روز کاری بسیاری از مدیران ایرانی با یک فهرست مشخص شروع می‌شود و با فهرستی کاملاً متفاوت تمام می‌شود. تماس‌های پشت‌سرهم، پیام‌های واتس‌اپ و بله، جلسه‌های پیش‌بینی‌نشده و «یک دقیقه وقت دارید؟»های همکاران، کارهای مهم را به فردا و فردا و فردا منتقل می‌کند. ماتریس آیزنهاور یکی از ساده‌ترین و در عین حال کاربردی‌ترین ابزارهای مدیریت زمان برای شکستن این چرخه است. در این مقاله یاد می‌گیرید این ماتریس چیست، چطور از آن استفاده کنید و چطور آن را به عادت هفتگی خود تبدیل کنید.
این ابزار به نام دوایت آیزنهاور، رئیس‌جمهور اسبق آمریکا، شناخته می‌شود. جمله‌ای منسوب به او می‌گوید: «آنچه مهم است به‌ندرت فوری است و آنچه فوری است به‌ندرت مهم.» بعدها استیون کاوی در کتاب «هفت عادت مردمان مؤثر» این ایده را به شکل یک ماتریس دوبعدی رایج کرد.
ماتریس آیزنهاور هر کار را با دو سؤال می‌سنجد:
از ترکیب این دو سؤال، چهار خانه ساخته می‌شود.
بحران‌ها، مشکلات جدی مشتری، ضرب‌الاجل‌های قانونی مثل اظهارنامه مالیاتی در روز آخر، یا خرابی خط تولید. این کارها را باید همین حالا خودتان انجام دهید یا مدیریت کنید. اما اگر بیشتر وقت شما در این خانه می‌گذرد، نشانه آن است که کارهای خانه دوم را رها کرده‌اید.
برنامه‌ریزی استراتژیک، مستندسازی فرایندها، آموزش و پرورش تیم، ساختن رابطه با مشتریان کلیدی، یادگیری و سلامت شخصی. این خانه جایی است که آینده کسب‌وکار ساخته می‌شود و دقیقاً به همین دلیل همیشه قربانی کارهای فوری می‌شود. راه نجات این خانه، رزرو کردن زمان مشخص در تقویم است.
بسیاری از تماس‌ها، پیام‌ها، برخی جلسه‌ها و درخواست‌های روزمره. این کارها حس «مشغول‌بودن» می‌دهند اما به اهداف شما کمک چندانی نمی‌کنند. باید آن‌ها را تفویض کرد، برایشان سیستم و دستورالعمل ساخت یا زمان پاسخ‌گویی به آن‌ها را دسته‌بندی کرد. مقاله تفویض اختیار، راز پنهان مدیران موفق در این زمینه کمک‌تان می‌کند.
گشت‌وگذار بی‌هدف در شبکه‌های اجتماعی، گزارش‌هایی که هیچ‌کس نمی‌خواند، جلسه‌هایی که فقط از روی عادت برگزار می‌شوند. این کارها را با شجاعت حذف کنید.
یک برگه یا یادداشت دیجیتال بردارید و هرچه در ذهن دارید بنویسید: کارهای این هفته، قول‌هایی که داده‌اید، ایده‌هایی که رها مانده‌اند. ذهن جای نگهداری فهرست نیست.
صادق باشید. سؤال کلیدی برای سنجش اهمیت این است: «اگر این کار هرگز انجام نشود، شش ماه دیگر چه اتفاقی می‌افتد؟» اگر پاسخ «هیچ» است، کار مهم نیست؛ هرچقدر هم که فوری به نظر برسد.
دست‌کم دو تا سه بلوک زمانی در هفته را برای کارهای مهم و غیرفوری در تقویم قفل کنید؛ مثلاً شنبه و سه‌شنبه صبح، قبل از باز شدن پیام‌ها. این زمان را مثل جلسه با مهم‌ترین مشتری‌تان جدی بگیرید.
از خود بپرسید: «چرا این کار دوباره و دوباره به من می‌رسد؟» اغلب پاسخ این است که دستورالعمل روشنی وجود ندارد یا کسی اختیار تصمیم ندارد. با نوشتن یک روال ساده و سپردن آن به همکار، بخش بزرگی از کارهای فوری اما غیرمهم برای همیشه از میز شما برداشته می‌شود. این همان نقطه اتصال مدیریت زمان با سیستم‌سازی کسب‌وکار است.
ماتریس یک بار مصرف نیست. پایان هر هفته ده دقیقه وقت بگذارید و ببینید چقدر از وقت‌تان در هر خانه گذشت و هفته بعد چه چیزی را تغییر می‌دهید.
فرض کنید مدیر یک شرکت پخش در مشهد هستید و فهرست امروزتان این است:
با ماتریس آیزنهاور، مورد اول را همین الان پیگیری می‌کنید، برای موارد دوم و چهارم زمان مشخصی در تقویم این هفته می‌گذارید، اختیار تأیید مرخصی و تنخواه زیر سقف معین را به مدیر اداری می‌دهید و درباره جلسه بی‌دستورکار یا تصمیم به حذف می‌گیرید یا آن را بازطراحی می‌کنید. برای جلسه‌های اثربخش‌تر، مقاله چطور جلسه‌های کاری مفیدی داشته باشیم را ببینید.
بسیاری از مدیران ماتریس را فقط برای کارهای شخصی خود استفاده می‌کنند، در حالی که بیشترین اثر آن وقتی است که کل تیم با یک زبان مشترک درباره اولویت‌ها صحبت کند. پیشنهاد می‌کنیم در جلسه هفتگی تیم، به‌جای مرور فهرست بلند کارها، از هر نفر بخواهید سه کار مهم و غیرفوری هفته‌اش را نام ببرد و بگوید چه زمانی برای آن کنار گذاشته است.
این تمرین ساده چند نتیجه دارد: اول، اعضای تیم یاد می‌گیرند بین شلوغی و پیشرفت فرق بگذارند. دوم، مدیر زودتر متوجه می‌شود چه کسی زیر بار کارهای فوری اما کم‌ارزش مانده و نیاز به کمک یا بازتعریف نقش دارد. سوم، درخواست‌هایی که بین واحدها رد و بدل می‌شود واقع‌بینانه‌تر می‌شود، چون هر کس می‌داند «فوری» نامیدن یک کار هزینه دارد.
یک توافق ساده تیمی می‌تواند فشار کارهای فوری را به‌شدت کم کند: فقط مواردی که در یک فهرست مشخص آمده‌اند (مثل قطعی سرویس مشتری، مشکل حقوقی یا ایمنی) اجازه دارند با تماس تلفنی یا پیام فوری مطرح شوند؛ بقیه درخواست‌ها از طریق سامانه وظایف یا ایمیل و با موعد مشخص ثبت می‌شوند. همین قانون، زمان‌های تمرکز را برای همه اعضای تیم آزاد می‌کند.
ماتریس آیزنهاور به شما می‌گوید چه کاری مهم است و بلوک‌بندی زمان به شما می‌گوید کی انجامش بدهید. ترکیب این دو، یکی از ساده‌ترین سیستم‌های مدیریت زمان است: هر جمعه یا شنبه صبح کارها را در ماتریس می‌چینید و سپس کارهای خانه دوم را به‌صورت بلوک‌های مشخص در تقویم هفته قرار می‌دهید. کارهای خانه سوم هم در یک یا دو بلوک کوتاه روزانه، مثلاً ساعت پاسخ‌گویی به پیام‌ها، جمع می‌شوند تا کل روز را تکه‌تکه نکنند.
یک برگه کاغذ با چهار مربع کاملاً کافی است. اما اگر با تیم کار می‌کنید، بهتر است کارها در یک سامانه مشترک ثبت شوند تا اولویت‌ها و مسئول هر کار برای همه روشن باشد. در سامر می‌توانید وظایف را با اولویت، مسئول و موعد ثبت کنید و کارهای تفویض‌شده را بدون پیگیری‌های تلفنی پایان‌ناپذیر دنبال کنید.
اگر ریشه‌ای‌تر به موضوع مدیریت زمان علاقه دارید، کتاب چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد؟ نگاه متفاوتی به این مسئله دارد. همچنین مقاله تکنیک‌های اولویت‌بندی و صفحه مدیریت زمان را از دست ندهید.
وقتی مدیرعامل خودش زمان‌های تمرکز را محترم می‌شمارد و برای هر درخواست کوچک، جلسه فوری تشکیل نمی‌دهد، بقیه سازمان هم یاد می‌گیرند بین فوری و مهم فرق بگذارند. اولویت‌بندی پیش از آنکه مهارت فردی باشد، یک الگوی رفتاری است که از بالا به پایین منتقل می‌شود.
ماتریس آیزنهاور به شما یاد می‌دهد بین «مشغول بودن» و «مؤثر بودن» فرق بگذارید. کار اصلی مدیر این است که سهم خانه دوم را در تقویمش بزرگ‌تر کند و کارهای فوری اما کم‌اهمیت را با تفویض و سیستم‌سازی از سر راه بردارد. از همین هفته شروع کنید: فهرست کارها را در چهار خانه بچینید و فقط دو بلوک زمانی برای کارهای مهم و غیرفوری رزرو کنید.
برای هر کسی که بیش از ظرفیت وقتش کار دارد؛ از مدیرعامل و مدیر میانی تا کارشناس و فریلنسر. برای مدیران اهمیت بیشتری دارد چون تصمیم درباره تفویض در آن نقش کلیدی دارد.
کار فوری زمان‌حساس است و معمولاً کسی منتظر آن است. کار مهم به اهداف بلندمدت شما کمک می‌کند. بسیاری از کارهای فوری مهم نیستند و بسیاری از کارهای مهم هرگز فوری به نظر نمی‌رسند.
این نشانه کم‌توجهی طولانی به خانه دوم است. بحران‌ها را مدیریت کنید، اما همزمان هر هفته زمانی برای پیشگیری، مستندسازی و آموزش تیم بگذارید تا بحران‌های تکراری کم شوند.
آموزش پیشنهادی