۷ روش برترمقرون به صرفه برای مدیران تجاری برای بهبود ارتباطات و همکاری

بهبود ارتباطات و همکاری

برخی از مدیران تجاری ممکن است بیان کنند که برای همه کارکنان مهم نیست که درگیر استراتژی تجاری ٬ وضعیت مالی یا دیگر اطلاعات ظاهرا ” اجرایی- انحصاری ” شرکت و یا حتی مطلع از آن شوند . اما تجربه من می گوید وقتی که شرکت ها سرگردانند ٬ یا در برخی از موارد ٬ خطوط مهم ارتباطات و همکاری بین کارکنانش قطع شود ٬ نتیجه می تواند فاجعه بار باشد .

ارتباطات و همکاری ضعیف سبب می شود که کارکنان در مجموع از تجارت جدا شوند که یک شرکت را درشرایط نامساعد سخت قرار می دهد . آنچه به درستی باعث تاسف است این است که آن کارکنان یکسان ٬ که فرصت ها و اطلاعات حیاتی را برای همکاری به سرقت می برند ٬ عموما ترجیح می دهند که مشارکت ٬ اختیار و مسئولیت بیشتری داشته باشند .

1. یک فرهنگ از بالا به پایین ایجاد کنید که ارتباطات و همکاری آزاد را تشویق کرده و پاداش دهد .

در اینجا مدیران اجرایی سطح C وارد می شوند ! از بالا شروع شده و سپس به پایین در همه تشکیلات برده می شود . بدون تعهد و پشتیبانی مدیر اجرایی پایدار بالا ٬ رسیدن به مرحله ۲ در بین ۷ مرحله دشوار خواهد بود .

2. دیدگاه و استراتژی شرکت را با همه کارکنان تقسیم کنید .

فقط یک ایمیل ارسال نکنید .. پوستر بسازید و آنرا به خبرنامه های شرکت اضافه کنید و غیره . برای فراگرفتن درست کارکنان و مهمتر از آن باور اینکه برای بهبود ارتباطات شرکتشان درمورد موفقیت جدی است ٬ پیام باید در فرهنگ جا گرفته باشد .

3. مرتبا ابتکارات ٬ انتظارات و نتایج سازمانی را به همه کارکنان ارائه کنید .

این اطلاعات حیاتی را تنها برای کارکنان یک بخش مشخص محدود نکنید . آن را برای همه کارکنان تقسیم کنید . یک کارت امتیاز سازمانی ایجاد کنید ٬ یکی اینکه ۳-۵ هدف یا ابتکار برتر را فهرست کند و سپس آن ها را به اشتراک بگذارد . بیمه کردن مدیران میانی به کارکنان ساعتی کمک می کند که کارو هدفشان را با ابتکارات سازمانی مرتبط کنند .

4. اهداف واحد و بخش را با استراتژی سازمانیتان هم تراز کنید .

این یک گام اساسی است و نیاز به مقداری تمرکز و زمان کیفیت دارد . در برخی از موارد ٬ ممکن است تشخیص دهید که برخی از اهداف در سطح بخش باید توسط همه اصلاح و حذف شود . به خاطر داشته باشید که اگر بخش شما بر اهداف اشتباهی تمرکز داشته باشد ٬ شرکت شما زمان دشواری برای درک پتانسیل کامل خواهد داشت .

5. نتایج مالی ( خوب یا بد ) را با همه کارکنان تقسیم کنید .

بسیاری از مدیران از اشتراک اطلاعات مالی با کارکنان همه سطوح هراس دارند . با این وجود اگر واقعا می خواهید که نیروی کارتان کمتر مانند کارکنان و بیشتر مانند شرکای راهبردی آماده کارآفرینی کار کنند ٬ امور مالی خود را به اشتراک گذاشته و چگونگی کاربرد آنها را شرح دهید !

6. یک کارت امتیازمتوازن سطح بخش ایجاد و گسترش دهید .

کارت امتیاز متوازن باید به طور موثر شایستگی ٬ جایزه و دیگر سیستم های پاداش مالی را مرتب کند تا نتایج میزان کارائی ٬ تضمین کیفیت ٬ بازدهی عملیاتی و رضایت مشتری .. در یک حداقل بدست آید . ارتباط ها را توضیح داده و سپس نتایج را بر یک مبنای استوار تقسیم کنید .

7. موفقیت را جشن بگیرید ( کوچک یا بزرگ ) !

این در تقویت تعهد شرکت نسبت به استراتژی و همچنین اهمیت آن کمک می کند . فرهنگی را ترویج دهید که آموزش از اشتباهات را تشویق می کند و به خطرجویی حساب شده پاداش می دهد .

نکته مهم – با ایجاد یک طرح پایه مشخص در ابتدای جلسه ٬ هنگامی که معرفی ها انجام می شوند ٬ به خاطر داشته باشید که چه کسی چه مطلبی بیان کرده است و در هنگام لزوم به آن مراجعه کنید .

یک جلسه خوب یک دستور جلسه از پیش آماده شده دارد و همه شرکت کنندگان از اهداف جلسه و نتایج مورد نظر آگاهند . از دستور جلسه برای سازمان دادن به یادداشت برداریتان استفاده کنید و برای توضیح دادن نکات در هنگام پیشروی جلسه آماده باشید .

نکته مهم – برای بهبود ارتباطات هدفتان ثبت موضوعات کلیدی باشد و نه نکات کلمه به کلمه

بعضی از جلسات درصورتیکه یادداشت های گرفته شده برای مشاهده همگان در دسترس باشند بهتر کار می کنند ٬ مثلا روی نمودار وارونگی یا روی هزینه های سربار . در این صورت ٬ به خاطر داشته باشید که این یادداشت ها را به همراه داشته و هنگامی که هنوز در ذهن شما تازه هستند صورت جلسه را بتفصیل بنویسید .

کنترل و ارائه

پیش از انتشار صورت جلسات ٬ املاء لغات را کنترل کنید و در صورت لزوم از صاحب جلسه بخواهید که صورت جسه را مطالعه کند . نوشته خوب ٬ صورت جلسه شفاف ٬ و انتشار به موقع همیشه به خوبی دریافت می شوند !

این نکات درمورد چگونگی گرفتن صورت جلسه کیفیت همه جلسات آتی را افزایش داده و اثر بخشی گروه را زیاد می کند .

نوشته Greg Jerralds[1]ترجمه : مدیران ایران

[۱]