چه بگوییم و چگونه بگوییم؟

چه بگوییم و چگونه بگوییم؟

فن بیان :

آیا تا به حال شتابزده و بدون اینکه تمام جهات سخن را سنجیده باشید وارد گفت وگویی شده اید؟ اگر چنین است مسلما این احساس ناگوار و رنج آور را تجربه کرده اید که عدم آگاهی از فن بیان و مطالعه پیرامون کم و کیف قضایا شما را دچار پریشان فکری و پریشانگویی کرده، به ارزش کلام و شخصیت شما آسیب رسانده و چنان خجول و شرمنده شده اید که گویی زیر پایتان خالی شده محکم به زمین افتاده اید.

این حالت برای اغلب مردم تجربه ای آشنا است که به هر حال می توان از آن اجتناب کرد و معمولا هنگامی روی میدهد که فرد قبل از آغاز سخن، از مطلب مورد بحث آگاهی کامل نداشته باشد یعنی نداند چه میخواهد بگوید و چه مسائلی را با مخاطبین در میان بگذارد.

برای چه ها، چطورها و چراها جواب صریحی نداشته باشد و نظم و ترتیبی در سخنانش رعایت نشود. اگر به خاطر داشته باشید، اصل چهارم از اصول اساسی ارتباطات میگوید: شیوه ای که پیام خود را آغاز میکنید( فن بیان )، اغلب تعیین کننده نتایج ارتباط شماست. حال به این سؤال صادقانه پاسخ گویید: آیا قبل از این که لب به سخن بگشایید، درباره یکی دو جمله آغاز سخن خود واقع می اندیشید و آن را سبک و سنگین میکنید؟

اگر جواب مثبت است، به چه میزان این کار را انجام میدهید؟ اگر شما هم، مانند بسیاری از مردم، پرمشغله هستید احتمالا پاسخ خواهید داد، خیر، نه آن طور که باید و شاید. برای این که گفت وگوی شما دارای هدفی خاص، از پیش تعیین شده و برخوردار از برنامه ای مدون باشد و بتوانید نتایج آن را پیش بینی کنید، باید قبل از آغاز سخن در یکی دو جمله، مقصود کلی گفت وگوی خود را بیان کنید. به این ترتیب برای گفت وگوی خود «چارچوب مشخصی قائل شده اید که از سه جهت اهمیت دارد.

فن بیان :

اول اینکه کمکتان میکند تا رشته کلام را از دست ندهید، به مسائل متفرقه نپردازید و جلوی اتلاف وقت و تنش روحی خود را بگیرید.

دوم این که یاریتان میدهد تا در سخنان خود انتظارات فرد دیگر را مدنظر داشته باشید

و سوم به شما کمک میکند که مطالب مورد بحث را به گونه ای الغاء کنید و به استدلال بپردازید که شنوندگان مطلب را بپذیرند، در مقابلتان جبهه گیری نکنند و رنجیده خاطر نشوند.

همان طوری که یک چارچوب می تواند عکسی را قاب کند و توجه دیگران را به خود بخواند، چارچوب گفت وگو نیز آغاز و انجام سخن را تعیین میکند – آنچه را که باید بیان شود یا نشود و آنچه را که باید کانون توجه باشد یا نباشد.

چارچوب هایی را که در زیر مشاهده میکنید، هرکدام شنوندگان را از هدف سخن آگاه کرده و آنها را برای مطالب موردنظر آماده و مهیا میکند.

۱- «ما امروز در باره میزان کارآیی شما که بسیار هم عالیست صحبتی به میان نمی آوریم و فقط در مورد بهبود وضعیت سرویس دهی شما به مشتریان سخن میگوییم.»

در این چارچوب محدوده گفت و گو مورد تأکید قرار گرفته است.

۲- «من مایلم امروز درباره … صحبت کنم. همان طور که استحضار دارید در ماه جاری سه بار در رابطه با این موضوع صحبت کردیم. آخرین بار قرار بر این شد که….»

در این چارچوب با ذکر رویدادهای اصلی تاریخچه گفت و گو مورد تأکید قرار گرفته است.

۳- «کریس، من مایلم نتایجی را که به دست آورده ام، جمع بندی کنم و سپس در یک طرح آزمایشی آن را به مرحله اجرا بگذارم. نظر تو چیست؟»

در این چارچوب، بر انتظارات طرفین گفت وگو تأکید شده است.

۴- «کیم، میل دارم در جلسه امروز مروری بر بودجه ماهانه، بخصوص مخارج مربوط به حقوق، اجاره، حق مشاوره و تبلیغات داشته باشم.» .

در این چارچوب ارائه اطلاعات خاصی مورد توجه قرار گرفته است.

۵- «لی، وضعیت حضور تورا در محل کار کنترل کردم و متوجه شدم که در ماه گذشته سه بار دیر آمده ای. به علاوه چهاربار هم پس از صرف نهار دیر برگشته ای، چون وقت شناسی خیلی برایم مهم است، مایلم درباره هر مسئله ای که موجب حضور نامرتب تو می شود با هم حرف بزنیم».

در این چارچوب هدف جمع بندی مسائل و حقایق، به صورت اعداد و ارقام و جداول است.

تمام مواردی را که در مثالهای بالا به آنها اشاره شد می توان به صورت انفرادی یا ترکیبی در یک چارچوب گفت وگو به کار برد.

فن بیان : شنونده انگیزه می خواهد

به بیانی دیگر، برای این که مخاطب شما با نهایت شکیبایی و علاقه مندی گوش فرادهد، باید احساس کند که سخنانتان حامل اطلاعات و پیشنهادات مفید و سودمند است. شناخت مخاطب و اوضاع و احوال او یاریتان میکند تا چارچوب گفتاری خود را به نحوی تعیین کنید که برای او جالب توجه باشد و تشویق به شنیدن شود.

مدیران ایران