گام هایی به سوی بهتر نوشتن مطالب روابط عمومی

می توانید برای تهیه اعلان های مطبوعاتی خود، شرکت روابط عمومی، تبلیغ کننده، یا نویسنده خصوصی استخدام کنید. البته خودتان هم می توانید این کار را انجام دهید.

اگر ذاتا استعداد نویسندگی داشته باشید، نوشتن اعلان های مطبوعاتی باید برایتان کار ساده ای باشد. وگرنه تمرین کنید و مهارت های نوشتاری خود را بهبود بخشید.جهت دستیابی به وضوح و قدرت بیشتر در نوشته های خود، این قوانین را در آن ها به کار ببرید.

۱- نظم دهید!

سازماندهی ضعیف عامل اصلی در مبهم بودن نوشته هاست. اگر نوشته ای کسل کننده باشد یا جملات قلمبه سلمبه ای داشته باشد، درصورتی که خواننده باور داشته باشد که متن آن نوشته برای وی اهمیت دارد، به هر حال می تواند آن نوشته را بشکافد و تا انتها بخواند.ولی اگر نوشته ای نظم نداشت،آن را فراموش کنید. به هیچ طریقی نمی توان آن را فهمید.

سازماندهی ضعیف ریشه در برنامه ریزی ضعیف دارد.قبل از شروع به نوشتن، برنامه ریزی داشته باشید .پیش نویسی ازرئوس مطالب تهیه کنید که در برگیرنده ی محتوای مطالب ونحوه تنظیم اعلان یا برگه ی نکاتتان باشد. این پیش نویس لزوما نباید رسمی باشد. فهرست ساده یادداشت ذهنیتان روی کاغذ یا پیش نویس معمولی کفایت می کند. از هر شکلی که به نظرتان مناسب کارتان است استفاده کنید.

۲- خوانندگان خود را بشناسید

در اکثر متون بازاریابی هدف نویسنده تعداد زیادی از خوانندگان است نه خواننده خاص. هرچند نام خوانندگان خود را نمی دانید باید در ذهن خود تصویری از آن ها مجسم کنید. با مطالعه برخی از نشریاتی که اعلان خود  رابرای آنها می فرستید ،می توانید تصویر روشنی از خوانندگان خود بدست آورید.

برای شناسایی خوانندگان کلیدی خودتان عوامل زیر را در نظر بگیرید:

• عنوان شغلی: شغل افراد روی طرز  نگاه آن ها به محصول خدمات یا ایده شما تاثیر  می گذارد. لحن کلام و محتوای نوشته ی خود را متناسب با علایق حرفه ای خوانندگانتان انتخاب کنید.
• میزان تحصیلات: آیا خوانندگان شما دکترا دارند یا تازه از دبیرستان فار غ التحصیل شده اند؟
• به حدی ساده بنویسید که حتی خواننده ای با کمترین اطلاعات فنی هم متوجه منظور شما بشود.
• صنعت: در مورد نوشته های تبلیغاتی حتما بدانید هر بازار خریدی علاقمند به کدام یک از خصوصیات محصول شماست.
• سطح علاقه: آیا خواننده شما علاقمند است یا بی علاقه؟ دوستانه یا تهاجمی ؟ دانستن حالت ذهنی او به شما کمک می کند پیام خود را طوری اصلاح و تنظیم کنید که پاسخگوی نیاز های وی باشد.

۳- از تهیه نوشته های اداری خشک اجتناب کنید

هرکسی که  متون اداری را بخواند از خطر نوشته های اداری خشک آگاه است. سبک بیش از حد پیچیده ای که باعث می شود طوری به نظر برسد که انگار نوشته شما به جای انسان به وسیله کامپیوتر یا گروهی آدم نوشته شده است.

مدیرانن اجرایی و افرادی که به حدی افراطی در پی تشکیلات اداری هستند، با پر کردن نوشته های خود با کلمات غیرمصلح کلیشه ای، عبارات عتیقه، فعل های مجهول و صفت های بیش از حد، مخلوط درهم و برهمی از یادداشت ها و گزارش های نامفهوم ایجاد می کنند و خود پشت آنها پنهان می شوند.

چگونه از نوشتن متون اداری خشک اجتناب کنید؟

• از به کار بردن کلمات غیرمصلح پرهیز کنید.
• از اصطلاحات فنی استفاده نکنید.
• از مخفف ها استفاده کنید
• از عبارات کلیشه ای و قدیمی دوری کنید.
• ساده بنویسید.
• از فعل های معلوم استفاده کنید.

۴- از آوردن جمله های طولانی خودداری کنید

جملات طولانی خواننده را خسته و خواندن نوشته شما را دشوار می کند.فهمیدن جملات کوتاه آسان تر از جملات طولانی است . راهنمای خوب برای کنترل طول جملات ، نوشتن جملاتی است که بتوانید آن ها را باصدای بلند بگویید، بدون اینکه نفستان بند بیاید.

۵- از کلمات ساده کوتاه استفاده کنید

مدیران اجرایی شرکت ها گاهی ترجیح می دهند به جای کلمات ساده ی کوتاه از کلمات قلمبه سلمبه ای که به نظر مهم میرسند استفاده کنند. این کار اشتباه است ؛ زبان فانتزی فقط خواننده را عاجز می کند. ساده و معمولی بنویسید و خوانندگان به خاطر این کار از شما ممنون می شوند.

از اصطلاحات فنی معقول زمانی استفاده کنید که ایده های شما را دقیقا انتقال دهد، ولی از به کار بردن کلمات غیرمصطلح خودداری کنید، چون به نظر میرسد برای خودنمایی این کار را کرده اید.در نوشته تان از ساده ترین کلمات ممکن استفاده کنید که در عین حال منظورتان را همه طور دقیق و مشخص برساند .

۶- از بروز بن بست ذهنی نویسنده جلوگیری کنید

فقط نویسندگان حرفه ای نیستند که گاهی دچار حالتی می شوند که هیچ چیز برای نوشتن به ذهنشان نمی رسد، غیرنویسنده ها هم ممکن است دچار این حالت شوند.

در چنین حالتی شخص قادر نیست شروع به گذاشتن کلمات روی کاغذ یا کامپیوتر شخصی خود کند. این حالت ریشه در نگرانی و یا ترس از نوشتن دارد. وقتی مردم مینویسند می ترسند اشتباه کنند و بنابراین کلمه به کلمه  خود را تصحیح می کنند و بدین ترتیب مانع جریان طبیعی ایده ها و جملات می شوند. ولی نویسندگان حرفه ای می دانند نوشتن فرآیندی است که نیاز به پیش نویس ها، باز نویسی ها، حذف ها و مرورهای زیاد دارد، به ندرت پیش می آید نویسنده ای نویسنده ی در همان بار اول نوشته بدون اشکالی ارائه دهد.

۷- موضوع را مشخص کنید

نوشته موثر با تعریفی روشن از موضوع خاصی که می خواهید در باره اش بنویسید شروع می شود. اشتباه بزرگی  که بسیاری از افراد می کنند، این است که به موضوعی می پردازند که بسیار گسترده است.دانستن قصد و نتیجه نوشته مهم است.

۸- اطلاعات بسیار گردآوری کنید

خوب حالا موضوع مخاطب و هدف خود را مشخص کرده اید. گام بعدی انجام مقداری تکلیف منزل و فراهم آوری اطلاعات در مورد موضوع مورد نظرتان است. اکثر مدیران و کارآفرینان موفقی را می شناسم این کار را انجام نمی دهند.به عنوان مثال وقتی اعلانی را می نویسند فکرشان این است که من در این زمینه مهارت دارم بنابراین فقط بر تجربیات و دانسته های خودم تکیه می کنم.

این رویکرد اشتباه است . حتی اگر ماهر هم باشید، امکان دارد دانشتان محدود باشد و دیدگاهتان نقصی داشته باشد. گردآوری اطلاعات از سایر منابع به افزایش دانش شما کمک میکند و یا حداقل به شما کمک میکند صحت و سقم افکار خود را معلوم کنید و فایده دیگری هم دارد: پشتیبانی از ادعاهایتان با استفاده از واقعیت ها و اطلاعاتی که واقعا باعث اعتبار یافتن شما می شوند.

۹- بنویسید، سپس دوباره بنویسید و دوباره بنویسید

وقتی اطلاعات را گردآوری کرد و تصمیم گرفتید چگونه متن خودر ا تنظیم کنید، گام بعدی این است که بنشینید و بنویسید. هنگام انجام کار به خاطر داشته باشید راز نوشتن موفق دوباره نویسی است. لزومی ندارد حتما در همان نوشته اول خود به دلخواه برسید.

۱۰- ثبات داشته باشید

رالف والدو امرسون نوشته است ثبات احمقانه مطلوب ذهن های کوچک است. ممکن است این طور باشد ولی از سوی دیگر عدم ثبات در نوشتن خوانندگان شما را گیج و متقاعد میکند که محصولات و شرکت شما هم مثل نوشته هایتان سازماندهی نشده و درهم و برهم است .

منبع :مدیران ایران