اگه این مطلب رو خوندین، پس حتماً:
سیستم سازی برای شماست!
صفر تا صد سیستم‌سازی
با توضیح ساده + تصویر
شرکت‌ها برای جذب یک نیروی خوب وقت و هزینه زیادی صرف می‌کنند: آگهی، غربال رزومه، چند مرحله مصاحبه و مذاکره حقوق. اما وقتی بالاخره آن فرد روز اول وارد شرکت می‌شود، اغلب با میزی خالی، سیستمی که هنوز رمز ندارد و مدیری که «امروز جلسه دارد» روبه‌رو می‌شود. همین تجربه اول، تصویری می‌سازد که پاک کردنش سخت است. آنبوردینگ کارکنان فرایندی است که این فاصله را پر می‌کند و نیروی تازه‌وارد را از یک غریبه به عضو مؤثر تیم تبدیل می‌کند. در این مقاله یک برنامه عملی ۹۰ روزه برای آنبوردینگ ارائه می‌کنیم که برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ ایرانی قابل اجراست.
آنبوردینگ (Onboarding) یا «جامعه‌پذیری سازمانی» مجموعه اقداماتی است که به نیروی جدید کمک می‌کند سه چیز را به‌سرعت به دست آورد: دانش و ابزار لازم برای انجام کار، شناخت فرهنگ و روابط سازمان، و احساس تعلق و اطمینان از انتخابش. آنبوردینگ با «توجیه» یا «معارفه» یک‌روزه فرق دارد؛ معارفه بخشی از آنبوردینگ است، اما آنبوردینگ معمولاً سه تا شش ماه طول می‌کشد.
در بازار کار امروز، نیروهای متخصص گزینه‌های زیادی دارند و ماه‌های اول، دوره‌ای است که بیشترین احتمال جداشدن در آن وجود دارد. فردی که در هفته‌های اول احساس سردرگمی یا بی‌توجهی کند، خیلی راحت به پیشنهاد کاری دیگری که هنوز در ذهنش است فکر می‌کند. در مقابل، آنبوردینگ خوب چند مزیت روشن دارد:
بخش مهمی از آنبوردینگ پیش از ورود فرد انجام می‌شود:
روز اول قرار نیست همه‌چیز آموزش داده شود. هدف این است که فرد احساس کند منتظرش بوده‌اند. یک برنامه پیشنهادی:
در هفته اول، نیروی جدید باید با فرایندهای اصلی واحد خود و افراد کلیدی سایر واحدها آشنا شود. جلسه‌های کوتاه پانزده‌دقیقه‌ای با همکاران کلیدی بسیار مؤثر است. در پایان هفته، مدیر یک گفت‌وگوی کوتاه داشته باشد: «تا اینجا چه چیزی روشن است و چه چیزی هنوز گنگ است؟»
تمرکز ماه اول بر یادگیری است. فرد باید ابزارها، مشتریان، محصولات و قواعد نانوشته را بشناسد. یک هدف ۳۰ روزه مکتوب بنویسید؛ مثلاً «توانایی پاسخ مستقل به سؤالات رایج مشتری درباره سه محصول اصلی». در این دوره، ارائه بازخورد منظم به کارمند اهمیت زیادی دارد؛ اصلاح زودهنگام بسیار ساده‌تر از اصلاح عادت‌های جاافتاده است.
در ماه دوم، نیروی جدید باید بخشی از کار واقعی را مستقل انجام دهد. هدف ۶۰ روزه می‌تواند مسئولیت کامل یک پروژه کوچک یا یک دسته مشتری باشد. این زمان مناسبی است تا از او بپرسید چه چیزی در فرایندها به چشمش ناکارآمد آمده؛ نگاه تازه‌وارد ارزشمند است و پرسیدنش حس احترام می‌سازد.
در پایان سه ماه، یک جلسه رسمی جمع‌بندی برگزار کنید: مرور اهداف ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه، نقاط قوت، زمینه‌های رشد و برنامه شش ماه آینده. اگر اهداف از ابتدا روشن بوده باشد، این جلسه به‌جای قضاوت مبهم، گفت‌وگویی مبتنی بر شواهد خواهد بود.
واحد منابع انسانی می‌تواند فرایند را طراحی کند، اما تجربه واقعی نیروی جدید را مدیر مستقیم می‌سازد. سه کار که از عهده هیچ‌کس جز مدیر برنمی‌آید:
مدیرانی که مهارت کوچینگ دارند، در این دوره بسیار موفق‌ترند؛ به‌جای دادن همه پاسخ‌ها، با پرسش‌های درست به نیروی جدید کمک می‌کنند مسیر را خودش پیدا کند. مقاله بهترین سؤال‌های کوچینگ ایده‌های خوبی برای این گفت‌وگوها دارد.
شاید فکر کنید آنبوردینگ کار شرکت‌های بزرگ است. اما در یک کسب‌وکار ده‌نفره، هر نیروی جدید بخش بزرگ‌تری از ظرفیت تیم است و اشتباه در جذب یا ورود او هزینه بیشتری دارد. خبر خوب این است که آنبوردینگ در شرکت کوچک لازم نیست پیچیده باشد. یک چک‌لیست یک‌صفحه‌ای، یک همراه و سه هدف ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه کافی است. برای مرور جامع‌تر موضوع، مقاله مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک را ببینید.
فرض کنید یک شرکت واردکننده تجهیزات پزشکی در تهران یک کارشناس فروش جدید استخدام کرده است. برنامه آنبوردینگ او می‌تواند این‌طور باشد:
در این مثال، کارشناس جدید از روز اول می‌داند قرار است در پایان سه ماه به کجا برسد و سرپرست هم معیار روشنی برای تصمیم درباره پایان دوره آزمایشی دارد.
وقتی فرایندها مستند و وظایف در یک سامانه ثبت شده باشد، آنبوردینگ بسیار ساده‌تر می‌شود؛ نیروی جدید به‌جای پرسیدن مکرر، به منبع مشترکی دسترسی دارد. در سامر می‌توانید چک‌لیست آنبوردینگ را به‌صورت وظایف زمان‌دار برای هر نیروی جدید تعریف کنید و پیشرفتش را در بخش منابع انسانی دنبال کنید. اگر هم می‌خواهید مدیران میانی سازمان‌تان مهارت همراهی و رشد نیروهای جدید را یاد بگیرند، دوره بیزینس کوچینگ مدیران ایران را ببینید.
اگر پاسخ همه این پرسش‌ها مثبت است، شما از بسیاری از سازمان‌ها جلوترید. اگر نه، از همین چک‌لیست برای نیروی بعدی شروع کنید.
آنبوردینگ کارکنان سرمایه‌گذاری روی همان هزینه‌ای است که برای جذب نیرو کرده‌اید. پیش از روز اول آماده باشید، روز اول را به خوش‌آمدگویی اختصاص دهید، برای هر نیروی جدید همراه تعیین کنید و اهداف ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه بنویسید. یک فرایند ساده که همیشه اجرا شود، بسیار بهتر از یک برنامه پیچیده است که فقط روی کاغذ می‌ماند.
معمولاً سه ماه، هم‌زمان با دوره آزمایشی. برای نقش‌های تخصصی یا مدیریتی ممکن است تا شش ماه یا یک سال ادامه پیدا کند.
معارفه معمولاً یک یا دو روز است و بر قوانین و معرفی سازمان تمرکز دارد. آنبوردینگ فرایندی چندماهه است که یادگیری شغل، ساختن روابط و رسیدن به بهره‌وری را هم شامل می‌شود.
هر دو. منابع انسانی فرایند و ابزار را طراحی و امور اداری را انجام می‌دهد، اما مدیر مستقیم مسئول انتظارات، بازخورد و همراهی روزمره است.
در دورکاری، آماده بودن دسترسی‌ها پیش از روز اول، جلسه‌های تصویری کوتاه و منظم و تعیین همراه اهمیت دوچندان دارد، چون فرصت یادگیری غیررسمی از همکاران کمتر است.
صفر تا صد سیستم‌سازی
با توضیح ساده + تصویر
آموزش پیشنهادی