در گفتگوهای کاری و مذاکره، اگر من حرف بزنم، شاید اوضاع به آن خوبی پیش نرود که همکارانم، همان حرف من را می‌زنند. آنها با همان حرفهای من، امتیاز می‌گیرند و من با همان حرف‌ها، باید امتیاز هم بدهم!
در محیط کار، اهل دستور دادن نیستم ولی گاهی همکارانم از اخلاق من شکایت می‌کنند.
با هر حرفم در رسانه‌های اجتماعی، باید جواب پس بدهم و از دیگران عذرخواهی کنم!
حرفهای من در محیط خانواده، معمولاً بدون تندی و نیش‌وکنایه است. ولی با همین حرفهای ساده، گاهی دیگران از من رنجیده می‌شوند.
این حرف‌ها، مواردی است که زیاد می‌شنویم. گاهی اینها گفتگوی درونی ماست و هر روز همین‌ها را به خودمان می‌گوییم.
برای ارتباط بهتر با دیگران باید چه کار کرد؟
یکی از تکنیک‌ها در جلسات کوچینگ و مشاوره این است که وقتی مراجعه‌کننده داستانش را می‌گوید، به دنبال روندهای تکراری در راستای شناسایی مشکل بگردیم.
در همه مواردی که اشاره شد، یک مشکل تکرار می‌شود:
حرف‌هایی که باطن بدی ندارند ولی به شکل بدی تعبیر می‌شوند.
خیلی از آدم‌هایی که این مشکل را شناسایی می‌کنند، دیگرانی را مقصر می‌دانند که توانایی درک آنها را ندارند. دوست کتاب‌خوانی دارم که معمولاً به‌سختی می‌شود منظور حرف‌هایش را درک کرد. جالب اینجاست که می‌گوید من نفرین شده‌ام تا کسی حرف‌هایم را نفهمد!
راهکار غالب این افراد به این مشکل، انزوای بیشتر، کمتر حرف‌زدن و سکوتی تحمیلی است. و چه راهکار بدی!
اگر من خودم را محدود کنم و تصمیم بگیرم کمتر صحبت کنم، آن حرفهای کمتری هم که می‌زنم، احتمالاً بویی از خشم درونی مرا با خود خواهند داشت و بازهم ناخواسته، طعم تلخ کنایه‌آمیزشان حس می‌شود.
اگر قبلاً در محیط خانه، حرف‌هایی معمولی می‌زدم، حالا که خودم را محدود کرده‌ام، احتمالاً باید چیزی پیش آمده باشد که مرا مجبور به شکستن سکوت کرده و آن مورد مهمتر، معمولاً از جنس انتقاد است؛ و البته باز هم با همان طعم تکراری و تلخ.
اما راهکارهای بهتری هم برای درمان این نفرین هست!
می‌شود سکوت نکرد، حرف زد و دیگران را هم نرنجاند. در واقع باید مسئولیت ارتباط بهتر با دیگران را بپذیریم و خودمان را برای آن آماده کنیم.
خوردن قرص مُسَکن، هیچ‌وقت باعث شفای کامل درد نمی‌شود. اثرش که رفت، درد، دوباره برمی‌گردد؛ حتی بدتر از قبل. برای شفا، باید ریشه مشکل را پیدا کرد. گاهی باید دست به تیغ شد و گاهی، روش زندگی را عوض نمود. موافق هستید که چند راهکار ریشه‌ای را برای شفای نفرین کلام بررسی کنیم؟
مادرم همیشه می‌گفت سوت‌زدن، بد است. پدرم می‌گفت برای اینکه حیوانات را به آخور راهنمایی کنند، سوت می‌زنند. و من هیچ‌وقت این عمل ناشایست و غیراخلاقی را انجام ندادم!
دختر 7 ساله‌ام اما، عاشق سوت‌زدن است. اما مگر می‌شود کسی عاشق این کار زشت باشد؟!
راهکار پیشفرض این است که او را از این کار زشت منع کنم. اگر گوش نکرد؟ تکرار و این بار، محکم‌تر. اگر گوش نکرد؟ دعوا و …
اما در پشت این اتفاقات هیجانیِ تربیت پدرانه که معمولاً با تلخی همراه است، چه‌چیزی مخفی شده؟
بله. این باور که «سوت‌زدن کار بدی است».
اما واقعاً «سوت‌زدن» کار بدی است؟ نمی‌دانم! بستگی دارد. قطعاً اگر بچه‌ای در خانه‌شان سوت بزند و قصدش بی‌حرمتی به اطرافیان نباشد (که نیست)، مرتکب کار زشتی نشده است!
پس شاید مشکل از آن باور قدیمی است. باوری که شاید 50 سال پیش، درست بوده ولی امروز نه.
در کسب‌وکار هم همینطور است. ممکن است با یک پاسخ منفی از آن طرف میزی‌ها، کنترل‌مان را از دست بدهیم و هیجانی شویم؛ در صورتی‌که همکاران دیگرمان، همچنان آرام هستند.
و شاید اگر بیشتر کنکاش کنیم، به باورهایی برسیم که به ما گفته‌بود نباید به کسی «نه» بگویی تا همه دوستت داشته‌باشند. و یا اگر کسی به تو، «نه» گفت، یعنی دوستت ندارد.
بیایید با خودمان صادق باشیم. آیا این باورها درست هستند؟ پاسخ من که «نه» است!
پس اولین راهکار برای شفای نفرین کلام یا بهتر بگویم: ارتباط بهتر با دیگران، کشف باورهای مخرب و سعی در اصلاح آنها است.
در یکی از نمایشنامه‌ها آمده بود:
«عزیزم! در نامه بعدی‌ات، بهترین نصیحت‌هایت را برایم بنویس. مطمئن باش که من نمی‌خوانم!»
انصافاً خود ما، چقدر به نصیحت‌ها و انتقادهای اطرافیان‌مان توجه کرده‌ایم که توقع داریم دیگران به انتقادات ما توجه کنند؟
اما چرا انتقاد می‌کنیم؟
وقتی انتقاد می‌کنیم که «بین توقع ما و عملکرد دیگران، فاصله‌ای وجود دارد».
اما به چند دلیل می‌خواهم خواهش کنم کمتر انتقاد کنید:
الف – معمولاً فایده‌ای ندارد.
ب – بیشتر از اصلاح، معمولاً باعث دلخوری و فاصلۀ بیشتر می‌شود.
ج – چه کسی گفته انتظار ما، به جاست و عملکرد دیگران، نابه‌جا؟
انتقاد، چیز ناخوشایندی است و اگر بتوانیم انتقادهایمان را کمتر بروز دهیم، دیگران را کمتر مورد رنجش قرار می‌دهیم.
پس به جای انتقاد چه کار کنیم؟
برای ارتباط بهتر با دیگران می‌توانیم سوال کنیم تا علت‌ها را متوجه شویم. شاید اینکه به همکارمان گفته‌ایم کار «الف» را انجام بده، ولی کار «ب» را انجام داده، دلیلی داشته که بی‌راه هم نیست.
به جای انتقاد، می‌توانیم صبر کنیم و وقت بدهیم تا نتیجه مشخص شود. شاید راهکار «ب» همکار ما، نتیجه بهتری از راهکار «الف» ما داشت. اما اگر نداشت، می‌توانیم بدون انتقاد و با زبانی همدلانه، نتیجه را با هم بررسی کنیم و در تصمیمی مشترک، به راهکار جدید برسیم.
حدود 20 سال است که وارد فضای کسب‌وکار شده‌ام و وقتی به همکارم چیزی می‌گویم، پیامی را منتقل می‌کنم که از پس تجربیاتم می‌آید. از پس موفقیت‌ها و شکست‌ها، شدن‌ها و نشدن‌ها، بایدها و نبایدها.
همکارم اما، 2 سال سابقه کار دارد. نه با آن موفقیت، شادی کرده و نه از آن شکست، بُغض.
این اشتباه من است که انتظار داشته باشم چیزی که می‌گویم را بصورت کامل متوجه شده و اجرا کند.
و این وظیفه من است که به او بگویم چرا این خواسته را دارم و انتظاراتم را از او شفاف کنم.
این وظیفه من است که صدای تجربیاتی که در پس ذهنم می‌شنوم را به او هم بگویم تا بتواند با من همخوانی کند.
این وظیفه من است که برای ارتباط بهتر با دیگران، تلاش کنم.
گاهی وقت‌ها که پیام ما خوب است، اما نمی‌دانیم چرا دوباره دیگران را رنجاندیم، ممکن است مشکل در لحن ما باشد.
برای اینکه به دخترم بگویم سوت نزن، می‌توانم با قاطعیت تمام، به چشمانش نگاه کنم و بگویم سوت نزن. و همینطور می‌توانم نگاهی مهربانانه به او بیندازم، اسمش را همراه با واژه‌هایی مثل عزیزم، صدا کنم و بگویم «میشه سوت نزنی؟»
حتی الان که خودم دارم می‌نویسم، آرام‌تر شدم!
گاهی گفته می‌شود لحن کلام، از خودِ کلام و محتوایش، تاثیرگذارتر است.
ممکن است شما یک متن را با لحن تحکمی بخوانید و احساس بدی بگیرید؛ اما فرد دیگری با لحن یک پدر مهربان بخواند و لذت ببرد.
استفاده از لحن مناسب، نیازمند تمرین‌های زیادی است تا بتوانیم این رفتار ناخودآگاه را کم‌کم به خودآگاه آورده و تغییرش دهیم.
این کار کمی سخت است. اما در ارتباط بهتر با دیگران بسیار موثر است.
این روزها، برای انتقال پیام‌مان به دیگران، خیلی از نوشته‌ها کمک می‌گیریم. ایمیل‌ها و پیام‌هایی در شبکه‌های اجتماعی، مهمترین این نوشته‌ها هستند.
اما یک نوشته ساده، همانطور که در بند قبلی اشاره کردم، نمی‌تواند به تنهایی احساس را منتقل کند و خیلی عادی است اگر از یک نوشتۀ یکسان، برداشت‌های متفاوتی کنیم.
اما خوشبختانه برای رفع این مشکل، یک راه‌حل نسبی وجود دارد و آن هم استفاده از ایموجی‌ها یا همان شکلک‌ها است. همان علامت‌های خنده و گریه و …
این شکلک‌های ساده، تا حد خوبی می‌توانند احساس را به نوشته‌های ساده و بی‌روح ما تزریق کنند.
بنابراین برای کم‌کردن سوء تفاهم‌ها و ارتباط بهتر با دیگران، در استفادۀ به‌اندازه از ایموجی‌ها کوتاهی نکنید!
راهکارهای قبلی، همگی به نرم‌کردن پیام ما کمک می‌کنند.
وقتی حواسم هست که انتقادهای بی‌مورد نکنم و با همدلی، به دنبال راه‌حل بگردیم، احتمالاً حس خوبی به همکارم منتقل کرده‌ام.
وقتی از ابر تجربیاتم پایین می‌آیم تا علت‌ها را بگویم، به احتمال زیاد، لحن و کلامم نرم‌تر از وقتی است که فقط خط آخر را به همکارم دیکته می‌کردم.
وقتی در شروع حرف‌هایم، اسم همکارم را به مهر صدا می‌کنم، احتمالاً گارد دفاعی او را کمی عقب زده‌ام.
وقتی بعد از متن «لطفاً این کار را انجام دهید» ، یک علامت گل، به همراه دستی که دارد تشکر می‌کند گذاشته‌ام، احتمالاً کمی احساس خوب به نوشته‌ام اضافه کرده و آن را نرم‌تر کرده‌ام.
اما برای ارتباط بهتر با دیگران و رنجش کمتر آنها، باز هم می‌توانم تلاش کنم.
یکی از راه‌های خوب دیگر، استفاده از نرم‌کننده، برای سوالات خشک است.
اگر از همکارم بپرسم «چرا دیر کردی؟» ، احتمالاً صورت خوشی نخواهد داشت.
اما چطور می‌شود اگر بگویم «فرید جان، همیشه به‌موقع می‌اومدی، امروز چیزی شده؟ چرا دیر کردی؟».
این سوال، همان سوال است ولی جواب و نتیجه‌ای بسیار متفاوت خواهد داشت.
در این سوال، از نرم‌کننده استفاده کردم. یعنی قبل از پرسیدن اصل مطلب، کمی حاشیۀ نرم به آن اضافه کردم.
نرم‌کننده‌های عمومی دیگر می‌توانند اینها باشند:
به نظر من، به نظر می‌رسد که، اگر درست متوجه شده‌باشم، اینطور که از ما خواسته‌اند، اگر نظر من را بخواهید، با آنکه شما اینطور هستید و …
مثلاً به جای سوالِ خشک «چرا نتوانستید بیشتر بفروشید؟» می‌توانیم بپرسیم «با اینکه شما اینقدر زحمت کشیدید، چرا نتوانستید بیشتر بفروشید؟»
با این روش، سوالی که گارد دفاعی طرف مقابل را بالا می‌برد، تبدیل شد به سوالی همدلانه که ممکن است جواب‌های خیلی خوب و مهمی از دلش بیرون بیاید.
در ابتدای متن، چند تجربه تلخ را مطرح کردیم و سعی کردیم با روش‌های مختلف، از تلخی آنها کم کنیم.
شما هم از این تجربیات تلخ داشته‌اید؟
شما چه راهکاری را برای برقراری ارتباط بهتر با دیگران انتخاب کرده‌اید؟
این راهکارها را هم تست کرده‌اید؟
امتحانشان ضرری ندارد.
مشاور کسب‌وکار
مربی توسعه مهارت‌های فردی
مدیرعامل و هم‌بنیانگذار باشگاه مدیران ایران
نویسنده 6 کتاب در حوزه‌های توسعه فردی و رشد کسب‌وکار
DBA – Post MBA in Data Science – MBA in Marketing
برای تقویت ارتباطات حرفهای، دوره ارتباط مؤثر را ببینید و در باشگاه مدیران ایران با مدیران دیگر ارتباط بگیرید.
نکات کوتاه و کاربردی
در کانال «بله» مدیران ایران
آموزش پیشنهادی