما نمی خواهیم آشپزی کنیم، ولی می خواهیم یک کار مهم را با تمرکز بالا انجام دهیم. در اینجاست که ابزار پومودورو به کمک ما و مغز مان می آید.

روش کار با پومودورو :

روش کار پومودورو به این ترتیب است که باید زمان سنج را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنیم ( یک پومودورو ) و شروع به کار کنیم. در این مدت، فقط روی یک کار متمرکز می شویم و اگر تمرکزمان به هر دلیلی به هم بخورد و وقفه ای در کار بیفتد، باید از اول شروع کنیم.

بعد از هر پومودورو، ۵ دقیقه استراحت لازم است تا مغز بتواند خستگی بگیرد و خودش را احیا کند.

و دوباره همین ترتیب ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت تکرار می شود.

بعد از هر ۴ مرحله پومودورو، یک استراحت طولانی تر ( ۱۵ دقیقه ای ) خواهیم داشت.

شرکت دسکتایم، در بررسی هایش به این نتیجه رسیده بود که اگر زمان ها را به ۵۳ دقیقه کار و ۱۷ دقیقه استراحت، تقسیم کنیم، بازدهی افراد بالاتر خواهد رفت. می توانید این را هم امتحان کنید و نتیجه اش را ببینید.

برای زمان سنجی، می توان از نرم افزارهایی به نام های pomodoro یا tomato استفاده کرد. و همینطور می توان تایمر موبایل یا کامپیوتر را برای زمان مورد نظر ( ۲۵ دقیقه یا ۵۳ دقیقه ) تنظیم کرد و بعد، شروع به کار کرد.

مهمترین نکته موقع تمرکز با این روش این است که نباید وقفه ای در کارمان بیفتد. وگرنه باید از اول شروع کنیم. پس حتماً چک لیست حفظ تمرکز را رعایت کنید.

ما با پومودورو سعی می کنیم به این تمرکز و بازدهی بالا برسیم. پس اگر می خواهید مفیدتر باشید، گاهی مجبورید به خودتان سخت بگیرید.

تجربه من در کار کردن با پومودورو :

ممکن است بعد از یک روز کار با این روش، به این نتیجه برسید که اوضاع خیلی خراب است و اصلاً تمرکزی وجود ندارد ! ممکن است ببینید که در یک روز کاری، فقط ۳ پومودورو کار ِ متمرکز داشته اید.

حتی ممکن است تصمیم بگیرید که اصلاً این کار را انجام ندهید و به همان روش قبلی خودتان برگردید.

ولی باید به شما بگویم که نگران نباشید! وضعیت بیشتر ما همینطور است. اغلب ما قبل از این روش، فکر می کنیم که خیلی پربازده هستیم ولی با این روش متوجه می شویم که فقط دور و برمان را شلوغ کرده ایم ولی بازدهی و تمرکزمان اصلاً خوب نیست.

خبر خوب این است که با کمی تمرین، بازدهی تان به شدت افزایش می یابد.

نکته مهم دیگر در استفاده از پومودورو، دیگران هستند. اگر بقیه را در جریان روش کاری جدیدتان قرار ندهید، بی فایده است. تا می خواهید تمرکز کنید، یک وقفه از طرف همکارانتان کار را خراب می کند و مجبورید از اول شروع کنید. پس حتماً این روش را به همکارانتان توضیح دهید و از آنها بخواهید که با شما همکاری کنند.

و در آخر باید عرض کنم که این روش هم مانند هر روش خوب دیگری ممکن است مناسب شما نباشد. بنابراین اگر موفق نبودید، به خودتان سخت نگیرید؛ روش های دیگر را امتحان کنید.

اگر علاقمند باشید، می توانید در دوره «معجون مدیریت زمان» شرکت کنید تا با روش های دیگری برای مدیریت زمان، آشنا شوید.

شاهین شاکری – مربی توسعه مهارت های فردی

مدیران ایران