تفویض اختیار، راز پنهان مدیران موفق

اگر می‌خواهید ببینید یک مدیر، چقدر در کارش موفق است، ببینید وقت خالی دارد یا نه. اگر وقت خالی دارد، پس حتماً اصول تفویض اختیار را می‌داند…

تجربه به من نشان داده مدیرانی که سرشان خیلی شلوغ است، چند نوع هستند:

1. کسانی که تازه کسب‌وکارشان را شروع کرده‌اند و در حال آماده‌سازی شرایط کسب‌وکار هستند. در حال تیم‌سازی، درست کردن نسخه‌های اولیه محصول، پیدا کردن مشتریان اولیه، انجام کارهای اداری و …
2. مدیران دولتی که از این جلسه به آن جلسه می‌روند و کار اصلی‌شان همین است!
3. مدیرانی که دور و برشان حسابی شلوغ است و موارد زیادی در لیست کارهایشان دارند که فقط خودشان باید انجام دهند.

دسته اول، اگر راه و چاه را یاد بگیرد، بعد از مدتی از این وضعیت خارج می‌شود و اوضاعش بهتر می‌شود.

به نظرم بهتر است با دسته دوم کاری نداشته باشیم!

دسته سوم، مخاطبان اصلی این مطلب هستند. اما متأسفانه احتمالاً سرشان اینقدر شلوغ است که این مقاله را هم نمی‌خوانند!

اما اگر شما هم از آن دست مدیرانی هستید که سرتان خیلی شلوغ است، باید هشدار مهمی به شما بدهم:

کسب‌وکار شما نزدیک به ورشکستگی است!

مدیری که سرش به کارهای زیادی گرم است:

نمی‌تواند مسائل بزرگتر و اصلی‌تر را ببیند؛
نمی‌تواند آینده‌بینی داشته باشد؛
فرصت آموزش دیدن را از دست خواهد داد؛
از رصد بازار و رقبا باز می‌ماند؛
وضعیت سلامتی و خانوادگی‌اش از تعادل خارج می‌شود؛
و همه اینها باعث می‌شود با سرعت، به خط پایانی تلخ، نزدیک شود.

اما چرا آقا یا خانم مدیرِ مدنظر ما به این شرایط رسیده است؟

شاید بگویید چون مدیریت کردن را نمی‌داند. پاسخ درستی هم هست.
اما چطور می‌شود مدیریت کرد؟ چرا یکی دیگر در کسب‌وکار و شرایط مشابه، حال خودش و کسب‌وکارش بهتر است؟

اگر بخواهیم پاسخِ «ندانستنِ مدیریت» را کمی باز و عینی‌تر کنیم، شاید به موضوع بسیار مهم «تفویض اختیار» برسیم.

تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران، یکی از بخش‌هایی است که در بحث مدیریت زمان گفته می‌شود؛ اما راستش اهمیت این موضوع خیلی بیشتر از آن است که فقط یک زیرشاخه کوچک از بحث مدیریت زمان باشد!

خانم ماری پارکر فالت در تعریفی ساده از «مدیریت»، می‌گوید:

«مدیریت یعنی انجام دادن کارها، با و به‌وسیلۀ دیگران»

ماری پارکر فالت

در این تعریف ساده، اشارۀ مهمی به تفویض اختیار شده: کار کردن به‌وسیله دیگران.

پس شاید بد نباشد برای نجات کسب‌وکارمان از وضعیت خطرناک و نزدیک به ورشکستگی، هرچه زودتر، علم و هنر انجام کارها به‌وسیلۀ دیگران را یاد بگیریم.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار، واگذاری یا واسپاری کارها، یعنی مسئولیت انجام چند بخش یا تمام یک کار را به دیگران بسپاریم. این دیگران، می‌توانند همکاران داخل مجموعه کاری ما، افراد بیرون از سازمان ما و یا حتی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای دیگر باشند.

مثلاً شما به‌عنوان مدیر کسب‌وکارتان، باید به نیروهای جدیدتان آموزش بدهید. پس می‌توانید انتخاب کنید:

1. خودتان بصورت حضوری و تک‌تک آموزش دهید.
2. مسئولیت آموزش را به همکار دیگری واگذار کنید.
3. مسئولیت آموزش را به یک شرکت و موسسۀ آموزشی دیگر واگذار کنید.
4. طبق یک سیستم آموزشی که از قبل طراحی کرده‌اید، فرایند آموزش نیروهای جدید بصورت اینترنتی و بدون نیاز به مربی، طی شود.

کدامش بهتر است؟

راستش هر کدام مزایا و معایبی دارند. مثلاً در آموزش حضوری توسط خودتان، احتمالاً مهمترین و کاربردی‌ترین مطالب گفته می‌شود و بیان دلیل آن کارها، انگیزه همکار جدید را افزایش می‌دهد. اما این کار از شما وقت زیادی را می‌گیرد.

در حالت دوم، وقتی از شما گرفته نمی‌شود و شما می‌توانید به کارهای مهم دیگرتان برسید و یا حتی استراحت کنید. اما شاید بعضی از کارهای همکار دیگران، انجام نشده باقی بمانند و یا اطلاعات، به خوبی منتقل نشوند. حتی شاید خودش به خوبی متوجه نشده باشد و حالا همان مطالب و روش‌های ناقص را منتقل کند!

در روش سوم، وقتی از شما و همکاران دیگر گرفته نمی‌شود. آموزش هم بصورت حرفه‌ای تری انجام می‌شود. اما ممکن است سرفصل آموزش‌ها با چیزهایی که مدنظر شما است، کمی تفاوت داشته باشد.

روش چهارم، آموزش توسط خودتان (کاملتر و بهتر) ، بدون صرف وقت اضافه است. چه عالی! اما ممکن است همکار جدید نتواند ارتباط خوبی با فضای آموزش مجازی برقرار کند!

تفویض اختیار جواب نمی‌دهد؟

اینجا، یکی از گلوگاه‌های مهم کسب‌وکارها است که مدیران ممکن است به خاطر بررسی معایب و مشکلات تفویض اختیار، اشتباه قبلی‌شان را تکرار کنند و خودشان دست به کار شوند.

جمله‌ای که بارها گفته یا شنیده‌ایم را به خاطر آورید:

هیچکس مثل خودم نمی‌تواند این کار را انجام دهد.

جملۀ کاملاً درستی است:

تا وقتی اختیار کاری را به خوبی تفویض نکنید، هیچکس نمی‌تواند و اجازه نخواهد یافت که به خوبی شما کار کند!

مشکل از تفویض اختیار نیست. مشکل از خودمان است که نمی‌توانیم به خوبی این کار را انجام دهیم. 

در مثال آموزش به همکار جدید، حتی با وجود معایب که در روش‌های دوم تا چهارم ذکر شد، باز هم وقت شما برای انجام کارهای مهمتر و اصلی‌ترتان باز شده و این خیلی خوب است.

قانون 70 درصد در تفویض اختیار:

ما انتظار داریم که دیگران، از همان بار اولی که کاری را به آنها واگذار می‌کنیم، دقیقاً به خوبی خودمان انجام دهند؛ اما قانون 70 درصد در بحث تفویض اختیار می‌گوید:

«اگر دیگران توانایی برآورده کردن 70 درصد از انتظار شما را دارند، آن کار را به آنها واگذار کنید.»

با این روش، شما مهمترین گام را که ورود به چرخۀ سخت تفویض اختیار است، برداشته‌اید. و اگر درست پیش بروید، بازدهی فرد در دفعات بعدی بیشتر و بیشتر شده و حتی شاید به‌زودی بهتر از خود شما آن کار را انجام دهد.

چرا تفویض اختیار نمی‌کنیم؟

می‌دانیم که واگذار کردن کارها به دیگران، وقت زیادی را برایمان ایجاد می‌کند و همکاران‌مان را توانمندتر می‌کند. پس کمی بعد، سازمان قوی‌تری خواهیم داشت.

اما با این وجود، چرا باز هم دست و دلمان برای تفویض اختیار می‌لرزد؟!

• گاهی شخص مناسبی را پیدا نمی‌کنیم.
• گاهی در تلۀ زمان می‌افتیم و می‌گوییم وقت کافی برای آموزش و واگذاری کار به دیگران را ندارم. 
• گاهی می‌ترسیم که با تواناتر شدن، دیگران جایمان را بگیرند.
• و گاهی هزینه این کار را نداریم.

کمبود زمان، باعث کمبود زمان بیشتر می‌شود! بنابراین یک‌جایی باید این چرخه معیوب را به هم بزنید. وقت‌مان کم است و نمی‌رسیم کارها را به دیگران آموزش دهیم. وقت‌مان کمتر می‌شود و …

شاید بد نباشد یک زمان مشخص را برای آموزش درنظر بگیریم و به آن، مثل سرمایه‌گذاری در کسب‌وکارمان نگاه کنیم که به زودی، وقت بیشتری را برای ما ایجاد خواهد کرد.

ترس از دست‌دادن جایگاه، معمولاً اشتباه است. اگر مدیر باشیم، همکار توانا، کارهای ما را هم انجام می‌دهد و وقت بیشتری خواهیم داشت. و اگر کارمندی باشیم که کارمان را به همکار دیگر آموزش داده‌ایم، احتمالاً به زودی ارتقاء خواهیم گرفت. 

وقتی کاری را به دیگران واگذار می‌کنیم، قطعاً باید هزینه‌ای هم بابتش بپردازیم. شاید در محاسبات‌مان آن را هزینه‌ای اضافه در نظر بگیریم. اما به این فکر کنید که وقت‌تان چقدر ارزش دارد؟ اگر از وقت‌تان برای انجام کارهای مهمتری مثل برنامه‌ریزی و ارتباط با افراد مهم استفاده کنید، درآمدتان قطعاً بیشتر خواهد بود.

اما برای اینکه معایب تفویض اختیار را کم کنیم، نیاز به کارهای دیگری هم هست:

پیدا کردن فرد مناسب:

اگر بخواهید مسئولیت آموزش دادن را به دیگران واگذار کنید، از بین همکاری که خوش‌بیان و دقیق است و همکار دیگری که فن بیان ضعیف و دقت پایینی هم دارد، کدام را انتخاب می‌کنید؟

سوال مضحکی بود، نه؟ مسلماً همکار اول بهتر است. پس چرا ما برای واگذاری کارهایمان، بهترین‌ها را انتخاب نمی‌کنیم؟

اگر بهترین‌ها را انتخاب نکنیم، بهترین پاسخ‌ها را هم نخواهی شنید.

اما بهترین‌ها کجا هستند؟

در بین همکاران فعلی‌تان، کسانی که تجربه و علاقه کافی به موضوع مدنظر شما داشته و از آن مهمتر، مسئولیت‌پذیر هم هستند.

اما نکتۀ خیلی مهم در اینجا این است که اگر همکاران کمی با این مشخصات دارید، احتمال دارد که همه کارها را روی سر آنها بریزید. در نتیجه، این افراد خسته‌تر و دلزده می‌شوند و افراد دیگر که شاید ضعیف‌تر هستند، مجالی برای رشد پیدا نمی‌کنند.

با این اشتباه، خودتان دستی‌دستی سازمان‌تان را نابود کرده‌اید!

پس مسئولیت شما به عنوان مدیری که می‌خواهد تفویض اختیار کند این است که کارها را بصورت عادلانه تقسیم کند. تفویض اختیار عادلانه، باعث رشد و انگیزه بیشتر همه همکاران می‌شود.

وقتی فرد مناسبی در داخل سازمان نیست:

لازم نیست که حتماً کارها را به نیروهای فعلی‌تان واگذار کنید. شاید بتوانید کارها را به افرادی در بیرون از سازمان‌تان واگذار کنید. این کار اگر به درستی انجام شود، ممکن است در وقت و هزینه‌های شما صرفه‌جویی خوبی ایجاد کند. نام دیگر این کار Out Source‌ کردن است.

مخصوصاً بعد از همه‌گیری کرونا، این روش بسیار پرطرفدار شده است و افرادی که به آنها فریلنسر یا آزادکار می‌گویند، گزینه‌های خوبی برای تفویض کارها هستند.

برای بعضی از کارهایتان می‌توانید از سایت‌های ایرانیِ «پونیشا» ، «انجام میدم» ، «پارس کدرز» و … استفاده کنید.

آموزش:

یکی از موارد مهمی که باعث موفقیت یا شکست پروژه تفویض اختیار می‌شود، نحوه آموزش به مسئول جدید است.

بسیار مهم است که همکارمان بداند هدف کلی ما از انجام این کار چیست. دقیقاً چه کارهایی باید انجام شود. ترتیب انجام کارها چگونه است. ابزارهای مورد استفاده کدامند. چه زمانی باید کار را تحویل دهند. خط قرمزها و مسائل مهمی که حتماً باید رعایت کنند، کدام‌ها هستند و …

یکی از موارد مهم در آموزش، اعتماد به فرد جدید و دادن آزادی عمل در انجام کارها است. گاهی می‌توان کاری را به روش‌های دیگر هم انجام داد. اگر نتیجه همان است، چه اشکالی دارد که با دادن کمی آزادی، انگیزه همکارمان را بیشتر کنیم؟

واگذاری کارها به سیستم:

مسئله جذاب در تفویض اختیار، استفاده از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری است. شاید بتوان بعضی یا قسمتی از کارها را به سیستم‌های کامپیوتری واگذار کنیم.

اجازه بدهید یک مثال از کسب‌وکار خودمان بزنم:

برای خوشآمد گویی به افرادی که به تازگی عضو «باشگاه مدیران ایران» شده‌اند، قبلاً از تماس‌های تلفنی استفاده می‌کردیم و یکی از همکاران این مسئولیت را بر عهده داشت. اما بعد از مدتی به این نتیجه رسیدیم که می‌توان این کار را توسط یک سیستم خودکار و با پخش صدای ضبط‌شده هم انجام داد. با این کار، صرفه‌جویی خوبی در وقت و هزینه ما انجام شد و بازدهی بیشتری هم داشتیم.

لطفاً تفویض اختیار نکنید!

از مزایای تفویض اختیار گفتیم؛ اما یادمان باشد که نباید کارهای فکری، مهم و اصلی‌مان را واگذار کنیم.

مدیر فروش، می‌تواند مسئولیت تهیه گزارش‌ها را واگذار کند اما نباید نوشتن طرح فروش را واگذار کند.

گاهی، برای فرار از بار مسئولیت و تصمیم‌گیری، کارهایمان را به دیگران واگذار می‌کنیم؛ اما این کار، فرار و یا حرکتی از ترس، به سمت شکست است. 

لطفاً کارهای غیراصلی، غیرحیاتی و کم‌اهمیت‌تر را به دیگران واگذار کنید تا وقت بیشتری برای کارهای مهمترتان پیدا کنید.

---

پیشنهاد مهم:

برای اینکه مدیریت زمان بهتری داشته باشید، می‌توانید از موارد زیر استفاده نمایید:

• کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد»
• دوره آموزشی «معجون مدیریت زمان»
• هرم مدیریت زمان
• کتاب «نقشه راه توسعه فردی»
• جعبه‌ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
• یک جلسه کوچینگ با موضوع مدیریت زمان و بهره‌وری