چگونه ارتباط مجازی با اعضای تیم را حفظ کنیم؟

یکی از بهترین قسمتهای پیشرفت تکنولوژی، قابلیت کار کردن در هر مکان و هر زمان است. این یعنی اینکه تیمها میتوانند از افرادی تشکیل شوند که حتی در یک محل مشترک کار نمیکنند.

این روزها مرسوم است که تیمهای مجازی از آدمهایی ساخته شود که هر کدامشان یک گوشه‌ی این دنیا هستند. این ماجرا از نظر ساختن تیمی از افراد با استعدادی که شما به آنها نیاز دارید، منفعت خیلی زیادی به همراه دارد. اما از طرفی، بوجود آمدن تیمهای مجازی چالش جدیدی را بوجود آورده است.

چطور میشود به آدمهایی که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، کمک کرد که حس کنند به شکل معنا داری، مثل یک تیم سنتی، با هم در ارتباط هستند؟

این میتواند یک چالش باشد، اما مطمئن هستم که میتوانید حس ارتباط بین اعضای تیم مجازی‌تان را با رعایت این ۴ نکته‌ی اساسی، تقویت کنید.

نکته اول : مطمئن شوید که بهترین تکنولوژی را برای ارتباط بین اعضای تیمتان انتخاب کرده اید. این میتواند شامل اسکایپ، فیس‌تایم، انواع و اقسام نرم افزارهای برقراری ارتباط، ایمیل، تلفن، یا در اکثر مواقع ترکیبی از تمام اینها باشد. سعی کنید مطمئن‌ترین و با کیفیت ترین خط ارتباطی که ممکن است را پیدا کنید.

نکته دوم : اینکه، حواستان را نسبت به وقتی که یک تیم سنتی را اداره میکنید بیشتر جمع باشد که اعضای تیم مجازی را بیشتر در جریان مسائل قرار دهید. در جریان پیشرفتشان، پیشرفت تیم و هر جریانی که در سازمان اتفاق می افتد.

این کار میتواند به سادگی از طریق یک ایمیل باشد، یک ویدئوی ضبط شده، یا یک چت ویدئویی زنده که به شما اجازه میدهد بتوانید برای درک هدف همکاری اعضای تیم با هم به آنها کمک کنید.

این مطلب را از دست ندهید!

ایجاد انگیزه برای اعضای تیم

تاکتیک حیاتی دیگر این است که فرصتهایی بسازید تا اعضای تیم بتوانند رو در روی هم ملاقات داشته باشند. میدانم، علتی داشته که این تیم مجازی شده است، اما از نظر فردی، ارتباط رو در رو برای ساخت رابطه‌ی مستحکم لازم است. اگر خوش شانس باشید، میتوانید فرصت برگزاری یک جلسه یا یک کنفرانس کاری را برای اعضای تیم بوجود بیاورید. این به شما امکان دور هم جمع کردن آدمها را می دهد تا در مورد کار بحث کنید و از ارتباط اجتماعی با هم لذت ببرید. حتی اگر تمام اعضای تیم نمیتوانند حضور داشته باشند، باز هم شما این کار را انجام دهید.

استفاده از اسکایپ برای این موارد چیز فوق العاده‌ای است، اما هیچوقت نمیتواند جای ملاقات حضوری را بگیرد. و در آخر اینکه، این را بپذیرید که هر سال یک یا دو بار، پرسنل را ممیزی کنید تا به آموزش مداوم برسید.

هدف این است که بازخوردها را از طرف تیم جمع آوری کنید و اینکه آنها فکر میکنند چطور میتوانند در این تیم مجازی مفیدتر باشند. از آنان در مورد نوع اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته میشود بپرسید، حالتهای ارتباطی که مورد استفاده قرار میگیرد. هر چند وقت یک بار این ارتباط برقرار بشود، و هر چیز دیگری که به ذهنتان میرسد. تمام تلاشتان را بکنید که دو سه مورد از مهمترین پیشنهادهایی که مطرح میشود را عملی کنید تا نشون داده باشید به حرفشان گوش میدهید و سعی میکنید شرایط را طوری بهتر کنید که آنها بتوانند کارشان را موثرتر انجام بدهند.

تیمهای مجازی تشکیل می شوند تا بمانند! و نباید با کیفیت پایین ارتباط همراه باشند. بهره وری تیمتان را با این نکته ها بالا ببرید تا کمک کنید اعضای تیمتان با یکدیگر در ارتباط و همگی متعهد باقی بمانند.

مدیران ایران