چگونه با هم همکاری کنیم؟

این مسأله که همکاری، افزایش نوآوری و سلامت تیم را سبب می‌شود، نامفهوم و شعار محض نیست. هرچند اجرایی کردن همکاری در سازمان بصورت یک فرهنگ یا عملکرد می‌تواند سخت باشد.

حال نگاهی به حقایقی اثبات شده دربارۀ همکاری و روش‌هایی که می‌تواند موجب همکاری در گروهتان شود، می‌اندازیم.

همکاری صرفا برقراری ارتباط نیست

تعابیر نامفهوم زیادی دربارۀ همکاری شنیده‌ایم، که درمورد برخی واژه‌ها و اصطلاحات نیز نامشخص بودند. هر مدیر، فرضیه‌سازی و بررسی‌های بسیاری انجام می‌دهد تا بداند همکاری در سازمانشان به درستی صورت می‌گیرد یا خیر. برخی از این موارد ممکن است برایتان آشنا باشد : ما ارتباط برقرار می‌کنیم، پس باید همکاری داشته باشیم. من از اعضای تیم خود بازخورد (فیدبک) خواستم، پس این به عهدۀ آن‌هاست تا ایده‌هایشان را با من درمیان بگذارند. و یا، ما سابقا امکانات جدیدی را عرضه کردیم، پس چون ابزار اجتماعی دراختیار داریم، همکاری داریم. همه این‌ها شواهدی از همکاری هستند، درست است؟

به این سرعت نمی‌توان قضاوت کرد.

همکاری به معنای اصیل، یعنی با هم کار کردن. ساده به نظر می‌رسد، اما در بسیاری از سازمان‌ها همکاری وجود ندارد. تیم فروش ممکن است اصلا با تیم آی‌تی کار نکند. شرکت مرکزی ممکن است با سازمان‌های بیرونی و زیرمجموعه‌اش شراکتی نداشته باشد.

تیم تولید محصول، ممکن است هیچ حرکتی جهت اطلاع از نظرات و پیشنهادهای کاربران نهایی محصولات انجام ندهد. تیم شما ممکن است اظهار کند به ایده‌های داده شده در جلسات اهمیت می‌دهد، اما درواقع هیچ‌یک را بکار نبرد.

فرهنگ همکاری، به دنبال تغییر تمامی این شرایط است. و رهبران تیم باید تمام تلاش خود را جهت ترویج همکاری در تمام بخش‌ها انجام دهند.

همکاری یک فرهنگ است، نه یک تاکتیک

درنظر گرفتن همکاری بعنوان یک بخش از لیست کارهایی که باید انجام شوند، می‌تواند وسوسه برانگیز باشد؛ اینکه مثلا «همکاری» انجام شود و این قسمت از لیست را انجام شده بدانیم. با پرسشی که از بیش از ۳۰۰۰۰۰ مدیر پروژه به عمل آمد، حقیقتی تکان دهنده بدست آمد: اکثریت (۷۶%) آن‌ها از امکانات ارتباطی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌شان استفاده نمی‌کنند. ممکن است بپرسید، مشکل کجاست؟

مردم به روش‌های مختلفی ارتباط برقرار می‌کنند. بنابرین برخی از ایمیل و برخی از گفتگوی حضوری با مردم استفاده می‌کنند! این درست است که مردم راه‌های مختلفی را برای برقراری ارتباط انتخاب می‌کنند، اما همکاری چیزی فراتر از برقراری ارتباط است و به چیزی فراتر از اجرا کردن یک تاکتیک یا وسیله نیاز دارد.

در مقابل، این مهم است که به همکاری بعنوان یک تمرین فرهنگی روزانه نگاه شود، نه یک فعالیت یک‌بار-برای-همیشه.

همین امروز دربارۀ فرهنگ تیم و سازمان خود تأمل کنید. چه تمرین‌هایی در محل برای امروز درنظر گرفته شده‌اند؟ ممکن است جلسات روزانه استند-آپ داشته‌باشید، اگر کارتان در حوزۀ تکنولوژی است. یا ممکن است جشن تولد گرفتن در اتاق استراحت باشد. شاید هم تیم فروش هرمرتبه فروش موفق را یادآوری کرده و تشویقی انجام شود. این برنامه‌ها به شکل‌دهی تجربیات روزانۀ تیم شما کمک کرده و فرهنگ شکل می‌گیرد.

این مطلب رو هم از دست ندید:
رهایی از تنهایی رهبری

تغییر یک فرهنگ البته سخت است، زیرا فرهنگ موجود در محل کار توسط کارمندان پذیرفته شده و حتی محبوب است. اما زمانیکه به دنبال اضافه کردن فرهنگ همکاری به چهارچوب اصلی باشید، ‌خواهید دید که به سرعت مانند احوال‌پرسی عادی انجام می‌شود.

تا به حال کجا همکاری صورت گرفته؟

وقتی نگاهی به تیم خود بیندازید، تعجب می‌کنید که بسیاری از افراد از قبل به طور موثر همکاری داشته‌اند. احتمالا جوان‌ترین اعضای تیم به صورت یک فعالیت طبیعی و مسلم همکاری می‌کنند، نه صرفا جهت “اجتماعی بودن”. دلیل این است که آن‌ها چگونه همکاری کردن را در دانشگاه آموخته‌اند، برای نظرات هم‌رده‌هایشان ارزش قائل‌اند و به‌دنبال ثبت بازخوردها در کارهایشان هستند.

شاید بخش خاصی از تیم، فرهنگ ثابت شده‌ای در همکاری داشته باشد. ممکن است در اتاق جلسات اجتماع کنند و با هیجان مشغول صحبت و به‌کارگیری ایده‎‌های جدید شوند.

یا شاید اعضای غیر بومی تیم ایده‌های خود را بین همۀ اعضا به اشتراک بگذارند. آن‌ها ممکن است به دلیل تنوع جغرافیایی، تمرین بیشتری جهت شفافیت بیان اطلاعاتشان داشته باشند، و همچنان تمرین برقراری ارتباط مداوم‌تری نسبت به اعضای بومی تیم دارند.

از رهبران و اعضای تمام حوزه‌ها موارد موثر را بپرسید و بررسی کنید کدام موارد قابل توسعه به سایر تیم‌ها هستند؟

چگونه بذر فرهنگ همکاری را بکاریم؟

وقتی به دنبال تثبیت یک فرهنگ همکاری در سازمانتان هستید، (در صورت امکان) اگر با تیم‌هایی شروع کنید که سابقا همکاری در آن‌ها صورت می‌گرفته، بازخورد بیشتری دریافت می‌کنید. اما اگر از صفر شروع می‌کنید، اینجا چند راه ساده برایتان آورده شده تا تیم‌تان را با خود همراه کنید.

۱- بازخوردهای صادقانه را بپذیرید.

همکاری، مستلزم پذیرش ایده‌های جدید است. آیا برای ایده‌های تازه آمادگی دارید؟ آیا برای ایده و تخصص تیم خود ارزش قائل هستید؟ با اینکه همکاری چیزی شبیه از بین بردن رده بالا-پایین مدیریت در برقراری ارتباط است، باید مدلی از همکاری ارائه دهید که میل همکاری با رده-بالا در آن باشد. در غیر اینصورت، اگر تصور می‌کنید همکاری واقعی را اجرا می‌کنید، به سرعت تیمی شکست خورده خواهید داشت.

۲- اعضای تیم را جهت تعیین قوانین همکاری تشویق به کار کنید.

تعیین قوانین همکاری نباید به صورت رویکرد از بالا به پایین و دستوری در شرکت باشد. اعضای تیم را دور هم جمع کنید تا مشخص شود تعریف همکاری در تیم و سازمان شما چیست و چگونه محیطی باید فراهم شود تا تمامی اعضا بتوانند با آرامش خاطر نظرات خود را بیان کنند.

این مطلب رو هم از دست ندید:
درک سیاست های سازمانی

به خاطر بسپارید که همۀ اعضا در سازمانتان به راحتی نمی‌توانند نظرات خود را بیان کنند، صرفا چون شما گفته‌اید می‌توانند ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند. جهت افزایش همکاری، زمان و تمرین زیادی برای کار کردن روی انواع مختلف شخصیت و فرهنگ لازم است. البته انجام این کار ضروری است.

همکاری صرف با افراد اجتماعی و طراز اول تیم کافی نیست. به نظرات همۀ اعضا برای پیشرفت نوآوری و صحت همکاری نیاز است.

۳- تقویت مداوم تیم

توجه کنید که همکاری یک فعالیت یک‌بار-برای-همیشه نیست. همراه تیم، تمام بخش‌هایی که همکاری می‌تواند گسترش یابد را مشخص کنید، نه فقط در طول جلسه. برای مثال، آیا تیم می‌تواند به راه‌هایی دست پیدا کند که حدود تصور را بشکند؟ آیا ابزاری وجود دارد که با به‌کارگیری آن‌ می‌توانید شفافیت را در سازمانتان بالا ببرید؟ آیا گروه شما برای استفاده از آن ابزار، به آموزش نیاز دارد؟ از هر فرصتی استفاده کنید.

زمان‌هایی نتیجه همکاری از تمام روش‌ها بهتر خواهد بود. هنگامی که تیم خود را دعوت می‌کنید تا عضوی از فرهنگ جدید همکاری شود، آن‌ها هم به پیشرفت این فرهنگ کمک می‌کنند. در نهایت، این شما نخواهید بود که تیم‌تان را به همکاری وادار می‌کنید؛ بلکه تیم شما یک فرهنگ جدید خلق می‌کند.

منبع: ستاک